Automatické zpracování dokumentů a příloh z e-mailu

Automatické zpracování dokumentů znamená, že přílohy z e-mailu přečte AI agent místo člověka. Pozná, jestli jde o fakturu, dodací list, smlouvu nebo reklamační protokol. Vytáhne z nich údaje a pošle je tam, kam patří. Co nezná, odloží člověku.

Není to digitalizace. Většina dokumentů už dnes přichází jako PDF. Chybí jen někdo, kdo je otevře, přečte a zařadí. Níže najdete, jak takový agent funguje, co zvládne a co nechat na člověku.

Co AI agent s přílohami udělá?

Stejné tři věci, které dnes dělá člověk u otevřené schránky:

1. Pozná typ. Faktura, dodací list, objednávka, smlouva, certifikát, reklamace, nebo nic z toho.
2. Vytáhne údaje. U faktury dodavatele, částku a splatnost. U dodacího listu číslo objednávky a množství. U smlouvy strany a data.
3. Pošle je dál. Fakturu do účetnictví, dodací list k objednávce, reklamaci člověku, který ji řeší.

Rozdíl oproti obyčejnému vytěžovacímu nástroji je v kroku 1 a 3. Vytěžovací nástroj obvykle zná jeden typ dokumentu a údaje vrátí vám. Agent pracuje se směsí, která do schránky opravdu chodí, a práci dokončí.

Pokud vám chodí jen faktury, agenta nejspíš nepotřebujete. Kdy stačí vytěžování, rozebíráme v článku Vytěžování faktur: stačí OCR, nebo je potřeba systém?

Jak zavést automatické zpracování dokumentů?

Největší chyba je začít nástrojem. Začněte tím, co vám opravdu chodí:

Krok 1 vypadá jako zdržení, ale ukáže, co agent vůbec nemusí číst. Mezi přílohami bývají duplikáty, loga z podpisů a automatické notifikace. Ty agent nemusí číst, stačí je odfiltrovat.

Kam jde která příloha?

Když agent běží, každá příloha skončí na jednom ze tří míst. Co agent neumí zařadit s jistotou, jde do koše „nevím“ k člověku.

Náš příklad: faktury z e-mailu

Postavili jsme automatizaci pro faktury, které přicházejí e-mailem. Dřív je člověk otevíral a přepisoval. Dnes je systém přečte přímo v e-mailu a zapíše do účetního programu.

Zbytek jde přes člověka záměrně: skenovaná faktura, nový dodavatel, více sazeb DPH. Jeden typ dokumentu jsme tedy už automatizovali. U směsi typů je princip stejný, jen košů je víc.

Stejný princip platí i pro objednávky, které chodí e-mailem. Postup je v článku Automatické zpracování objednávek z e-mailu.

Co nechat na člověku?

Agent dobře třídí to, co viděl mnohokrát. Špatně to, co je nové nebo kde jde o rozhodnutí:

Pravidlo: co se týká peněz, práva nebo nového partnera, jde člověku. Agent mu ušetří hledání, ne rozhodnutí.

Vyplatí se vám to?

Zaškrtněte, co o vás platí:

Kdy to nedoporučujeme

• Chodí vám jeden typ dokumentu. Stačí hotový vytěžovací nástroj.
• Dokumentů je pár denně. Agent se nezaplatí. Stačí pravidla a složky ve schránce.
• Dokumenty chodí hlavně na papíře. Nejdřív vyřešte, jak se dostanou do počítače. Agent čte soubory, ne obálky.
• Nikdo neumí říct, kam který dokument patří. Nejdřív se na tom dohodněte ve firmě. Agent chaos neuspořádá, jen ho zrychlí.

Topí se vaše schránka v přílohách?

Napište nám, jaké dokumenty vám chodí a kam je dnes lidé posílají. Ozveme se do dvou pracovních dnů s pár otázkami k vaší práci. Pak se domluvíme, co uděláme jako první.

Pokud si chcete nejdřív promluvit, domluvte si úvodní hovor na 15 minut.

Jak takového agenta stavíme, popisujeme na stránce AI agent pro firmu na míru.

Kterou přílohu u vás někdo otevírá každý den, jen aby ji přeposlal dál?

Časté otázky

Co je automatické zpracování dokumentů?

Systém přečte dokument, který přišel (nejčastěji jako příloha e-mailu), pozná, co to je, vytáhne z něj potřebné údaje a pošle ho tam, kam patří: do účetnictví, k objednávce nebo konkrétnímu člověku.

Jaký je rozdíl mezi digitalizací a zpracováním dokumentů?

Digitalizace udělá z papíru soubor, například sken. Zpracování je to, co se se souborem stane potom: kdo ho přečte, kam ho zapíše a kdo ho schválí. Většina dokumentů dnes už přichází digitálně, chybí jen zpracování.

Zvládne AI agent i skenované a fotografované dokumenty?

Většinou ano, ale s menší jistotou. Proto mají skeny a fotky chodit častěji člověku ke kontrole. Agent má umět říct, že si není jistý, a ne hádat.

Co se stane s dokumentem, který agent nezná?

Skončí v koši „nevím“ u člověka. Ten ho zařadí a jeho rozhodnutí se vrátí do podkladů agenta. Nový typ dokumentu přidáte, až ho přijde dost a člověk ho třídí pořád stejně.

Potřebuji na to nový systém na dokumenty?

Ne. Agent čte schránku, kterou už máte, a zapisuje do systémů, které už používáte. Nový systém na dokumenty řešte, až když vám chybí místo, kde dokumenty dnes žijí.