Speditionssoftware: Standard-TMS oder eigenes System?

Der Disponent sucht Frachtführer am Telefon, Aufträge liegen in Excel, und die Standard-Speditionssoftware passt nur halb. Ein Standard-TMS reicht, solange Sie wie die meisten Speditionen arbeiten. Wenn genau die Arbeitsweise Ihrer Disponenten Sie von der Konkurrenz abhebt, beginnt die Box zu bremsen.

Ein eigenes System lohnt sich ab dem Moment, in dem Sie mehr Zeit damit verbringen, die Software zu umgehen, als in ihr zu arbeiten. Unten finden Sie einen Vergleich, fünf Fragen zur Entscheidung und ein Beispiel aus einer Spedition.

Was kann Standard-Speditionssoftware gut?

Ein Standard-TMS deckt ab, was alle Speditionen gemeinsam haben. Aufträge, Frachtführer, Dokumente, Abrechnung und Sendungsstatus. Sie starten schnell und zahlen monatlich pro Benutzer.

Wenn Ihr Vorteil Preis, Antwortgeschwindigkeit oder Ihr Frachtführernetz ist, ist genau dieser Teil der Kern der Firma. Die Box drängt ihn dann in Excel, E-Mail und Telefon.

Standard-TMS oder eigenes System: Vergleich

Woran Sie erkennen, dass ein Anbieter Sie stärker bindet, als Ihnen lieb ist, steht im Artikel Vendor-Lock-in erkennen.

Lässt sich ein Standard-TMS mit einem eigenen System kombinieren?

Ja. Zwischen Box und eigenem System gibt es einen dritten Weg. Das Standard-TMS bleibt für Abrechnung und Dokumente. Daneben bauen wir nur den Teil, den es nicht kann, und verbinden beide. So startet man meist am günstigsten.

Das Diagramm zeigt denselben Auftrag in drei Systemen. Der Unterschied liegt nicht bei Dokumenten oder Abrechnung. Er liegt darin, wo der Disponent den Frachtführer findet und wo Preise und Ausnahmen leben.

So entscheiden Sie: 5 Fragen

Haken Sie ab, was auf Sie zutrifft. Jeder offene Punkt spricht für ein eigenes System oder zumindest für eine Ergänzung zur Box.

Testen Sie den ersten Monat. Liefern wir nicht, was wir aufgeschrieben haben, erstatten wir 50 %. Monatsabo ab 3.980 € zzgl. MwSt., jederzeit pausierbar oder kündbar. Oder ein Festpreis pro Projekt: Schreiben Sie uns, was Sie brauchen, und wir schicken Ihnen ein Angebot. Code, Daten und Infrastruktur gehören dem Kunden ab dem ersten Tag. Keine Gebühr pro Benutzer.

So sieht es in der Praxis aus

Für die Spedition KIABA haben wir ihr System gebaut und betreiben es. Die Disponenten suchten Frachtführer früher von Hand in Tabellen, alten E-Mails und per Telefon. Heute sind alle Frachtführer an einem Ort, auf einer Karte, mit Filtern.

Wir haben nicht mit einem ganzen TMS angefangen. Die Reihenfolge war:

Den Zeitgewinn brachte nicht die KI. Er kam von der Karte, einem Umkreisfilter und einer Suche, die „Žilina“ auch ohne Sonderzeichen findet. Das Angebot „mit einem Klick an alle Frachtbörsen“ haben wir abgelehnt. Zuerst mussten die Daten an einem Ort sein.

Ehrlich gesagt: Die erste Version war lange halb leer. Ein System ist nur so gut wie seine Daten, und sie nachzutragen kostet Zeit, die Disponenten oft nicht haben. Planen Sie das von Anfang an ein.

Die Rechte am Code und die Daten gehören der Firma. Wenn sie uns verlässt, bekommt sie Code, Dokumentation und Zugänge. Wie wir dort das geteilte Excel abgelöst haben, steht im Artikel Excel mit mehreren Benutzern: warum es hakt.

Solche Systeme bauen wir als Individualsoftware-Entwicklung. Seit 2023 haben wir 15+ Projekte in Produktion gebracht.

Wann wir davon abraten

• Sie arbeiten wie die meisten Speditionen. Standardtransporte, wenige Ausnahmen, niemand führt ein eigenes Excel. Ein Standard-TMS reicht.
• Sie haben die Box noch nicht richtig eingerichtet. Prüfen Sie zuerst, was sie kann. Einstellen ist billiger als ein neues System.
• Sie wollen das ganze TMS im ersten Monat. Das liefert niemand ehrlich. Wir beginnen mit dem einen Bildschirm, der am meisten Zeit spart.
• Kein Disponent hat Zeit zu zeigen, wie er arbeitet. Ein eigenes System baut auf ihrem Ablauf auf. Ohne ihn bauen wir nur eine weitere Box.

Unsicher, ob Box oder eigenes System?

Schreiben Sie uns, was Ihre Disponenten heute außerhalb des Systems erledigen. Wir melden uns innerhalb von zwei Arbeitstagen und wählen gemeinsam, was wir zuerst lösen. Wir sagen Ihnen auch, wenn eine besser eingestellte Box reicht.

Wenn Sie lieber zuerst sprechen möchten, buchen Sie ein 15-Minuten-Meeting mit Filip.

Was läuft in Ihrer Spedition heute außerhalb des Systems?

Häufige Fragen

Was ist Speditionssoftware (TMS)?

Ein TMS ist ein Transportmanagementsystem. Es hält Aufträge, Frachtführer, Preise, Dokumente und den Sendungsstatus. Standard-TMS kosten monatlich pro Benutzer, ein eigenes System wird nach der Arbeitsweise Ihrer Disponenten gebaut.

Wann reicht eine Standard-Speditionssoftware?

Wenn Sie ähnlich wie die meisten Speditionen arbeiten und Ausnahmen selten sind. Eine Box kann nicht, worin sich Ihre Firma unterscheidet. Wenn Sie diese Ausnahmen ohne Stress von Hand schaffen, brauchen Sie kein eigenes System.

Wann lohnt sich ein eigenes System für eine Spedition?

Wenn Sie mehr Zeit damit verbringen, die Software zu umgehen, als in ihr zu arbeiten. Typisch bei der Frachtführersuche, der Preisbildung oder Kommunikation, die bei Ihnen anders läuft als bei der Konkurrenz.

Lässt sich ein Standard-TMS mit einer eigenen Lösung kombinieren?

Ja, und das ist oft der beste Anfang. Das Standardsystem bleibt für Abrechnung und Dokumente. Daneben bauen wir nur den Teil, den die Box nicht kann, und verbinden beide.

Wem gehören die Daten in einem eigenen Speditionssystem?

Ihnen. Code, Daten und Infrastruktur gehören dem Kunden vom ersten Tag an. Wenn Sie einmal den Anbieter wechseln, bekommen Sie Code, Dokumentation und Zugänge.