Dokumente und E-Mail-Anhänge automatisch verarbeiten

Automatische Dokumentenverarbeitung bedeutet, dass ein KI-Agent E-Mail-Anhänge statt eines Menschen liest. Er erkennt, ob es eine Rechnung, ein Lieferschein, ein Vertrag oder ein Reklamationsprotokoll ist. Er liest die Daten aus und leitet sie dorthin, wo sie hingehören. Was er nicht kennt, legt er einem Menschen vor.

Das ist keine Digitalisierung. Die meisten Dokumente kommen heute schon als PDF. Es fehlt nur jemand, der sie öffnet, liest und zuordnet. Unten lesen Sie, wie so ein Agent funktioniert, was er schafft und was Sie besser einem Menschen überlassen.

Was macht ein KI-Agent mit Anhängen?

Dieselben drei Dinge, die heute ein Mensch vor dem offenen Postfach erledigt:

1. Er erkennt den Typ. Rechnung, Lieferschein, Bestellung, Vertrag, Zertifikat, Reklamation oder nichts davon.
2. Er liest die Daten aus. Bei einer Rechnung Lieferant, Betrag und Fälligkeit. Beim Lieferschein Bestellnummer und Mengen. Beim Vertrag die Parteien und die Termine.
3. Er leitet sie weiter. Die Rechnung in die Buchhaltung, den Lieferschein zum Auftrag, die Reklamation an die Person, die sie bearbeitet.

Der Unterschied zu einem einfachen Tool zur Datenauslesung liegt in Schritt 1 und 3. Ein Auslese-Tool kennt meist einen Dokumenttyp und gibt Ihnen die Daten zurück. Der Agent arbeitet mit der Mischung, die wirklich ins Postfach kommt, und erledigt die Arbeit bis zum Ende.

Wenn bei Ihnen nur Rechnungen ankommen, brauchen Sie wahrscheinlich keinen Agenten. Wann Auslesen reicht, besprechen wir im Artikel Rechnungsdaten auslesen: OCR-Tool oder ganzes System?

Wie führen Sie automatische Dokumentenverarbeitung ein?

Der größte Fehler ist, mit einem Tool anzufangen. Fangen Sie mit dem an, was wirklich ankommt:

Schritt 1 sieht nach Verzögerung aus, zeigt aber, was der Agent gar nicht lesen muss. Unter den Anhängen finden sich Duplikate, Logos aus E-Mail-Signaturen und automatische Benachrichtigungen. Die muss der Agent nicht lesen, es reicht, sie auszufiltern.

Wohin geht welcher Anhang?

Wenn der Agent läuft, landet jeder Anhang an einem von drei Orten. Was der Agent nicht sicher zuordnen kann, geht in den Korb „unsicher“ zu einem Menschen.

Unser Beispiel: Rechnungen aus E-Mails

Wir haben eine Automatisierung für Rechnungen gebaut, die per E-Mail ankommen. Früher hat sie ein Mensch geöffnet und abgetippt. Heute liest das System sie direkt in der E-Mail und erfasst sie im Buchhaltungsprogramm.

Der Rest geht absichtlich über einen Menschen: eine gescannte Rechnung, ein neuer Lieferant, mehrere Steuersätze. Einen Dokumenttyp haben wir also schon automatisiert. Bei einer Mischung von Typen ist das Prinzip dasselbe, es gibt nur mehr Körbe.

Dasselbe Prinzip gilt für Aufträge, die per E-Mail kommen. Das Vorgehen steht im Artikel Aufträge aus E-Mails automatisch verarbeiten.

Was sollten Sie einem Menschen überlassen?

Der Agent sortiert gut, was er schon oft gesehen hat. Schlecht, was neu ist oder wo es um eine Entscheidung geht:

Die Regel: Was Geld, Recht oder einen neuen Partner betrifft, geht an einen Menschen. Der Agent erspart ihm das Suchen, nicht die Entscheidung.

Lohnt es sich für Sie?

Haken Sie ab, was auf Sie zutrifft:

Wann wir es nicht empfehlen

• Bei Ihnen kommt ein Dokumenttyp an. Ein fertiges Auslese-Tool reicht.
• Es sind nur wenige Dokumente am Tag. Der Agent rechnet sich nicht. Regeln und Ordner im Postfach reichen.
• Die Dokumente kommen meist auf Papier. Lösen Sie zuerst, wie sie in den Computer kommen. Der Agent liest Dateien, keine Briefumschläge.
• Niemand kann sagen, wohin welches Dokument gehört. Klären Sie das zuerst im Unternehmen. Ein Agent ordnet kein Chaos, er beschleunigt es nur.

Ertrinkt Ihr Postfach in Anhängen?

Schreiben Sie uns, welche Dokumente bei Ihnen ankommen und wohin die Leute sie heute schicken. Wir melden uns innerhalb von zwei Arbeitstagen mit ein paar Fragen zu Ihrer Arbeit. Dann vereinbaren wir, was wir zuerst angehen.

Wenn Sie lieber zuerst sprechen möchten, buchen Sie ein 15-minütiges Erstgespräch.

Wie wir so einen Agenten bauen, beschreiben wir auf der Seite KI-Agent für Unternehmen nach Maß.

Welchen Anhang öffnet bei Ihnen jemand jeden Tag, nur um ihn weiterzuleiten?

Häufige Fragen

Was ist automatische Dokumentenverarbeitung?

Ein System liest ein eingegangenes Dokument (meist einen E-Mail-Anhang), erkennt, was es ist, liest die benötigten Daten aus und leitet es dorthin, wo es hingehört: in die Buchhaltung, zum Auftrag oder zu einer bestimmten Person.

Was ist der Unterschied zwischen Digitalisierung und Dokumentenverarbeitung?

Digitalisierung macht aus Papier eine Datei, zum Beispiel einen Scan. Verarbeitung ist das, was danach mit der Datei passiert: wer sie liest, wo sie erfasst wird und wer sie freigibt. Die meisten Dokumente kommen heute schon digital an, es fehlt nur die Verarbeitung.

Kommt ein KI-Agent auch mit gescannten und fotografierten Dokumenten zurecht?

Meistens ja, aber mit weniger Sicherheit. Deshalb sollten Scans und Fotos öfter zur Prüfung an einen Menschen gehen. Der Agent muss sagen können, dass er unsicher ist, statt zu raten.

Was passiert mit einem Dokument, das der Agent nicht kennt?

Es landet im Korb „unsicher“ bei einem Menschen. Er ordnet es zu, und seine Entscheidung fließt in die Beispiele des Agenten zurück. Einen neuen Dokumenttyp fügen Sie hinzu, sobald genug davon ankommen und der Mensch sie immer gleich sortiert.

Brauche ich dafür ein neues Dokumentenmanagementsystem?

Nein. Der Agent liest das Postfach, das Sie schon haben, und schreibt in die Systeme, die Sie schon nutzen. Über ein neues Dokumentensystem sollten Sie erst nachdenken, wenn Ihnen ein Ort fehlt, an dem die Dokumente heute liegen.