API de Pohoda: conectar su sistema y quién lo mantiene

En su empresa alguien teclea a mano pedidos y facturas en Pohoda, Money o iDoklad. Eso se puede conectar: Pohoda tiene la interfaz XML mServer, Fakturoid e iDoklad tienen API REST, y Money S3 acepta importaciones XML. Lo difícil no es la API, sino las reglas de su empresa y quién arregla la conexión cuando algo cambia.

A continuación: un resumen de los programas, qué se puede transferir, dónde se rompen las integraciones y qué acordar antes de empezar.

¿Qué programas de contabilidad tienen API?

Los cinco programas habituales en Eslovaquia y Chequia se pueden conectar. Se diferencian en el cómo.

Las opciones exactas dependen de la versión y la licencia del programa. Compruébelas en la documentación del fabricante antes de empezar.

API de Pohoda

Pohoda se conecta mediante XML y su interfaz mServer. Se pueden transferir facturas, pedidos, contactos y almacén. mServer debe ejecutarse en el ordenador o servidor donde está Pohoda.

API de Fakturoid

Fakturoid tiene una API REST. Se pueden transferir facturas, contactos y pagos. Se usa sobre todo en Chequia.

API de iDoklad

iDoklad también tiene una API REST para facturas, contactos y pagos. La versión eslovaca y la checa son distintas, así que compruebe cuál utiliza.

API de SuperFaktúra

SuperFaktúra es la que mejor conocemos: nuestra propia contabilidad funciona con ella. A través de su API REST movemos facturas, gastos, contactos y pagos. Hacemos importación y exportación de documentos y procesamos facturas que llegan por correo.

Money S3

Money S3 intercambia datos mediante importación y exportación XML: facturas, contactos y almacén. Decida cuándo y quién lanza la importación.

¿Qué se puede conectar?

Todo lo que hoy alguien copia de una ventana a otra. Lo más habitual:

• Pedidos que se convierten en facturas. Un pedido de la tienda online o de su propio sistema se convierte solo en factura.
• Facturas recibidas por correo. La factura de un proveedor se lee y se registra en la contabilidad.
• Pagos de vuelta. Cuando una factura está pagada, el pedido en su sistema también lo sabe.
• Contactos. Un cliente nuevo se crea una vez, no en tres sistemas.

Si sus pedidos llegan por correo, el primer paso es sacarlos de la bandeja de entrada. Lo explicamos en Cómo automatizar el procesamiento de pedidos por correo.

¿Dónde está la parte difícil?

La conexión con la API suele ser la parte más rápida. El tiempo se pierde en reglas que nadie ha puesto por escrito. Tipos de IVA, un cliente nuevo sin número de identificación fiscal, una factura rectificativa, series de numeración distintas para la tienda y para la venta al por mayor.

Un ejemplo de nuestra propia contabilidad, con facturas que llegan por correo:

El 30 % restante pasa por una persona a propósito. Una factura escaneada, un proveedor nuevo o varios tipos de IVA llegan a alguien que los revisa. En contabilidad es mejor preguntar dos veces que registrar mal una vez.

Si su trabajo necesita pasos fijos o un agente que lea texto libre lo explicamos en ¿Qué es un agente de IA?.

¿En qué orden se construye la integración?

Con franqueza: todavía no hemos conectado Pohoda ni Money directamente. Nuestra mayor experiencia es con SuperFaktúra: importación y exportación, procesamiento de facturas y trabajo con su API. El principio es el mismo. La API es la parte fácil; lo difícil son las reglas y las excepciones.

¿Es usted partner de un programa de contabilidad, asesor contable o proveedor de TI y su cliente quiere más de lo que el programa puede hacer? Envíenoslo, el cliente sigue siendo suyo.

Por eso no nos fiamos de la promesa «conectado a Pohoda en una semana». Pregunte al proveedor qué ocurre con una factura rectificativa, un cliente nuevo y un documento que falla. Si no sabe responder, una semana no basta.

El orden que recomendamos:

Un complemento contable ya hecho es una buena opción mientras haga exactamente lo que su autor previó. En cuanto tiene sus propias reglas, el complemento choca con ellas. Entonces una integración a medida sale más barata.

¿Quién mantiene la integración en marcha?

Una integración no está terminada cuando pasa la primera factura. Está terminada cuando usted sabe qué ocurre con el primer error. Marque esta lista antes de encargarla:

Construimos integraciones así como parte de la automatización de procesos empresariales. La solución, el código y los accesos son suyos desde el primer día.

Cuándo no lo recomendamos

• Existe un complemento ya hecho para su conexión. Por ejemplo, una tienda online estándar con Pohoda. Si cubre sus reglas, cómprelo.
• Tiene pocas facturas al mes. Teclearlas le cuesta menos que una integración y su mantenimiento.
• Va a cambiar de programa de contabilidad. Elija primero el programa. Construimos la integración para el que se quede.
• Su contable quiere revisar cada documento a mano. Conectamos solo la transferencia, no el registro automático. Aun así se ahorra teclear.

¿Qué teclean hoy a mano?

Escríbanos qué documentos teclea hoy alguien a mano y entre qué programas. Le respondemos en dos días laborables con unas preguntas sobre su trabajo. Después acordamos qué hacemos primero. También le diremos si basta con un complemento ya hecho.

Si prefiere hablar primero, reserve una llamada inicial de 15 minutos.

¿Cuántos documentos pasan cada semana por las manos de alguien solo porque dos programas no se hablan entre sí?

Preguntas frecuentes

¿Tiene Pohoda una API?

Sí. Pohoda se comunica por XML y, para conectar otros sistemas, dispone de mServer. Tiene que ejecutarse en el ordenador o servidor donde está Pohoda. Las opciones exactas dependen de la versión y la licencia.

¿Se pueden conectar Money S3, Fakturoid o iDoklad a nuestro sistema?

Sí. Money S3 intercambia datos mediante importación y exportación XML. Fakturoid e iDoklad tienen API REST. Se pueden transferir facturas, contactos y pagos, y con Pohoda y Money también el almacén.

¿Qué es lo más difícil de una integración contable?

No la API, sino las reglas de su empresa. Tipos de IVA, un cliente nuevo, una factura rectificativa, series de numeración. Si nadie las pone por escrito antes, aparecen después como errores en la contabilidad.

¿Quién arregla la integración cuando deja de funcionar?

Una persona concreta, y debería saberlo antes que su contable. Un documento que falla debe esperar en una cola, no desaparecer. Acuérdelo antes de empezar, no después de la primera caída.