Lagerverwaltung in Excel: wann umsteigen?

Lagerverwaltung in Excel reicht, solange eine Person die Ware bewegt und jede Bewegung sofort erfasst. Ein System brauchen Sie, sobald Wareneingang, Ausgang und Verkauf von verschiedenen Personen erledigt werden. Dann stimmt die Tabelle nicht mehr mit dem Regal überein.

Unten finden Sie eine einfache Tabellenstruktur, die jahrelang hält. Danach fünf Anzeichen, dass sie nicht mehr reicht, und wie Sie ohne Chaos auf ein System umsteigen.

Wie sieht eine einfache Lagerverwaltung in Excel aus?

Der häufigste Fehler ist ein einziges Blatt, in dem der Bestand von Hand überschrieben wird. Nach einem Monat weiß niemand, warum dort 50 steht und nicht 47. Besser sind zwei Blätter und eine Regel: Den Bestand tippt niemand, der Bestand wird berechnet.

Wie richten Sie das an einem Nachmittag ein?

Vier Schritte in normalem Excel, ohne Makros.

Diese Struktur hat noch einen Vorteil. Wenn Sie eines Tages auf ein System umsteigen, zieht das Blatt Bewegungen fast ohne Aufwand um.

Wie erfasst man eine Inventur in Excel?

Erfassen Sie die Inventur nicht durch Überschreiben des Bestands. Erfassen Sie die Differenz als Bewegung vom Typ Inventur. Sie haben 47 gezählt, die Tabelle zeigt 50? Sie ergänzen eine Zeile mit minus 3.

Die Spalten Beleg und Wer wirken überflüssig. Solange der Bestand stimmt. Dann sind es die einzigen Spalten, mit denen Sie herausfinden, wo die Ware verloren ging.

Woran erkennen Sie, dass Excel für das Lager nicht mehr reicht?

Haken Sie ab, was auf Sie zutrifft. Jeder offene Punkt ist ein Anzeichen, dass die Tabelle nicht reicht. Ab zwei Anzeichen lohnt sich ein System.

Betrifft Sie vor allem das Schreiben von mehreren Orten, lesen Sie, warum Excel mit mehreren Benutzern hakt. Einen breiteren Blick auf alle Prozesse, nicht nur das Lager, gibt der Artikel Wann reicht Excel im Unternehmen nicht mehr?.

Checkliste herunterladen: Wann Excel nicht mehr reicht (PDF)

Was statt Excel für das Lager?

Nicht immer ein eigenes System. Wählen Sie danach, wie gewöhnlich Ihr Lager ist.

Ehrlich gesagt: Eine eigenständige Lagerverwaltung haben wir noch für niemanden gebaut. Wir bauen Systeme, die am Prozess eines Unternehmens hängen, im Rahmen der Prozessautomatisierung. Passt die erste oder zweite Spalte, brauchen Sie uns nicht.

Wie steigen Sie ohne Chaos von Excel auf ein System um?

Aus dem Umstieg eines Unternehmens von Excel auf ein System haben wir drei Regeln.

Starten Sie nicht mit einer großen Migration. Hängen Sie das System an die Arbeit, die die Leute ohnehin jeden Tag machen. In einer Spedition blieb das neue System lange halb leer. Die Leute füllten es neben der Arbeit aus, nicht während der Arbeit. Für das Lager heißt das: Jeder Zugang und Abgang wird dort erfasst, wo er passiert.

Lassen Sie einen Weg zurück. Ein Export nach Excel beruhigt selbst den größten Skeptiker. Wenn die Leute wissen, dass sie zu Excel zurückkönnen, probieren sie das System bereitwilliger aus.

Exportieren Sie sicher. Tippt jemand einen Firmennamen mit „=“ am Anfang, kann Excel ihn beim Öffnen des Exports als Formel ausführen. Im System für diese Spedition entschärfen wir solchen Text deshalb beim Export. Fragen Sie auch Ihren Anbieter danach.

Denselben Ansatz haben wir in unserer eigenen Buchhaltung verwendet. Wir haben nicht alles ersetzt. Wir haben einen Prozess ersetzt, der sich ständig wiederholte: die Bearbeitung von Rechnungen.

Was Sie die Handarbeit kostet, rechnet der ROI-Rechner für Automatisierung aus. Ist der Bestand nur ein Teil des Problems und die Kunden leben in einer weiteren Tabelle, lesen Sie auch Excel als CRM: wo es an Grenzen stößt.

Wann wir davon abraten

• Eine Person arbeitet mit der Ware und der Bestand stimmt. Bleiben Sie bei Excel. Die Struktur mit zwei Blättern ist kostenlos und Sie brauchen uns nicht.
• Ihr Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm hat ein Lagermodul. Probieren Sie zuerst das. Ein normales Lager funktioniert überall ähnlich.
• Ihr Lager ist gewöhnlich: Eingang, Ausgang, Verkauf. Kaufen Sie ein fertiges Lagerprogramm. Prüfen Sie nur den Datenexport.
• Bewegungen werden abends vom Zettel nachgetragen. Ein neues System löst das nicht allein. Zuerst eine Regel: Jede Bewegung wird dort erfasst, wo sie passiert.

Steckt Ihr Lager mehr im Kopf als in der Tabelle?

Schicken Sie uns Ihre Lager-Excel, auch unaufgeräumt. Wir melden uns innerhalb von zwei Arbeitstagen und wählen gemeinsam, was wir zuerst lösen.

Wenn Sie lieber zuerst sprechen möchten, buchen Sie ein 15-Minuten-Meeting mit Filip.

Was kostet Sie eine Inventur, die nicht stimmt?

Häufige Fragen

Kann man die Lagerverwaltung in Excel führen?

Ja, solange eine Person die Ware bewegt und jede Bewegung sofort erfasst. Zwei Blätter genügen: Artikel und Bewegungen. Der Bestand wird per Formel berechnet, niemand tippt ihn von Hand ein.

Wie berechnet man den aktuellen Lagerbestand in Excel?

Erfassen Sie Zugänge positiv und Abgänge negativ. Der Bestand eines Artikels ist die Summe seiner Bewegungen, zum Beispiel mit SUMMEWENNS über die Tabelle Bewegungen nach Artikelnummer.

Wie erfasst man eine Inventur in Excel?

Überschreiben Sie den Bestand nicht. Erfassen Sie die Differenz als neue Bewegung vom Typ „Inventur“. Haben Sie 47 Stück gezählt und die Tabelle zeigt 50, tragen Sie minus 3 ein.

Wann braucht das Lager ein System statt Excel?

Wenn mehrere Personen von verschiedenen Orten in die Datei schreiben, wenn Sie Ware verkaufen, die Sie nicht mehr haben, wenn die Inventur nie stimmt und niemand weiß warum, oder wenn eine Person die Datei hütet. Zwei dieser Anzeichen genügen.

Was passiert mit den Excel-Daten nach dem Umstieg auf ein System?

Mit einer sauberen Bewegungstabelle ziehen sie fast ohne Aufwand um. Und ein gutes System gibt Ihnen die Daten jederzeit wieder als Excel zurück.