Pohoda API: napojení na váš systém a kdo ho udržuje

Objednávky a faktury u vás někdo ručně přepisuje do Pohody, Money, Fakturoidu nebo iDokladu. Dá se to propojit: Pohoda má XML rozhraní mServer, Fakturoid a iDoklad mají REST API a Money S3 přijímá XML import. Těžká část není API, ale pravidla vaší firmy a otázka, kdo propojení opraví, když se něco změní.

Níže je přehled programů, co jde přenášet, kde se propojení lámou a co si domluvit, než začnete.

Které účetní programy mají API?

Všech pět běžných programů v Česku se dá napojit. Liší se tím, jak.

Přesné možnosti závisí na verzi a licenci programu. Před začátkem je ověřte v dokumentaci výrobce.

Pohoda API

Pohoda se napojuje přes XML a rozhraní mServer. Přenášejí se faktury, objednávky, adresář i sklad. mServer musí běžet na počítači nebo serveru, kde je Pohoda.

Fakturoid API

Fakturoid má REST API. Přenášejí se faktury, kontakty a platby. Je hlavně na fakturaci, sklad neřeší.

iDoklad API

iDoklad má také REST API pro faktury, kontakty a platby. Česká a slovenská verze se liší, proto si ověřte, kterou používáte.

SuperFaktúra API

SuperFaktúru známe nejlépe, běží na ní naše vlastní účetnictví. Přes její REST API přenášíme faktury, výdaje, kontakty i platby. Děláme import i export dokladů a zpracování faktur z e-mailu.

Money S3

Money S3 si vyměňuje data přes XML import a export: faktury, adresář a sklad. Je potřeba určit, kdy a kdo import spouští.

Co jde propojit?

Všechno, co dnes někdo přepisuje z jednoho okna do druhého. Nejčastěji:

• Objednávky do faktur. Objednávka z e-shopu nebo vlastního systému se sama změní na fakturu.
• Přijaté faktury z e-mailu. Faktura od dodavatele se vytěží a zapíše do účetnictví.
• Platby zpět. Když je faktura zaplacená, objednávka v systému to ví.
• Adresář. Nový zákazník vznikne jednou, ne ve třech systémech.

Pokud vám objednávky chodí e-mailem, první krok je dostat je ze schránky. Jak na to, píšeme v článku Automatické zpracování objednávek z e-mailu.

Kde je těžká část?

Samotné napojení na API bývá nejrychlejší část. Čas se ztrácí na pravidlech, která nikdo nesepsal. Sazby DPH, nový odběratel bez IČO, dobropis, jiné číselné řady pro e-shop a pro velkoobchod.

Ukážeme to na našem vlastním účetnictví, na fakturách z e-mailu:

Zbylých 30 % jde přes člověka záměrně. Naskenovaná faktura, nový dodavatel nebo víc sazeb DPH skončí u někoho, kdo je zkontroluje. V účetnictví je lepší zeptat se dvakrát než jednou špatně zaúčtovat.

Jestli na vaši práci stačí pevný postup, nebo je potřeba agent, který čte volný text, rozebíráme v článku Co je AI agent?.

V jakém pořadí propojení stavět?

Upřímně: Pohodu ani Money jsme zatím přímo nenapojovali. Nejvíc zkušeností máme se SuperFaktúrou: import a export, zpracování faktur a komunikaci přes její API. Princip je stejný. API je snadná část, těžká jsou pravidla a výjimky.

Proto nevěříme slibu „napojení na Pohodu za týden“. Zeptejte se dodavatele, co udělá s dobropisem, novým odběratelem a dokladem, který neprojde. Pokud neumí odpovědět, týden nestačí.

Pořadí, které doporučujeme:

Hotový doplněk k účetnictví je dobrá volba, dokud děláte přesně to, s čím počítal jeho autor. Když máte vlastní pravidla, doplněk na ně narazí. Pak je levnější propojení na míru.

Kdo propojení udrží v chodu?

Propojení není hotové, když poprvé projde faktura. Je hotové, když víte, co se stane při první chybě. Před objednáním si odškrtněte tento seznam:

Taková propojení stavíme jako součást automatizace firmy. Řešení, kód i přístupy jsou vaše od prvního dne.

Kdy to nedoporučujeme

• Na vaše spojení existuje hotový doplněk. Například běžný e-shop s Pohodou. Pokud pokryje vaše pravidla, kupte ho.
• Faktur je pár měsíčně. Ruční přepis vás stojí méně než propojení a jeho údržba.
• Chystáte se měnit účetní program. Nejdřív vyberte program. Propojení stavíme na ten, který zůstane.
• Účetní chce každý doklad kontrolovat ručně. Napojíme jen přenos dokladů, ne automatické zaúčtování. I to ušetří přepisování.

Co dnes přepisujete?

Napište nám, které doklady a mezi kterými programy dnes někdo přepisuje. Ozveme se do dvou pracovních dnů a společně vybereme, co vyřešíme jako první. Řekneme vám i to, pokud stačí hotový doplněk.

Pokud si chcete nejdřív promluvit, domluvte si meeting na 15 minut s Filipem.

Kolik dokladů u vás týdně projde rukama člověka jen proto, že dva programy spolu nemluví?

Časté otázky

Má Pohoda API?

Ano. Pohoda komunikuje přes XML a k propojení s jinými systémy slouží mServer. Ten musí běžet na počítači nebo serveru s Pohodou. Přesné možnosti závisí na verzi a licenci.

Má Fakturoid a iDoklad API?

Ano, oba mají REST API. Přenášet se dají faktury, kontakty a platby. Money S3 si vyměňuje data přes XML import a export.

Co je na napojení účetnictví nejtěžší?

Ne API, ale pravidla vaší firmy. Sazby DPH, nový odběratel, dobropis, číselné řady. Kdo je nesepíše předem, najde je v účetnictví jako chyby.

Kdo opraví propojení, když přestane fungovat?

Měl by to být někdo konkrétní a měl by se to dozvědět dřív než účetní. Doklad, který neprojde, má čekat ve frontě, ne zmizet. Domluvte si to před začátkem, ne po prvním výpadku.