API Pohoda: integracja z Państwa systemem i kto ją utrzymuje

W Państwa firmie ktoś ręcznie przepisuje zamówienia i faktury do Pohody, Money lub iDokladu. Da się to zintegrować: Pohoda ma interfejs XML mServer, Fakturoid i iDoklad mają API REST, a Money S3 przyjmuje import XML. Trudne nie jest API, tylko reguły Państwa firmy i to, kto naprawi połączenie, gdy coś się zmieni.

Poniżej: przegląd programów, co można przesyłać, gdzie integracje się psują i co ustalić przed startem.

Które programy księgowe mają API?

Wszystkie pięć popularnych programów na Słowacji i w Czechach można zintegrować. Różnią się sposobem.

Dokładne możliwości zależą od wersji i licencji programu. Proszę sprawdzić je w dokumentacji producenta przed startem.

API Pohoda

Pohodę łączy się przez XML i interfejs mServer. Można przesyłać faktury, zamówienia, kontakty i magazyn. mServer musi działać na komputerze lub serwerze, na którym jest Pohoda.

API Fakturoid

Fakturoid ma API REST. Można przesyłać faktury, kontakty i płatności. Używany jest głównie w Czechach.

API iDoklad

iDoklad również ma API REST do faktur, kontaktów i płatności. Wersja słowacka i czeska się różnią, więc proszę sprawdzić, której Państwo używają.

API SuperFaktúra

SuperFaktúrę znamy najlepiej: działa na niej nasza własna księgowość. Przez jej API REST przesyłamy faktury, wydatki, kontakty i płatności. Robimy import i eksport dokumentów oraz przetwarzamy faktury z e-maila.

Money S3

Money S3 wymienia dane przez import i eksport XML: faktury, kontakty i magazyn. Proszę ustalić, kiedy i kto uruchamia import.

Co można zintegrować?

Wszystko, co ktoś dziś przepisuje z jednego okna do drugiego. Najczęściej:

• Zamówienia w faktury. Zamówienie ze sklepu internetowego lub z Państwa systemu samo staje się fakturą.
• Faktury kosztowe z e-maila. Faktura dostawcy zostaje odczytana i zapisana w księgowości.
• Płatności z powrotem. Gdy faktura jest opłacona, zamówienie w systemie też o tym wie.
• Kontakty. Nowy klient powstaje raz, a nie w trzech systemach.

Jeśli zamówienia przychodzą e-mailem, pierwszym krokiem jest wyciągnięcie ich ze skrzynki. Piszemy o tym w Jak zautomatyzować przetwarzanie zamówień z e-maila.

Gdzie jest trudna część?

Samo połączenie z API to zwykle najszybsza część. Czas ucieka na reguły, których nikt nie spisał. Stawki VAT, nowy klient bez NIP, faktura korygująca, osobne serie numeracji dla sklepu i dla hurtu.

Przykład z naszej własnej księgowości, z fakturami z e-maila:

Pozostałe 30% celowo przechodzi przez człowieka. Zeskanowana faktura, nowy dostawca czy kilka stawek VAT trafiają do kogoś, kto je sprawdza. W księgowości lepiej zapytać dwa razy, niż raz źle zaksięgować.

Czy Państwa praca potrzebuje stałych kroków, czy agenta, który czyta swobodny tekst, wyjaśniamy w Czym jest agent AI?.

W jakiej kolejności budować integrację?

Szczerze: Pohody ani Money jeszcze bezpośrednio nie integrowaliśmy. Najwięcej doświadczenia mamy z SuperFaktúrą: import i eksport, przetwarzanie faktur i praca z jej API. Zasada jest ta sama. API to łatwa część, trudne są reguły i wyjątki.

Są Państwo partnerem programu księgowego, księgowym lub dostawcą IT, a klient chce więcej, niż program potrafi? Prosimy go do nas przysłać, klient pozostaje Państwa.

Dlatego nie ufamy obietnicy „integracja z Pohodą w tydzień”. Proszę zapytać dostawcę, co się stanie z fakturą korygującą, nowym klientem i dokumentem, który nie przejdzie. Jeśli nie umie odpowiedzieć, tydzień nie wystarczy.

Kolejność, którą polecamy:

Gotowa wtyczka księgowa to dobry wybór, dopóki robią Państwo dokładnie to, czego spodziewał się jej autor. Gdy pojawiają się własne reguły, wtyczka na nie trafia. Wtedy integracja na zamówienie wychodzi taniej.

Kto utrzymuje integrację w działaniu?

Integracja nie jest gotowa, gdy przejdzie pierwsza faktura. Jest gotowa, gdy wiedzą Państwo, co stanie się przy pierwszym błędzie. Proszę odhaczyć tę listę przed zamówieniem:

Takie integracje budujemy w ramach automatyzacji procesów biznesowych. Rozwiązanie, kod i dostępy należą do Państwa od pierwszego dnia.

Kiedy tego nie polecamy

• Dla Państwa połączenia istnieje gotowa wtyczka. Na przykład standardowy sklep internetowy z Pohodą. Jeśli pokrywa Państwa reguły, proszę ją kupić.
• Mają Państwo kilka faktur miesięcznie. Przepisywanie kosztuje mniej niż integracja i jej utrzymanie.
• Planują Państwo zmianę programu księgowego. Najpierw proszę wybrać program. Integrację zbudujemy dla tego, który zostanie.
• Księgowa chce sprawdzać każdy dokument ręcznie. Integrujemy tylko przesyłanie, bez automatycznego księgowania. To też oszczędza przepisywanie.

Co dziś Państwo przepisują?

Prosimy napisać, jakie dokumenty ktoś dziś przepisuje i między którymi programami. Odezwiemy się w ciągu dwóch dni roboczych z kilkoma pytaniami o Państwa pracę. Potem ustalimy, co zrobimy najpierw. Powiemy też, jeśli wystarczy gotowa wtyczka.

Jeśli wolą Państwo najpierw porozmawiać, proszę zarezerwować 15-minutową rozmowę wstępną.

Ile dokumentów tygodniowo przechodzi przez czyjeś ręce tylko dlatego, że dwa programy się ze sobą nie dogadują?

Najczęstsze pytania

Czy Pohoda ma API?

Tak. Pohoda komunikuje się przez XML, a do łączenia z innymi systemami służy mServer. Musi działać na komputerze lub serwerze, na którym jest Pohoda. Dokładne możliwości zależą od wersji i licencji.

Czy Money S3, Fakturoid lub iDoklad można zintegrować z naszym systemem?

Tak. Money S3 wymienia dane przez import i eksport XML. Fakturoid i iDoklad mają API REST. Można przesyłać faktury, kontakty i płatności, a w Pohodzie i Money także magazyn.

Co jest najtrudniejsze w integracji księgowej?

Nie API, tylko reguły Państwa firmy. Stawki VAT, nowy klient, faktura korygująca, serie numeracji. Jeśli nikt ich wcześniej nie spisze, wyjdą później jako błędy w księgach.

Kto naprawia integrację, gdy przestanie działać?

Konkretna osoba, i powinna dowiedzieć się o tym przed księgową. Dokument, który nie przejdzie, czeka w kolejce i nie znika. Proszę to ustalić przed startem, nie po pierwszej awarii.