Współdzielony Excel dla wielu użytkowników: dlaczego się psuje

Współdzielony Excel dla wielu użytkowników działa, jeśli plik jest na OneDrive lub w SharePoint i wszyscy otwierają go w Microsoft 365. Psuje się, gdy dwie osoby edytują ten sam wiersz, gdy ktoś otworzy plik w starym Excelu albo gdy ludzie potrzebują różnych uprawnień. Współtworzenie rozwiązuje jednoczesne pisanie. Nie utrzymuje porządku w danych.

Poniżej opisujemy, jak dobrze ustawić udostępnianie, co rozwiązuje, a czego nie. I kiedy przychodzi czas na system.

Jak ustawić Excel dla wielu użytkowników?

Microsoft nazywa to współtworzeniem. Ustawia się je w pięciu krokach:

Może szukają Państwo starej opcji udostępniania skoroszytu. Microsoft traktuje ją jako starszą funkcję i zamiast niej zaleca współtworzenie. Proszę do niej nie wracać.

Co rozwiązuje współtworzenie w Microsoft 365, a czego nie?

Lewa kolumna wystarcza do wspólnej listy kilku osób. Prawa kolumna to powód, dla którego współdzielony Excel w firmie prędzej czy później się psuje.

Dlaczego współdzielony Excel się psuje?

Nie dlatego, że Excel jest zły. Dlatego, że robi dokładnie to, do czego go zaprojektowano. To arkusz kalkulacyjny, a nie system, który wie, kto co robi.

Wygrywa ostatni. Gdy dwie osoby edytują tę samą komórkę, Excel zwykle zachowuje ostatnią zapisaną zmianę. Pierwsza osoba nigdy się o tym nie dowie.

Jeden stary Excel blokuje wszystkich. Wystarczy jeden współpracownik ze starą wersją, a wszyscy pozostali dostają komunikat, że plik jest zablokowany. Nikt nie wie dlaczego.

Zmiany offline przychodzą później. To, co współpracownik wpisze na laptopie bez internetu, scala się dopiero po ponownym połączeniu. Do tego czasu pracują Państwo na innym stanie.

Rada Microsoftu to tak naprawdę obejście. Żeby uniknąć konfliktów, Microsoft sugeruje przydzielić każdemu obszary lub arkusze. W firmie wygląda to jak telefon: „Nie ruszaj, robię oferty”. Gdy ludzie blokują plik przez telefon, udostępnianie już nie pomaga.

Hasło to nie uprawnienia. Arkusz zablokowany hasłem chroni przed pomyłkami. Ale prędzej czy później hasło znają wszyscy, którzy muszą w nim pisać.

Kiedy współdzielony Excel trzeba zastąpić systemem?

Proszę zaznaczyć, co jest prawdą w Państwa przypadku. Każdy niezaznaczony punkt to jeden sygnał, że udostępnianie już nie wystarcza. Wystarczą dwa.

Wynik pierwszego miesiąca spisujemy przed startem. Jeśli go nie dostarczymy, zwrócimy 50 %. Miesięczna subskrypcja od 3 980 € netto, którą mogą Państwo w każdej chwili wstrzymać lub anulować. Albo stała cena za projekt: proszę napisać, czego Państwo potrzebują, a wyślemy ofertę cenową. Kod, dane i infrastruktura należą do klienta od pierwszego dnia.

Jeśli współdzielą Państwo klientów, pomoże artykuł Excel jako CRM: gdzie się psuje. Jeśli współdzielą Państwo stany magazynowe, artykuł Magazyn w Excelu: kiedy przejść na system. Wszystkie pięć sygnałów dla całej firmy jest w artykule Kiedy Excel przestaje firmie wystarczać?.

Otwórz checklistę: kiedy Excel już nie wystarcza (online lub PDF)

Zanim cokolwiek Państwo zautomatyzują, proszę spisać jeden proces. Wypełnij mapę procesu online lub w Excelu

Jak to wyglądało w jednej spedycji?

W spedycji KIABA kontakty do przewoźników żyły w osobistych plikach Excel i w głowach ludzi. Zlecenia i oferty były w jednym współdzielonym skoroszycie. Proces niosły kolory: gotowe, oferta, w toku. Gdy właściciel ukrył kolumnę, zmianę widzieli wszyscy. Współdzielony skoroszyt współdzieli też swoje ustawienia.

Gdy budowaliśmy system, chcieli widzieć, kto gdzie pisze. Odmówiliśmy dowolnego wybierania kolorów. Kolor musi wynikać ze statusu, inaczej arkusz znowu kłamie. Dziś mają jeden system z rolami administratora i użytkownika. Takie przejście robimy jako oprogramowanie na zamówienie, proces po procesie.

Kiedy tego nie polecamy

• W pliku pisze kilka osób i każda ma swoją część. Wystarczy współtworzenie w Microsoft 365. Proszę je ustawić według kroków powyżej.
• Jeden współpracownik ze starym Excelem blokuje plik. Proszę zaktualizować jego Excel albo poprosić, by otwierał plik w przeglądarce. System nie jest potrzebny.
• Potrzebują Państwo tylko widzieć, kto co zmienił. Pokazuje to historia wersji w Microsoft 365. Proszę nie kupować niczego nowego.

Czy ludzie w Państwa firmie walczą o jeden plik?

Proszę przesłać nam współdzielony Excel, który sprawia najwięcej kłopotów. Odezwiemy się w ciągu dwóch dni roboczych z kilkoma pytaniami o Państwa pracę. Potem ustalimy, co zrobimy najpierw.

Jeśli wolą Państwo najpierw porozmawiać, proszę zarezerwować 15-minutową rozmowę wstępną.

Ile razy w tym tygodniu ktoś powiedział „nie ruszaj”?

Najczęstsze pytania

Jak utworzyć współdzielony plik Excel dla wielu użytkowników?

Proszę zapisać plik jako .xlsx na OneDrive lub w SharePoint, włączyć Autozapis i wysłać współpracownikom link z prawem edycji. Każdy potrzebuje Microsoft 365 lub Excela w przeglądarce.

Czy kilka osób może pisać w Excelu jednocześnie?

Tak, dzięki współtworzeniu w Microsoft 365. Ale gdy dwie osoby zmienią tę samą komórkę, zwykle wygrywa ostatnia zapisana zmiana. A każdy może nadpisać wszystko.

Dlaczego mój współdzielony Excel ciągle się blokuje?

Najczęściej dlatego, że ktoś otworzył go w wersji Excela, która nie obsługuje współtworzenia. Wystarczy jedna osoba, a wszyscy pozostali dostają komunikat, że plik jest zablokowany. Proszę też sprawdzić, czy plik nie jest tylko do odczytu.

Czy można kontrolować, kto co edytuje we współdzielonym Excelu?

Tylko w ograniczonym stopniu. Arkusz można zablokować hasłem, ale to nie są uprawnienia dla osoby ani dla wiersza. Jeśli handlowiec ma widzieć tylko swoich klientów, potrzebny jest system.

Kiedy współdzielony Excel trzeba zastąpić systemem?

Gdy ludzie umawiają się co do pliku przez telefon, gdy nadpisywane są cudze wiersze, gdy potrzebne są uprawnienia dla osób albo gdy błąd w arkuszu już kosztował pieniądze.