Automatické spracovanie dokumentov a príloh z e-mailu

Automatické spracovanie dokumentov znamená, že prílohy z e-mailu prečíta AI agent namiesto človeka. Rozozná, či ide o faktúru, dodací list, zmluvu alebo reklamačný protokol. Vytiahne z nich údaje a pošle ich tam, kam patria. Čo nepozná, odloží človeku.

Nie je to digitalizácia. Väčšina dokumentov už dnes prichádza ako PDF. Chýba len niekto, kto ich otvorí, prečíta a zaradí. Nižšie nájdete, ako taký agent funguje, čo zvládne a čo nechať na človeku.

Čo AI agent s prílohami urobí?

Rovnaké tri veci, ktoré dnes robí človek pri otvorenej schránke:

1. Rozozná typ. Faktúra, dodací list, objednávka, zmluva, certifikát, reklamácia, alebo nič z toho.
2. Vytiahne údaje. Pri faktúre dodávateľa, sumu a splatnosť. Pri dodacom liste číslo objednávky a množstvá. Pri zmluve strany a dátumy.
3. Pošle ich ďalej. Faktúru do účtovníctva, dodací list k objednávke, reklamáciu človeku, ktorý ju rieši.

Rozdiel oproti obyčajnému vyťažovaciemu nástroju je v kroku 1 a 3. Vyťažovací nástroj zvyčajne pozná jeden typ dokumentu a údaje vráti vám. Agent pracuje so zmesou, ktorá do schránky naozaj chodí, a prácu dokončí.

Ak vám chodia len faktúry, agenta pravdepodobne netreba. Kedy stačí vyťažovanie, rozoberáme v článku Vyťažovanie faktúr: stačí OCR, alebo treba systém?

Ako zaviesť automatické spracovanie dokumentov?

Najväčšia chyba je začať nástrojom. Začnite tým, čo vám naozaj chodí:

Krok 1 vyzerá ako zdržanie, ale ukáže, čo agent vôbec nemusí čítať. Medzi prílohami bývajú duplikáty, logá z podpisov a automatické notifikácie. Tie agent nemusí čítať, stačí ich odfiltrovať.

Kam ide ktorá príloha?

Keď agent beží, každá príloha skončí na jednom z troch miest. Čo agent nevie zaradiť s istotou, ide do koša „neviem“ k človeku.

Náš príklad: faktúry z e-mailu

Postavili sme automatizáciu pre faktúry, ktoré prichádzajú e-mailom. Kedysi ich človek otváral a prepisoval. Dnes ich systém prečíta priamo v e-maile a zapíše do účtovného programu.

Zvyšok ide cez človeka schválne: skenovaná faktúra, nový dodávateľ, viac sadzieb DPH. Jeden typ dokumentu sme teda už automatizovali. Pri zmesi typov je princíp rovnaký, len košov je viac.

Rovnaký princíp platí aj pre objednávky, ktoré chodia e-mailom. Postup je v článku Automatické spracovanie objednávok z e-mailu.

Čo nechať na človeku?

Agent triedi dobre to, čo videl veľakrát. Zle to, čo je nové alebo kde ide o rozhodnutie:

Pravidlo: čo sa týka peňazí, práva alebo nového partnera, ide človeku. Agent mu ušetrí hľadanie, nie rozhodnutie.

Oplatí sa vám to?

Zaškrtnite, čo o vás platí:

Kedy to neodporúčame

• Chodí vám jeden typ dokumentu. Stačí hotový vyťažovací nástroj.
• Dokumentov je pár denne. Agent sa nezaplatí. Stačia pravidlá a priečinky v schránke.
• Dokumenty chodia hlavne na papieri. Najprv vyriešte, ako sa dostanú do počítača. Agent číta súbory, nie obálky.
• Nikto nevie povedať, kam ktorý dokument patrí. Najprv to dohodnite vo firme. Agent chaos nezoradí, len ho zrýchli.

Topí sa vaša schránka v prílohách?

Napíšte nám, aké dokumenty vám chodia a kam ich dnes ľudia posielajú. Ozveme sa do dvoch pracovných dní s pár otázkami k vašej práci. Potom sa dohodneme, čo urobíme ako prvé.

Ak sa chcete najprv porozprávať, dohodnite si úvodný hovor na 15 minút.

Ako takého agenta staviame, opisujeme na stránke AI agent pre firmu na mieru.

Ktorú prílohu u vás niekto otvára každý deň, len aby ju preposlal ďalej?

Časté otázky

Čo je automatické spracovanie dokumentov?

Systém prečíta dokument, ktorý prišiel (najčastejšie ako príloha e-mailu), rozozná, čo to je, vytiahne z neho potrebné údaje a pošle ho tam, kam patrí: do účtovníctva, k objednávke alebo konkrétnemu človeku.

Aký je rozdiel medzi digitalizáciou a spracovaním dokumentov?

Digitalizácia z papiera urobí súbor, napríklad sken. Spracovanie je to, čo sa so súborom stane potom: kto ho prečíta, kam ho zapíše a kto ho schváli. Väčšina dokumentov dnes už prichádza digitálne, chýba len spracovanie.

Zvládne AI agent aj skenované a fotené dokumenty?

Väčšinou áno, ale s menšou istotou. Preto majú skeny a fotky ísť častejšie človeku na kontrolu. Agent má vedieť povedať, že si nie je istý, a nie hádať.

Čo sa stane s dokumentom, ktorý agent nepozná?

Skončí v koši „neviem“ u človeka. Ten ho zaradí a jeho rozhodnutie sa vráti do podkladov agenta. Nový typ dokumentu pridáte, keď ho príde dosť a človek ho triedi stále rovnako.

Potrebujem na to nový systém na dokumenty?

Nie. Agent číta schránku, ktorú už máte, a zapisuje do systémov, ktoré už používate. Nový systém na dokumenty riešte, až keď vám chýba miesto, kde dokumenty dnes žijú.