Pohoda API: Anbindung an Ihr System und wer sie pflegt

Bei Ihnen tippt jemand Bestellungen und Rechnungen von Hand in Pohoda, Money oder iDoklad ab. Das lässt sich anbinden: Pohoda hat die XML-Schnittstelle mServer, Fakturoid und iDoklad haben REST-APIs, und Money S3 nimmt XML-Importe an. Schwierig ist nicht die API, sondern die Regeln Ihrer Firma und die Frage, wer die Anbindung repariert, wenn sich etwas ändert.

Unten: eine Übersicht der Programme, was sich übertragen lässt, wo Anbindungen brechen und was Sie vor dem Start klären sollten.

Welche Buchhaltungsprogramme haben eine API?

Alle fünf gängigen Programme in der Slowakei und in Tschechien lassen sich anbinden. Sie unterscheiden sich im Wie.

Die genauen Möglichkeiten hängen von Version und Lizenz ab. Prüfen Sie sie vor dem Start in der Dokumentation des Herstellers.

Pohoda API

Pohoda wird über XML und die Schnittstelle mServer angebunden. Übertragen werden Rechnungen, Bestellungen, Adressen und Lager. mServer muss auf dem Rechner oder Server laufen, auf dem Pohoda läuft.

Fakturoid API

Fakturoid hat eine REST-API. Übertragen werden Rechnungen, Kontakte und Zahlungen. Verbreitet ist es vor allem in Tschechien.

iDoklad API

Auch iDoklad hat eine REST-API für Rechnungen, Kontakte und Zahlungen. Die slowakische und die tschechische Version unterscheiden sich, prüfen Sie also, welche Sie nutzen.

SuperFaktúra API

SuperFaktúra kennen wir am besten, darauf läuft unsere eigene Buchhaltung. Über ihre REST-API übertragen wir Rechnungen, Ausgaben, Kontakte und Zahlungen. Wir machen Import und Export von Belegen und verarbeiten Rechnungen aus der E-Mail.

Money S3

Money S3 tauscht Daten über XML-Import und -Export aus: Rechnungen, Adressen und Lager. Legen Sie fest, wann und wer den Import startet.

Was lässt sich anbinden?

Alles, was heute jemand von einem Fenster ins andere abtippt. Am häufigsten:

• Bestellungen zu Rechnungen. Eine Bestellung aus dem Onlineshop oder dem eigenen System wird von selbst zur Rechnung.
• Eingangsrechnungen aus der E-Mail. Die Rechnung eines Lieferanten wird ausgelesen und in die Buchhaltung geschrieben.
• Zahlungen zurück. Ist die Rechnung bezahlt, weiß es auch die Bestellung im System.
• Adressen. Ein neuer Kunde entsteht einmal, nicht in drei Systemen.

Kommen Ihre Bestellungen per E-Mail, ist der erste Schritt, sie aus dem Postfach zu holen. Mehr dazu in Aufträge aus E-Mails automatisch verarbeiten.

Wo liegt der schwierige Teil?

Die Anbindung an die API selbst ist meist der schnellste Teil. Zeit geht bei Regeln verloren, die niemand aufgeschrieben hat. Steuersätze, ein neuer Kunde ohne Firmennummer, eine Gutschrift, eigene Nummernkreise für Shop und Großhandel.

Ein Beispiel aus unserer eigenen Buchhaltung, Rechnungen aus der E-Mail:

Die übrigen 30 % gehen absichtlich über einen Menschen. Eine gescannte Rechnung, ein neuer Lieferant oder mehrere Steuersätze landen bei jemandem, der sie prüft. In der Buchhaltung fragt man besser zweimal, als einmal falsch zu buchen.

Ob Ihre Arbeit feste Schritte braucht oder einen Agenten, der freien Text liest, erklären wir in Was ist ein KI-Agent?.

In welcher Reihenfolge bauen Sie die Anbindung?

Ehrlich gesagt: Pohoda oder Money haben wir noch nicht direkt angebunden. Die meiste Erfahrung haben wir mit SuperFaktúra: Import und Export, Rechnungsverarbeitung und die Arbeit mit ihrer API. Das Prinzip ist dasselbe. Die API ist der leichte Teil, schwer sind die Regeln und Ausnahmen.

Deshalb trauen wir dem Versprechen „Anbindung an Pohoda in einer Woche“ nicht. Fragen Sie den Anbieter, was mit einer Gutschrift, einem neuen Kunden und einem Beleg passiert, der nicht durchgeht. Kann er nicht antworten, reicht eine Woche nicht.

Die Reihenfolge, die wir empfehlen:

Ein fertiges Buchhaltungs-Add-on ist eine gute Wahl, solange Sie genau das tun, was sein Autor erwartet hat. Sobald Sie eigene Regeln haben, stößt das Add-on an sie. Dann ist eine Anbindung nach Maß günstiger.

Wer hält die Anbindung am Laufen?

Eine Anbindung ist nicht fertig, wenn die erste Rechnung durchgeht. Sie ist fertig, wenn Sie wissen, was beim ersten Fehler passiert. Haken Sie diese Liste vor der Bestellung ab:

Solche Anbindungen bauen wir als Teil der Prozessautomatisierung. Lösung, Code und Zugänge gehören Ihnen vom ersten Tag an.

Wann wir davon abraten

• Für Ihre Verbindung gibt es ein fertiges Add-on. Zum Beispiel ein üblicher Onlineshop mit Pohoda. Deckt es Ihre Regeln ab, kaufen Sie es.
• Sie haben ein paar Rechnungen im Monat. Abtippen kostet Sie weniger als eine Anbindung und ihre Pflege.
• Sie wollen das Buchhaltungsprogramm wechseln. Wählen Sie zuerst das Programm. Wir bauen die Anbindung für das, das bleibt.
• Ihre Buchhaltung will jeden Beleg von Hand prüfen. Wir binden nur die Übertragung an, nicht das automatische Buchen. Auch das spart das Abtippen.

Was tippen Sie heute ab?

Schreiben Sie uns, welche Belege heute jemand abtippt und zwischen welchen Programmen. Wir melden uns innerhalb von zwei Arbeitstagen und wählen gemeinsam, was wir zuerst lösen. Wir sagen Ihnen auch, wenn ein fertiges Add-on reicht.

Wenn Sie lieber zuerst sprechen möchten, buchen Sie ein 15-Minuten-Meeting mit Filip.

Wie viele Belege gehen bei Ihnen pro Woche durch Menschenhand, nur weil zwei Programme nicht miteinander reden?

Häufige Fragen

Hat Pohoda eine API?

Ja. Pohoda kommuniziert per XML, für die Anbindung anderer Systeme gibt es den mServer. Er muss auf dem Rechner oder Server mit Pohoda laufen. Die genauen Möglichkeiten hängen von Version und Lizenz ab.

Lassen sich Money S3, Fakturoid oder iDoklad an unser System anbinden?

Ja. Money S3 tauscht Daten per XML-Import und -Export aus. Fakturoid und iDoklad haben REST-APIs. Übertragen lassen sich Rechnungen, Kontakte und Zahlungen, bei Pohoda und Money auch das Lager.

Was ist an einer Buchhaltungsanbindung am schwierigsten?

Nicht die API, sondern die Regeln Ihrer Firma. Steuersätze, ein neuer Kunde, eine Gutschrift, Nummernkreise. Wer sie nicht vorher aufschreibt, findet sie später als Fehler in der Buchhaltung.

Wer repariert die Anbindung, wenn sie ausfällt?

Eine konkrete Person, und sie sollte es vor der Buchhaltung erfahren. Ein Beleg, der nicht durchgeht, wartet in einer Warteschlange und verschwindet nicht. Klären Sie das vor dem Start, nicht nach dem ersten Ausfall.