Oprogramowanie spedycyjne: gotowy TMS czy własny system?

Państwa spedytor szuka przewoźników przez telefon, zlecenia żyją w Excelu, a gotowe oprogramowanie spedycyjne pasuje tylko w połowie. Gotowy TMS wystarcza, dopóki pracują Państwo jak większość spedycji. Gdy sposób pracy Państwa spedytorów jest tym, co Państwa wyróżnia, pudełko zaczyna go hamować.

Własny system opłaca się od chwili, gdy więcej czasu zajmuje obchodzenie oprogramowania niż praca w nim. Poniżej porównanie, pięć pytań do decyzji i jeden przykład ze spedycji.

Co dobrze robi gotowe oprogramowanie spedycyjne?

Gotowy TMS obejmuje to, co mają wspólnego wszystkie spedycje. Zlecenia, przewoźników, dokumenty, fakturowanie i status przesyłek. Start jest szybki, a płaci się za użytkownika miesięcznie.

Jeśli Państwa przewagą jest cena, szybkość odpowiedzi lub sieć przewoźników, ta część jest rdzeniem biznesu. Pudełko spycha ją wtedy do Excela, e-maila i telefonu.

Gotowy czy własny system: porównanie

Jak poznać, że dostawca trzyma Państwa mocniej, niż by Państwo chcieli, opisujemy w artykule Vendor lock-in: sygnały ostrzegawcze.

Czy gotowy TMS można połączyć z własnym systemem?

Tak. Między pudełkiem a własnym systemem jest trzecia droga. Gotowy TMS zostaje do fakturowania i dokumentów. Obok budujemy tylko tę część, której nie potrafi, i łączymy oba. Zwykle to najtańszy sposób na start.

Diagram pokazuje to samo zlecenie w trzech systemach. Różnica nie leży w dokumentach ani fakturowaniu. Leży w tym, gdzie spedytor znajduje przewoźnika i gdzie żyją ceny oraz wyjątki.

Jak zdecydować: 5 pytań

Proszę zaznaczyć, co jest prawdą w Państwa przypadku. Każdy niezaznaczony punkt to punkt dla własnego systemu, a przynajmniej dla dodatku obok pudełka.

Wynik pierwszego miesiąca spisujemy przed startem. Jeśli go nie dostarczymy, zwrócimy 50 %. Miesięczna subskrypcja od 3 980 € netto, którą mogą Państwo w każdej chwili wstrzymać lub anulować. Albo stała cena za projekt: proszę napisać, czego Państwo potrzebują, a wyślemy ofertę cenową. Kod, dane i infrastruktura należą do klienta od pierwszego dnia. Bez opłaty za użytkownika.

Jak to wygląda w praktyce

Dla spedycji KIABA zbudowaliśmy i utrzymujemy ich system. Ich spedytorzy szukali wcześniej przewoźników ręcznie w arkuszach, starych e-mailach i przez telefon. Dziś wszyscy przewoźnicy są w jednym miejscu, na mapie, z filtrami.

Nie zaczęliśmy od całego TMS. Kolejność była taka:

Przyspieszenie nie przyszło z AI. Przyszło z mapy, filtra promienia i wyszukiwania, które znajdzie „Žilina” nawet wpisaną bez znaków diakrytycznych. Odmówiliśmy „jednego kliknięcia do wszystkich giełd transportowych”. Najpierw dane musiały być w jednym miejscu.

Uczciwie: pierwsza wersja długo była w połowie pusta. System jest tak dobry jak jego dane, a ich uzupełnianie wymaga czasu, którego spedytorzy często nie mają. Warto to zaplanować od początku.

Prawa do kodu i danych należą do firmy. Jeśli od nas odejdą, dostaną kod, dokumentację i dostępy. Jak zastąpiliśmy ich współdzielony Excel, opisujemy w artykule Współdzielony Excel dla wielu użytkowników: dlaczego się psuje.

Takie systemy budujemy jako oprogramowanie na zamówienie. Od 2023 roku dostarczyliśmy ponad 15 projektów produkcyjnych.

Kiedy tego nie polecamy

• Pracują Państwo jak większość spedycji. Standardowe przesyłki, mało wyjątków, nikt nie prowadzi własnego Excela. Wystarczy gotowy TMS.
• Pudełko nie jest jeszcze dobrze skonfigurowane. Najpierw proszę sprawdzić, co potrafi. Konfiguracja jest tańsza niż nowy system.
• Chcą Państwo całego TMS w pierwszym miesiącu. Nikt nie dostarczy tego uczciwie. Zaczynamy od jednego ekranu, który oszczędza najwięcej czasu.
• Żaden z Państwa spedytorów nie ma czasu pokazać, jak pracuje. Własny system buduje się na ich procesie. Bez niego zbudowalibyśmy kolejne pudełko.

Nie wiedzą Państwo, czy pudełko, czy własny system?

Proszę napisać, co Państwa spedytorzy załatwiają dziś poza systemem. Odezwiemy się w ciągu dwóch dni roboczych z kilkoma pytaniami o Państwa pracę. Potem ustalimy, co zrobimy najpierw. Jeśli wystarczy lepiej skonfigurowane pudełko, też to powiemy.

Jeśli wolą Państwo najpierw porozmawiać, proszę zarezerwować 15-minutową rozmowę wstępną.

Co w Państwa spedycji działa dziś poza systemem?

Najczęstsze pytania

Czym jest oprogramowanie spedycyjne (TMS)?

TMS to system zarządzania transportem. Zawiera zlecenia, przewoźników, ceny, dokumenty i status przesyłek. Gotowe systemy TMS pobierają opłatę za użytkownika miesięcznie; własny system jest budowany wokół tego, jak pracują Państwa spedytorzy.

Kiedy wystarcza gotowe oprogramowanie spedycyjne?

Gdy pracują Państwo bardzo podobnie do innych spedycji, a wyjątki są rzadkie. System z pudełka nie potrafi tego, co wyróżnia Państwa firmę. Jeśli te wyjątki da się bez stresu obsłużyć ręcznie, własny system nie jest potrzebny.

Kiedy własny system dla spedycji się opłaca?

Gdy więcej czasu zajmuje obchodzenie oprogramowania niż praca w nim. Typowo przy szukaniu przewoźników, wycenach lub komunikacji, które w Państwa firmie działają inaczej niż u konkurencji.

Czy gotowy TMS można połączyć z własnym rozwiązaniem?

Tak, i często to najlepszy start. System z pudełka zostaje do fakturowania i dokumentów. Obok budujemy tylko tę część, której nie potrafi, i łączymy oba.

Do kogo należą dane we własnym systemie spedycyjnym?

Do Państwa. Kod, dane i infrastruktura należą do klienta od pierwszego dnia. Jeśli kiedyś zmienią Państwo dostawcę, dostaną Państwo kod, dokumentację i dostępy.