Pohoda API: prepojenie s vaším systémom a kto ho udrží

Objednávky a faktúry u vás niekto ručne prepisuje do Pohody, Money alebo iDokladu. Dá sa to prepojiť: Pohoda má XML rozhranie mServer, Fakturoid a iDoklad majú REST API a Money S3 prijíma XML import. Ťažká časť nie je API, ale pravidlá vašej firmy a otázka, kto prepojenie opraví, keď sa niečo zmení.

Nižšie je prehľad programov, čo sa dá prenášať, kde sa prepojenia lámu a čo si dohodnúť, kým začnete.

Ktoré účtovné programy majú API?

Všetkých päť bežných programov v SK a CZ sa dá napojiť. Líšia sa tým, ako.

Presné možnosti závisia od verzie a licencie programu. Pred začatím ich overte v dokumentácii výrobcu.

Pohoda API

Pohoda sa napája cez XML a rozhranie mServer. Prenášajú sa faktúry, objednávky, adresár aj sklad. mServer musí bežať na počítači alebo serveri, kde je Pohoda.

Fakturoid API

Fakturoid má REST API. Prenášajú sa faktúry, kontakty a platby. Používa sa hlavne v Česku.

iDoklad API

iDoklad má tiež REST API pre faktúry, kontakty a platby. Slovenská a česká verzia sa líšia, preto si overte, ktorú používate.

SuperFaktúra API

SuperFaktúru poznáme najlepšie, beží na nej naše vlastné účtovníctvo. Cez jej REST API prenášame faktúry, výdavky, kontakty aj platby. Robíme import aj export dokladov a spracovanie faktúr z e-mailu.

Money S3

Money S3 si vymieňa dáta cez XML import a export: faktúry, adresár a sklad. Treba určiť, kedy a kto import spúšťa.

Čo sa dá prepojiť?

Všetko, čo dnes niekto prepisuje z jedného okna do druhého. Najčastejšie:

• Objednávky do faktúr. Objednávka z e-shopu alebo vlastného systému sa sama zmení na faktúru.
• Prijaté faktúry z e-mailu. Faktúra od dodávateľa sa vyčíta a zapíše do účtovníctva.
• Platby späť. Keď je faktúra zaplatená, objednávka v systéme to vie.
• Adresár. Nový zákazník vznikne raz, nie v troch systémoch.

Ak vám objednávky chodia e-mailom, prvý krok je dostať ich zo schránky. Ako na to, píšeme v článku Automatické spracovanie objednávok z e-mailu.

Kde je ťažká časť?

Samotné napojenie na API býva najrýchlejšia časť. Čas sa stráca na pravidlách, ktoré nikto nespísal. Sadzby DPH, nový odberateľ bez IČO, dobropis, iné číselné rady pre e-shop a pre veľkoobchod.

Ukážeme to na našom vlastnom účtovníctve, na faktúrach z e-mailu:

Zvyšných 30 % ide cez človeka schválne. Skenovaná faktúra, nový dodávateľ alebo viac sadzieb DPH skončia u niekoho, kto ich skontroluje. V účtovníctve je lepšie opýtať sa dvakrát ako raz zle zaúčtovať.

Či na vašu prácu stačí pevný postup, alebo treba agenta, ktorý číta voľný text, rozoberáme v článku Čo je AI agent?.

V akom poradí prepojenie stavať?

Úprimne: Pohodu ani Money sme zatiaľ priamo nenapájali. Najviac skúseností máme so SuperFaktúrou: import a export, spracovanie faktúr a komunikáciu cez jej API. Princíp je rovnaký. API je ľahká časť, ťažké sú pravidlá a výnimky.

Preto nedôverujeme sľubu „prepojenie na Pohodu za týždeň“. Spýtajte sa dodávateľa, čo spraví s dobropisom, novým odberateľom a dokladom, ktorý neprejde. Ak nevie odpovedať, týždeň nestačí.

Poradie, ktoré odporúčame:

Hotový doplnok k účtovníctvu je dobrá voľba, kým robíte presne to, čo predpokladal jeho autor. Keď máte vlastné pravidlá, doplnok na ne narazí. Vtedy je lacnejšie prepojenie na mieru.

Kto prepojenie udrží v chode?

Prepojenie nie je hotové, keď prvýkrát prejde faktúra. Je hotové, keď viete, čo sa stane pri prvej chybe. Pred objednaním si odškrtnite tento zoznam:

Takéto prepojenia staviame ako súčasť automatizácie procesov vo firme. Riešenie, kód aj prístupy sú vaše od prvého dňa.

Kedy to neodporúčame

• Na vaše spojenie existuje hotový doplnok. Napríklad bežný e-shop s Pohodou. Ak pokryje vaše pravidlá, kúpte ho.
• Faktúr je pár mesačne. Ručný prepis vás stojí menej ako prepojenie a jeho údržba.
• Chystáte sa meniť účtovný program. Najprv vyberte program. Prepojenie staviame na ten, ktorý ostane.
• Účtovníčka chce každý doklad kontrolovať ručne. Napojíme len prenos dokladov, nie automatické zaúčtovanie. Aj to ušetrí prepisovanie.

Čo dnes prepisujete?

Napíšte nám, ktoré doklady a medzi ktorými programami dnes niekto prepisuje. Ozveme sa do dvoch pracovných dní a spolu vyberieme, čo vyriešime ako prvé. Povieme vám aj to, ak stačí hotový doplnok.

Ak sa chcete najprv porozprávať, dohodnite si meeting na 15 minút s Filipom.

Koľko dokladov u vás týždenne prejde rukami človeka len preto, že dva programy spolu nehovoria?

Časté otázky

Má Pohoda API?

Áno. Pohoda komunikuje cez XML a na prepojenie s inými systémami slúži mServer. Ten musí bežať na počítači alebo serveri s Pohodou. Presné možnosti závisia od verzie a licencie.

Dá sa prepojiť Money S3, Fakturoid alebo iDoklad s naším systémom?

Áno. Money S3 si vymieňa dáta cez XML import a export. Fakturoid a iDoklad majú REST API. Prenášať sa dajú faktúry, kontakty a platby, pri Pohode a Money aj sklad.

Čo je na prepojení účtovníctva najťažšie?

Nie API, ale pravidlá vašej firmy. Sadzby DPH, nový odberateľ, dobropis, číselné rady. Kto ich nespíše vopred, nájde ich v účtovníctve ako chyby.

Kto opraví prepojenie, keď prestane fungovať?

Mal by to byť niekto konkrétny a mal by sa to dozvedieť skôr ako účtovníčka. Doklad, ktorý neprejde, má čakať vo fronte, nie zmiznúť. Dohodnite si to pred začiatkom, nie po prvom výpadku.