Excel ako CRM: kde sa to láme

Excel ako CRM funguje, kým jedného zákazníka rieši jeden človek. Láme sa, keď ho riešia dvaja a poznámky si píše každý inde. Alebo keď sa zabudne zavolať, lebo tabuľka nikomu nič nepripomenie.

Nižšie je jednoduchá štruktúra, s ktorou Excel ako CRM vydrží dlhšie. Potom päť miest, kde sa láme, a čo vtedy zvoliť.

Ako postaviť jednoduché CRM v Exceli?

Najčastejšia chyba je jeden veľký hárok. Firma, kontakt, posledný telefonát a poznámka v jednej bunke. Po pol roku je v bunke román a nikto v ňom nič nenájde.

Lepšie sú tri hárky. Každý drží jeden druh vecí.

Stiahnite si checklist Kedy Excel prestáva stačiť (PDF)

Tri malé triky, ktoré pomôžu hneď:

1. IČO namiesto názvu. „Novák s. r. o.“ a „NOVAK sro“ sú pre Excel dve firmy. IČO je len jedno.
2. Stav ako zoznam. Cez Overenie údajov nastavte pevné hodnoty: nový, ponuka, obchod, stratený. Žiadne farby.
3. Filter na dnešok. V Aktivitách pridajte stĺpec =[@[Termín ďalšieho kroku]]<=TODAY(). Ráno si vyfiltrujte TRUE (pravda) a máte zoznam, komu treba zavolať.

Kde sa Excel ako CRM láme?

Láme sa na piatich miestach. Zaškrtnite, čo o vás platí. Každý nezaškrtnutý bod je jedno slabé miesto.

Najviac bolí história v cudzej schránke. Keď obchodník odíde, odíde aj ona. Prečo sa kazí súbor, do ktorého píše viac ľudí naraz, je v článku Zdieľaný Excel pre viac ľudí: prečo sa to kazí.

Čo namiesto Excelu: hotové CRM, alebo vlastný systém?

Rozhoduje, či je zákazník len riadok v predajnom lieviku, alebo je prepojený s ďalšou prácou vo firme.

Vlastný systém staviame v rámci automatizácie procesov vo firme.

Presne tak to vyzeralo v jednej špedičnej firme: kontakty na dopravcov boli v Exceloch a e-mailoch a starý systém našiel len dopravcu, ktorý už raz viezol. Dnes majú vlastný vyhľadávač dopravcov.

Aj my sme hotové CRM mali. Obchodná pipeline v ňom bola prázdna a používali sme ho len ako adresár. Pred zrušením sme z neho všetko vyexportovali, lebo väčšinu firiem sme nemali nikde inde. Preto tá otázka na dáta pred podpisom.

Čo s e-mailmi od zákazníkov?

Tu Excel prehrá vždy. Komunikácia so zákazníkom žije v schránke, nie v tabuľke. A schránka nevie, ktorá objednávka patrí ku ktorému e-mailu.

U klienta s online predajom sme e-maily od zákazníkov napojili na systém, ktorý pozná ich objednávky.

Nemuseli sme na to meniť celý predaj. Vymenili sme jeden proces, ten, ktorý zaberal najviac času. Rovnako odporúčame začať aj vám.

Ako prejsť z Excelu na CRM bez straty dát?

Ak máte tabuľku upratanú podľa troch hárkov vyššie, prechod je jednoduchý. Postupujte v tomto poradí:

Ak máte v tabuľkách aj sklad, pozrite si Skladová evidencia v Exceli: kedy už nestačí. Celkový pohľad na všetky procesy je v článku Kedy Excel prestáva stačiť firme.

Kedy to neodporúčame

• Predáva jeden človek a znaky vyššie u vás neplatia. Ostaňte v Exceli s tromi hárkami. Nás nepotrebujete.
• Predávate bežne: dopyt, ponuka, obchod, faktúra. Kúpte hotové CRM. Overte len, ako z neho dostanete dáta.
• Ľudia do tabuľky nezapisujú. Nový systém to nevyrieši. Najprv pravidlo: každý telefonát sa zapíše hneď.

Strácate zákazníkov medzi tabuľkami?

Pošlite nám váš zákaznícky Excel, aj neupratený. Ozveme sa do dvoch pracovných dní a spolu vyberieme, čo vyriešime ako prvé.

Ak sa chcete najprv porozprávať, dohodnite si meeting na 15 minút s Filipom.

Koľko ponúk vám minulý mesiac vychladlo, lebo nikto nezavolal?

Časté otázky

Dá sa Excel používať ako CRM?

Áno, kým jedného zákazníka rieši jeden človek a zákazníkov je toľko, že ich máte v hlave. Stačia tri hárky: Firmy, Kontakty a Aktivity.

Kedy Excel ako CRM prestáva stačiť?

Keď jedného zákazníka riešia dvaja ľudia, keď sa zabúda na ďalší krok so zákazníkom, keď história komunikácie žije v cudzej e-mailovej schránke alebo keď prehľad za mesiac skladáte ručne. Stačia dva z týchto znakov.

Ako zabrániť duplicitám zákazníkov v Exceli?

Každá firma má jeden riadok a jednoznačný kľúč. Na Slovensku a v Česku je najlepší kľúč IČO, nie názov firmy. Kontakty a aktivity na firmu odkazujú cez tento kľúč.

Hotové CRM, alebo vlastný systém?

Ak predávate bežne, teda dopyt, ponuka, obchod, hotové CRM stačí. Vlastný systém má zmysel, keď je zákazník prepojený s vašimi zákazkami, prepravami alebo skladom a hotové CRM to nevidí.