Špedičný softvér: krabica, alebo vlastný systém?

Dispečer hľadá dopravcu po telefóne, objednávky sú v Exceli a hotový špedičný softvér na to sedí len napoly. Hotový TMS stačí, kým pracujete ako väčšina špedícií. Keď vás od konkurencie odlišuje práve spôsob práce dispečera, krabica ho začne brzdiť.

Vlastný systém sa oplatí od chvíle, keď viac času strávite obchádzaním softvéru než prácou v ňom. Nižšie je porovnanie, päť otázok na rozhodnutie a jeden príklad zo špedície.

Čo hotový špedičný softvér robí dobre?

Hotový TMS rieši to, čo majú všetky špedície rovnaké: objednávky, dopravcovia, dokumenty, fakturácia a stav zásielky. Spustíte ho rýchlo a platíte mesačne za používateľa.

Ak je vašou výhodou cena, rýchlosť odpovede alebo sieť dopravcov, práve táto časť je jadro firmy. Vtedy ju krabica tlačí do Excelu, e-mailu a telefónu.

Krabica, alebo vlastný systém: porovnanie

Ako spoznať, že vás dodávateľ už drží viac, ako chcete, píšeme v článku Vendor lock-in: ako ho spoznať.

Dá sa hotový TMS skombinovať s vlastným systémom?

Áno. Medzi krabicou a vlastným systémom je tretia cesta. Hotový TMS si nechate na fakturáciu a dokumenty. Vedľa neho postavíme len tú časť, ktorú nevie, a obe prepojíme. Tak sa zvyčajne začína najlacnejšie.

Na diagrame je tá istá objednávka v troch systémoch. Rozdiel nie je v dokumentoch ani vo fakturácii. Rozdiel je v tom, kde dispečer hľadá dopravcu a kde žijú ceny a výnimky.

Ako sa rozhodnúť: 5 otázok

Zaškrtnite, čo o vás platí. Každý nezaškrtnutý bod je bod pre vlastný systém alebo aspoň pre doplnok ku krabici.

Vyskúšajte prvý mesiac. Ak nedodáme, čo sme si spísali, vrátime 50 %. Mesačné predplatné od 3 980 € bez DPH, pozastavíte alebo zrušíte kedykoľvek. Alebo fixná cena za projekt: napíšte nám, čo potrebujete, a pošleme vám cenovú ponuku. Kód, dáta a infraštruktúra patria klientovi od prvého dňa. Bez poplatku za používateľa.

Ako to vyzerá v praxi

Pre špedičnú firmu KIABA sme postavili a prevádzkujeme ich systém. Špeditéri predtým hľadali dopravcov ručne v tabuľkách, starých e-mailoch a cez telefonáty. Dnes sú všetci dopravcovia na jednom mieste, na mape a s filtrami.

Nezačali sme celým TMS. Postup bol takýto:

Zrýchlenie neprinieslo AI. Priniesla ho mapa, filter na okruh a vyhľadávanie, ktoré nájde „Žilinu“ aj bez diakritiky. Ponuku „jedným klikom na všetky burzy“ sme odmietli. Najprv museli byť dáta na jednom mieste.

Úprimne: prvá verzia bola dlho poloprázdna. Systém je taký dobrý, aké sú dáta v ňom, a dopĺňať ich stojí čas, ktorý dispečeri často nemajú. S tým počítajte od začiatku.

Práva ku kódu aj dáta patria firme. Pri odchode od nás dostane kód, dokumentáciu a prístupy. Ako sme u nich nahrádzali zdieľaný Excel, opisujeme v článku Zdieľaný Excel pre viac ľudí: prečo sa to kazí.

Takéto systémy staviame v rámci služby softvér na mieru. Od roku 2023 máme za sebou 15+ produkčných projektov.

Kedy to neodporúčame

• Pracujete ako väčšina špedícií. Štandardné prepravy, málo výnimiek, nikto si nevedie vlastný Excel. Hotový TMS vám stačí.
• Krabicu ste ešte poriadne nenastavili. Najprv vyskúšajte, čo vie. Nastavenie je lacnejšie ako nový systém.
• Chcete celý TMS v prvom mesiaci. To nedodá nikto poctivo. Začíname jednou obrazovkou, ktorá šetrí najviac času.
• Nikto z dispečerov nemá čas ukázať, ako pracuje. Vlastný systém stojí na ich postupe. Bez neho postavíme ďalšiu krabicu.

Neviete, či krabica, alebo vlastný systém?

Napíšte nám, čo dnes dispečeri riešia mimo systému. Ozveme sa do dvoch pracovných dní a spolu vyberieme, čo vyriešime ako prvé. Povieme vám aj to, ak vám stačí lepšie nastavená krabica.

Ak sa chcete najprv porozprávať, dohodnite si meeting na 15 minút s Filipom.

Čo vo vašej špedícii dnes beží mimo systému?

Časté otázky

Čo je špedičný softvér (TMS)?

TMS je systém na riadenie prepráv. Drží objednávky, dopravcov, ceny, dokumenty a stav zásielky. Hotové TMS sa platia mesačne za používateľa, vlastný systém sa stavia podľa toho, ako pracujú vaši dispečeri.

Kedy stačí hotový špedičný softvér?

Keď pracujete podobne ako väčšina špedícií a výnimky sú zriedkavé. Krabica nevie to, čím sa vaša firma líši. Ak tie výnimky zvládnete ručne bez stresu, vlastný systém nepotrebujete.

Kedy sa oplatí vlastný systém pre špedíciu?

Keď viac času strávite obchádzaním softvéru než prácou v ňom. Typicky pri hľadaní dopravcu, cenotvorbe alebo komunikácii, ktorá je u vás iná ako u konkurencie.

Dá sa hotový TMS skombinovať s vlastným riešením?

Áno, a často je to najlepší začiatok. Hotový systém ostane na fakturáciu a dokumenty. Vedľa neho postavíme len tú časť, ktorú krabica nevie, a prepojíme ich.

Komu patria dáta vo vlastnom špedičnom systéme?

Vám. Kód, dáta aj infraštruktúra patria klientovi od prvého dňa. Ak raz zmeníte dodávateľa, dostanete kód, dokumentáciu a prístupy.