Spediční software: krabice, nebo vlastní systém?

Dispečer shání dopravce po telefonu, objednávky jsou v Excelu a hotový spediční software na to sedí jen napůl. Hotový TMS stačí, dokud pracujete jako většina spedic. Když vás od konkurence odlišuje právě způsob práce dispečera, krabice ho začne brzdit.

Vlastní systém se vyplatí od chvíle, kdy víc času strávíte obcházením softwaru než prací v něm. Níže je srovnání, pět otázek pro rozhodnutí a jeden příklad ze spedice.

Co hotový spediční software dělá dobře?

Hotový TMS řeší to, co mají všechny spedice stejné. Objednávky, dopravce, dokumenty, fakturaci a stav zásilky. Spustíte ho rychle a platíte měsíčně za uživatele.

Pokud je vaše výhoda cena, rychlost odpovědi nebo síť dopravců, právě tahle část je jádro firmy. Krabice ji pak tlačí do Excelu, e-mailu a telefonu.

Krabice, nebo vlastní systém: srovnání

Jak poznat, že vás dodavatel drží víc, než chcete, píšeme v článku Vendor lock-in: co to je a jak ho poznat.

Dá se hotový TMS zkombinovat s vlastním systémem?

Ano. Mezi krabicí a vlastním systémem je třetí cesta. Hotový TMS si necháte na fakturaci a dokumenty. Vedle něj postavíme jen tu část, kterou neumí, a obojí propojíme. Tak se obvykle začíná nejlevněji.

Na diagramu je stejná objednávka ve třech systémech. Rozdíl není v dokumentech ani ve fakturaci. Rozdíl je v tom, kde dispečer hledá dopravce a kde žijí ceny a výjimky.

Jak se rozhodnout: 5 otázek

Zaškrtněte, co o vás platí. Každý nezaškrtnutý bod je bod pro vlastní systém, nebo aspoň pro doplněk ke krabici.

Vyzkoušejte první měsíc. Pokud nedodáme, co jsme si sepsali, vrátíme 50 %. Měsíční předplatné od 3 980 € bez DPH, pozastavíte nebo zrušíte kdykoli. Nebo fixní cena za projekt: napište nám, co potřebujete, a pošleme vám cenovou nabídku. Kód, data a infrastruktura patří klientovi od prvního dne. Bez poplatku za uživatele.

Jak to vypadá v praxi

Pro spediční firmu KIABA jsme postavili a provozujeme jejich systém. Speditéři dřív hledali dopravce ručně v tabulkách, starých e-mailech a přes telefonáty. Dnes jsou všichni dopravci na jednom místě, na mapě a s filtry.

Nezačali jsme celým TMS. Postup byl takový:

Zrychlení nepřinesla AI. Přinesla ho mapa, filtr na okruh a vyhledávání, které najde „Žilinu“ i bez diakritiky. Nabídku „jedním klikem na všechny burzy“ jsme odmítli. Nejdřív musela být data na jednom místě.

Upřímně: první verze byla dlouho poloprázdná. Systém je tak dobrý jako data v něm a doplňovat je stojí čas, který dispečeři často nemají. S tím počítejte od začátku.

Práva ke kódu i data patří firmě. Při odchodu od nás dostane kód, dokumentaci a přístupy. Jak jsme u nich nahrazovali sdílený Excel, popisujeme v článku Excel pro více uživatelů: proč se to kazí.

Takové systémy stavíme v rámci služby software na míru. Od roku 2023 máme za sebou 15+ produkčních projektů.

Kdy to nedoporučujeme

• Pracujete jako většina spedic. Standardní přepravy, málo výjimek, nikdo si nevede vlastní Excel. Hotový TMS vám stačí.
• Krabici jste ještě pořádně nenastavili. Nejdřív vyzkoušejte, co umí. Nastavení je levnější než nový systém.
• Chcete celý TMS v prvním měsíci. To nikdo poctivě nedodá. Začínáme jednou obrazovkou, která šetří nejvíc času.
• Žádný dispečer nemá čas ukázat, jak pracuje. Vlastní systém stojí na jejich postupu. Bez něj postavíme další krabici.

Nevíte, jestli krabice, nebo vlastní systém?

Napište nám, co dnes dispečeři řeší mimo systém. Ozveme se do dvou pracovních dnů a společně vybereme, co vyřešíme jako první. Řekneme vám i to, když vám stačí lépe nastavená krabice.

Pokud si chcete nejdřív promluvit, domluvte si meeting na 15 minut s Filipem.

Co ve vaší spedici dnes běží mimo systém?

Časté otázky

Co je spediční software (TMS)?

TMS je systém pro řízení přeprav. Drží objednávky, dopravce, ceny, dokumenty a stav zásilky. Hotové TMS se platí měsíčně za uživatele, vlastní systém se staví podle toho, jak pracují vaši dispečeři.

Kdy stačí hotový program pro spedici a autodopravu?

Když pracujete podobně jako většina spedic a výjimky jsou vzácné. Krabice neumí to, čím se vaše firma liší. Pokud ty výjimky zvládnete ručně bez stresu, vlastní systém nepotřebujete.

Kdy se vyplatí vlastní systém pro spedici?

Když víc času strávíte obcházením softwaru než prací v něm. Typicky při hledání dopravce, tvorbě cen nebo komunikaci, která je u vás jiná než u konkurence.

Dá se hotový TMS zkombinovat s vlastním řešením?

Ano, a často je to nejlepší začátek. Hotový systém zůstane na fakturaci a dokumenty. Vedle něj postavíme jen tu část, kterou krabice neumí, a propojíme je.

Komu patří data ve vlastním spedičním systému?

Vám. Kód, data i infrastruktura patří klientovi od prvního dne. Pokud jednou změníte dodavatele, dostanete kód, dokumentaci a přístupy.