Agentic Workflow vs. Automatisierung: was passt?

Ein Agentic Workflow ist ein Prozess, in dem ein KI-Agent den nächsten Schritt selbst wählt: Er liest die Eingabe, nutzt Werkzeuge und prüft das Ergebnis. Klassische Automatisierung folgt immer demselben Ablauf nach Regeln. Lässt sich die Arbeit mit einer Regel beschreiben, reicht Automatisierung. Ein Agent lohnt sich erst, wo Freitext gelesen und zwischen Schritten gewählt werden muss.

Unten finden Sie den Unterschied in einer Tabelle, einen Test, wann Regeln reichen, und ein Beispiel aus unserer eigenen Buchhaltung. Die Kurzdefinition steht auch in unserem Glossar.

Was ist ein Agentic Workflow, einfach erklärt?

Nehmen Sie eine Bestellung, die per E-Mail kommt. Sie lässt sich auf drei Arten verarbeiten:

1. Klassische Automatisierung. Feste Regeln: E-Mail aus einem Formular, Felder per Vorlage, Bestellung anlegen. Das funktioniert, solange die E-Mail immer gleich aussieht.
2. Automatisierung mit KI-Schritt. Der Ablauf ist genauso fest. Die KI liest darin nur den Freitext und zieht die Daten heraus. Den Rest erledigen Regeln.
3. Agentic Workflow. Der Agent liest die E-Mail und entscheidet selbst, was als Nächstes kommt: Lager prüfen, Bestellung anlegen oder beim Kunden nachfragen. Dann prüft er, ob das Ergebnis stimmt.

In allen drei Fällen bleiben Ausnahmen beim Menschen. Der Unterschied liegt darin, wie viele Entscheidungen die Software selbst trifft.

Agentic Workflow vs. klassische Automatisierung: was ist der Unterschied?

Die meisten Suchergebnisse stellen Agentic Workflows der Automatisierung gegenüber wie die neue Generation der alten. In der Praxis ist es eine Leiter. Jede Sprosse nach oben kostet mehr und ist weniger vorhersehbar. Steigen Sie nur so hoch, wie der Prozess es wirklich braucht.

Wann reicht klassische Automatisierung?

Öfter, als heute geschrieben wird. Haken Sie an, was auf Ihren Prozess zutrifft:

Treffen die meisten Punkte zu, bringt Ihnen ein Agent nichts. Er bringt nur Modellkosten und eine weitere Stelle, an der etwas kaputtgehen kann.

Wann braucht es einen KI-Schritt und wann einen Agenten?

Einen KI-Schritt braucht es, wenn der Ablauf klar ist, die Eingabe aber nicht. Rechnungen sind das typische Beispiel. Jeder Lieferant gestaltet sie anders, und eine feste Vorlage passt nicht auf alle.

Genau so haben wir unsere eigene Buchhaltung automatisiert. Rechnungen kommen per E-Mail, die KI liest die Daten aus, und Regeln schreiben sie in die Buchhaltung. Der Ablauf ist fest, die KI liest nur. Ehrlich gesagt: Nach der Definition oben ist das kein Agentic Workflow, sondern Automatisierung mit KI-Schritt. Für Rechnungen reicht das.

Einen Agenten braucht es, wenn sich auch der Ablauf ändert. Ein Kunde fragt nach einer Bestellung, reklamiert oder ändert die Adresse. Jeder will etwas anderes, und der richtige nächste Schritt hängt davon ab, was er geschrieben hat. Einen solchen Agenten haben wir für den Kundensupport bei einem Kunden mit Onlinehandel gebaut. Wie sich ein Agent von einem Chatbot unterscheidet, lesen Sie in Was ist ein KI-Agent?

Wie wählen Sie für Ihren Prozess?

Fangen Sie nicht mit der Frage „welches Werkzeug“ an. Fangen Sie beim Prozess an und steigen Sie die Leiter von unten hoch:

Oft zeigt sich, dass es nur an einer Stelle einen Agenten braucht. Den Rest des Prozesses schaffen Regeln. Wie das bei Bestellungen aussieht, beschreiben wir in Aufträge aus E-Mails automatisch verarbeiten.

Wer kümmert sich um die Ausnahmen?

Ausnahmen verschwinden auch mit einem Agenten nicht. Sie ändern sich nur. Bei Regeln ist alles eine Ausnahme, was sie vorher nicht kannten. Beim Agenten ist es das, worin er sich nicht sicher ist, und Schritte, die Geld kosten oder nicht umkehrbar sind.

Deshalb legen wir für jeden Prozess fest, wer die Ausnahme bekommt und was er damit tut. Welche Schritte ein Mensch freigeben sollte und wann der Agent allein arbeiten darf, steht in Human in the Loop: wann ein KI-Agent warten soll.

Wann wir es nicht empfehlen

• Sie wollen einen Agenten, weil er im Trend liegt. Treffen die meisten Punkte aus dem Test oben zu, reicht Automatisierung. Das sagen wir Ihnen.
• Niemand hat den Prozess aufgeschrieben. Der Agent hat nichts, woraus er lernen kann, und die Regeln kann niemand schreiben. Wir beschreiben ihn zuerst gemeinsam.
• Das Ergebnis muss jedes Mal gleich und überprüfbar sein. Buchhaltung, Berichte, Preise. Hier gewinnen Regeln. Die KI soll nur lesen.
• Ein Agent für den ganzen Prozess auf einmal. Fangen Sie mit einer Stelle an, an der Regeln nicht reichen. Die nächste kommt, wenn die erste läuft.

Unsicher, was Ihr Prozess braucht?

Schreiben Sie uns, welche Arbeit Sie an Software abgeben wollen. Wir melden uns innerhalb von zwei Arbeitstagen mit ein paar Fragen zu Ihrer Arbeit. Danach bekommen Sie eine Liste: was fertig wird und wie Sie es prüfen. Wir sagen Ihnen auch, wenn Sie keinen Agenten brauchen.

Wenn Sie lieber zuerst sprechen möchten, buchen Sie ein 15-minütiges Erstgespräch.

Wie wir Prozesse in Unternehmen automatisieren, steht auf Prozessautomatisierung.

Welche Arbeit wiederholt sich bei Ihnen immer gleich, und trotzdem macht sie ein Mensch?

Häufige Fragen

Was ist ein Agentic Workflow?

Ein Agentic Workflow ist ein Prozess, in dem ein KI-Agent die Schritte selbst plant, Werkzeuge nutzt und sein Ergebnis prüft. Er folgt keinem festen Ablauf, sondern wählt je nach dem, was er gerade liest, was er als Nächstes tut. Ausnahmen gibt er an einen Menschen.

Was ist der Unterschied zwischen Agentic Workflow und Automatisierung?

Klassische Automatisierung folgt immer demselben Ablauf nach Regeln, die Sie vorher beschrieben haben. Ein Agentic Workflow wählt seinen Ablauf selbst. Automatisierung ist günstiger und vorhersehbarer, ein Agent bewältigt Fälle, die nicht in die Regeln passen.

Wann reicht klassische Automatisierung?

Wenn die Eingabe immer in derselben Form kommt, sich der Ablauf ohne das Wort „kommt darauf an“ zeichnen lässt und Ausnahmen selten sind. Etwa die Übertragung von Formulardaten in ein System. Dann ist Automatisierung günstiger und zuverlässiger als ein Agent.

Ist KI in einer Automatisierung dasselbe wie ein KI-Agent?

Nein. Liest die KI in einem festen Ablauf nur eine Rechnung oder E-Mail und den Rest erledigen Regeln, ist das Automatisierung mit KI-Schritt. Ein Agent ist es erst, wenn die KI selbst wählt, welchen Schritt sie als Nächstes macht. Den meisten Prozessen reicht der KI-Schritt.

Ist ein Agentic Workflow teurer als Automatisierung?

Meistens ja. Ein Agent ruft bei jeder Entscheidung ein Sprachmodell auf und braucht Leitplanken, ein Protokoll seiner Schritte und einen Menschen für Ausnahmen. Er lohnt sich dort, wo feste Regeln nicht reichen und Handarbeit mehr kostet.