Excel als CRM: wo es an Grenzen stößt

Excel als CRM funktioniert, solange eine Person einen Kunden betreut. Es bricht, sobald zwei Personen denselben Kunden betreuen und jeder seine Notizen woanders führt. Oder wenn ein Anruf vergessen wird, weil eine Tabelle niemanden an etwas erinnert.

Unten finden Sie eine einfache Struktur, mit der Excel als CRM länger hält. Danach fünf Stellen, an denen es bricht, und was Sie dann wählen.

Wie baut man ein einfaches CRM in Excel?

Der häufigste Fehler ist ein großes Blatt. Firma, Kontakt, letztes Telefonat und Notiz in einer Zelle. Nach einem halben Jahr steht in der Zelle ein Roman, und niemand findet darin etwas.

Besser sind drei Blätter. Jedes enthält eine Art von Dingen.

Checkliste herunterladen: Wann Excel nicht mehr reicht (PDF)

Drei kleine Tricks, die sofort helfen:

1. Registernummer statt Name. „Novák s. r. o.“ und „NOVAK sro“ sind für Excel zwei Firmen. Die Registernummer (in der Slowakei und in Tschechien die IČO) gibt es nur einmal.
2. Status als Liste. Legen Sie per Datenüberprüfung feste Werte fest: neu, Angebot, Abschluss, verloren. Keine Farben.
3. Ein Filter für heute. Ergänzen Sie in Aktivitäten eine Spalte =[@[Fällig am]]<=HEUTE(). Filtern Sie morgens nach WAHR, und Sie haben die Liste, wen Sie anrufen müssen.

Wo stößt Excel als CRM an Grenzen?

Es bricht an fünf Stellen. Haken Sie ab, was auf Sie zutrifft. Jeder offene Punkt ist eine Stelle, an der Excel bricht.

Am meisten schmerzt die Historie im fremden Postfach. Geht der Vertriebler, geht sie mit. Warum eine Datei hakt, in die mehrere gleichzeitig schreiben, lesen Sie in Excel mit mehreren Benutzern: warum es hakt.

Was statt Excel: fertiges CRM oder eigenes System?

Entscheidend ist, ob der Kunde nur eine Zeile im Verkaufstrichter ist oder mit weiterer Arbeit im Unternehmen verknüpft.

Solche Systeme bauen wir im Rahmen der Prozessautomatisierung.

Genau so sah es in einer Spedition aus: Die Kontakte zu Frachtführern lagen in Excel-Dateien und E-Mails, und das alte System fand nur Frachtführer, die schon einmal gefahren waren. Heute haben sie eine eigene Suche für Frachtführer.

Auch wir hatten ein fertiges CRM. Die Vertriebspipeline darin war leer, wir nutzten es nur als Adressbuch. Bevor wir es kündigten, haben wir alles exportiert, weil die meisten Firmen nirgendwo sonst standen. Daher die Frage nach den Daten vor der Unterschrift.

Was ist mit den E-Mails von Kunden?

Hier verliert Excel immer. Die Kommunikation mit Kunden lebt im Postfach, nicht in der Tabelle. Und das Postfach weiß nicht, welche Bestellung zu welcher E-Mail gehört.

Für einen Kunden im Onlinehandel haben wir die E-Mails von Kunden an ein System angebunden, das deren Bestellungen kennt.

Dafür mussten wir nicht den ganzen Vertrieb umbauen. Wir haben einen Prozess ersetzt, den, der am meisten Zeit kostete. Genauso empfehlen wir auch Ihnen den Anfang.

Wie steigen Sie ohne Datenverlust von Excel auf ein CRM um?

Ist Ihre Tabelle nach den drei Blättern oben aufgeräumt, ist der Umstieg einfach. Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

Haben Sie in Ihren Tabellen auch das Lager, lesen Sie Lagerverwaltung in Excel: wann umsteigen?. Den Gesamtblick auf alle Prozesse gibt der Artikel Wann reicht Excel im Unternehmen nicht mehr?.

Wann wir davon abraten

• Eine Person verkauft und keines der Zeichen oben trifft zu. Bleiben Sie bei Excel mit den drei Blättern. Uns brauchen Sie nicht.
• Sie verkaufen klassisch: Anfrage, Angebot, Abschluss, Rechnung. Kaufen Sie ein fertiges CRM. Prüfen Sie nur, wie Sie Ihre Daten herausbekommen.
• Die Leute tragen nichts in die Tabelle ein. Ein neues System löst das nicht. Zuerst eine Regel: Jedes Telefonat wird sofort eingetragen.

Verlieren Sie Kunden zwischen Tabellen?

Schicken Sie uns Ihre Kunden-Excel, auch unaufgeräumt. Wir melden uns innerhalb von zwei Arbeitstagen und wählen gemeinsam, was wir zuerst lösen.

Wenn Sie lieber zuerst sprechen möchten, buchen Sie ein 15-Minuten-Meeting mit Filip.

Wie viele Angebote sind letzten Monat kalt geworden, weil niemand angerufen hat?

Häufige Fragen

Kann man Excel als CRM nutzen?

Ja, solange eine Person einen Kunden betreut und es so wenige Kunden sind, dass Sie sie im Kopf haben. Drei Blätter genügen: Firmen, Kontakte und Aktivitäten.

Wann reicht Excel als CRM nicht mehr?

Wenn zwei Personen denselben Kunden betreuen, wenn Follow-ups vergessen werden, wenn die Kommunikationshistorie in einem fremden Postfach liegt oder wenn Sie den Monatsbericht von Hand zusammenstellen. Zwei dieser Anzeichen genügen.

Wie vermeidet man doppelte Kunden in Excel?

Jede Firma bekommt eine Zeile und einen eindeutigen Schlüssel. Nehmen Sie die Registernummer der Firma, nicht den Namen. Kontakte und Aktivitäten verweisen über diesen Schlüssel auf die Firma.

Fertiges CRM oder eigenes System?

Verkaufen Sie auf übliche Weise, also Anfrage, Angebot, Abschluss, reicht ein fertiges CRM. Ein eigenes System lohnt sich, wenn der Kunde mit Ihren Aufträgen, Transporten oder dem Lager verknüpft ist und das fertige CRM das nicht sieht.