Vytěžování faktur: stačí OCR, nebo je potřeba systém?

Faktury ručně přepisujeme do účetnictví a první nápad je nástroj na vytěžování faktur. Vytěžovací nástroj přečte PDF a vyplní pole. Schválení, párování s objednávkou a zaúčtování ale často zůstanou ručně.

Pokud většina času jde právě tam, potřebujete automatizaci celého toku, ne lepší OCR. Níže je, jak to změřit za jedno odpoledne, naše vlastní čísla a kdy vám stačí krabice.

Co vytěžování faktur udělá a co ne?

Zpracování faktury má pět kroků. Vytěžovací nástroj spolehlivě řeší jeden z nich. Ostatní záleží na tom, jaký nástroj si vyberete a jak ho napojíte.

Vytěžování je dobrý nástroj na krok 2. Problém nastane, když si od něj slibujete úsporu času v krocích 3 až 5.

Kde se u faktur ve skutečnosti ztrácí čas?

Než si vyberete nástroj, změřte to. Stačí jedno odpoledne a stopky.

Pokud většina času připadne na krok 2, kupte vytěžovací nástroj. Pokud na kroky 3 až 5, OCR vám ušetří jen malou část.

Náš příklad: vlastní účetnictví

V našem vlastním účetnictví jsme faktury z e-mailů přepisovali ručně. Jedna faktura zabrala 10 až 15 minut. Hotový vytěžovací nástroj jsme nekupovali. Chtěli jsme zůstat v účetním programu, který už používáme.

Postavili jsme automatizaci, která faktury čte přímo v e-mailu a zapisuje je do účetního programu. Dnes trvá jedna faktura méně než minutu. 70 % projde úplně bez člověka a běží to přes dva roky.

Zbylých 30 % jde přes člověka záměrně. Skenovaná faktura, nový dodavatel nebo víc sazeb DPH skončí před někým, kdo je zkontroluje. V účetnictví je lepší zeptat se dvakrát než jednou špatně zaúčtovat.

Jedna z lekcí: stejný dodavatel měl na fakturách název zapsaný různě. Vznikaly duplicity, dokud jsme dodavatele nezačali párovat přes IČO.

Podobně fungují i objednávky z e-mailu. Postup popisujeme v článku Automatické zpracování objednávek z e-mailu.

Jak se rozhodnout: OCR, nebo systém?

Vytěžovací nástroj vám stačí, pokud:

• Většina času jde na přepisování polí, ne na kontrolu.
• Faktury nemusíte párovat s objednávkami ani dodacími listy.
• Schvaluje jeden člověk a nepotřebuje k tomu pravidla.
• Váš účetní program umí výsledek importovat bez dalšího přepisování.

Automatizaci celého toku potřebujete, pokud platí aspoň jedno. Zaškrtněte, co o vás platí:

Takový systém je u nás v předplatném, bez poplatku za uživatele. Vyzkoušejte první měsíc. Pokud nedodáme, co jsme si sepsali, vrátíme 50 %. Měsíční předplatné od 3 980 € bez DPH, pozastavíte nebo zrušíte kdykoli. Nebo fixní cena za projekt: napište nám, co potřebujete, a pošleme vám cenovou nabídku. Kód, data a infrastruktura patří klientovi od prvního dne.

Jestli na váš případ stačí automatizace, nebo už je potřeba AI agent, rozebíráme v článku Co je AI agent?. Jak takovou automatizaci postavíme u vás, je na stránce automatizace firmy. Kolik vás ruční práce stojí dnes, spočítá kalkulačka návratnosti automatizace.

Kdy to nedoporučujeme

• Faktur je málo. U pár faktur měsíčně se automatizace nevrátí. Přepisujte dál nebo použijte vytěžování ve vašem programu.
• Váš účetní program už vytěžování má a stačí vám. Zapněte ho. Nový systém není potřeba.
• Čekáte 100 % faktur bez člověka. Taková automatizace není poctivá. Někdo musí přebírat výjimky.
• Nikdo neumí říct, jak se faktury dnes schvalují. Nejdřív postup sepište. Automatizovat chaos znamená mít rychlejší chaos.

Nevíte, jestli vám stačí vytěžování?

Pošlete nám, co dnes s fakturami děláte ručně, krok po kroku. Ozveme se do dvou pracovních dnů a společně vybereme, co vyřešíme jako první. Řekneme vám i to, když vám stačí vytěžovací nástroj.

Pokud si chcete nejdřív promluvit, domluvte si meeting na 15 minut s Filipem.

Který krok u faktur vás dnes stojí nejvíc času?

Časté otázky

Co je vytěžování faktur?

Vytěžování faktur znamená, že software přečte PDF nebo sken a vytáhne z něj údaje: dodavatele, IČO, částky, DPH a splatnost. Údaje pak není nutné přepisovat ručně. Co se s nimi stane dál, záleží na nástroji.

Stačí na faktury OCR?

Stačí, když čas jde hlavně na přepisování polí. Pokud jde na kontrolu, schvalování faktur, párování s objednávkou nebo zápis do účetnictví, OCR ho neušetří. Pak je potřeba automatizovat celý tok.

Kolik faktur se dá zpracovat bez člověka?

V našem vlastním účetnictví projde 70 % faktur úplně bez člověka. Zbytek jde k člověku záměrně: skenované faktury, noví dodavatelé nebo víc sazeb DPH. Úplně bez kontroly bychom to nedoporučovali.

Je kvůli automatizaci faktur potřeba měnit účetní program?

Ne. Automatizaci napojíme na program, který už máte, pokud má API nebo import. Účetní pracuje dál tam, kde je zvyklá.