Skladová evidencia v Exceli: kedy už nestačí

Skladová evidencia v Exceli stačí, kým s tovarom pracuje jeden človek a každý pohyb zapisuje hneď. Systém potrebujete, keď príjem, výdaj a predaj robia rôzni ľudia. Vtedy stav v tabuľke prestane sedieť s regálom.

Nižšie je jednoduchá štruktúra tabuľky, ktorá vydrží roky. Potom päť znakov, že už nestačí, a ako prejsť na systém bez chaosu.

Ako má vyzerať jednoduchá skladová evidencia v Exceli?

Najčastejšia chyba je jeden hárok, v ktorom sa stav ručne prepisuje. Po mesiaci nikto nevie, prečo je tam 50, a nie 47. Lepšie sú dva hárky a jedno pravidlo: stav nikto nepíše, stav sa počíta.

Ako ju rozbehnúť za jedno popoludnie?

Stačia štyri kroky v bežnom Exceli, bez makier.

Táto štruktúra má ešte jednu výhodu. Ak raz prejdete na systém, hárok Pohyby sa prenesie takmer bez práce.

Ako zapísať inventúru v Exceli?

Inventúru nezapisujte prepísaním stavu. Zapíšte rozdiel ako pohyb s typom inventúra. Napočítali ste 47, tabuľka ukazuje 50? Pridáte riadok s mínus 3.

Stĺpce Doklad a Kto vyzerajú zbytočne, kým stav sedí. Potom sú to jediné stĺpce, podľa ktorých zistíte, kde sa tovar stratil.

Podľa čoho spoznáte, že Excel na sklad už nestačí?

Zaškrtnite, čo o vás platí. Každý nezaškrtnutý bod je jeden znak, že tabuľka nestačí. Systém sa oplatí riešiť od dvoch znakov.

Ak sa vás týka hlavne zapisovanie z viacerých miest, prečítajte si, prečo sa zdieľaný Excel pre viac ľudí kazí. Širší pohľad na všetky procesy, nielen sklad, je v článku Kedy Excel prestáva stačiť firme.

Stiahnite si checklist Kedy Excel prestáva stačiť (PDF)

Čo namiesto Excelu na sklad?

Nie vždy vlastný systém. Vyberajte podľa toho, aký obyčajný je váš sklad.

Úprimne: samostatnú skladovú evidenciu sme zatiaľ nikomu nestavali. Staviame systémy naviazané na proces firmy, v rámci automatizácie procesov vo firme. Ak sa vás týka prvý alebo druhý stĺpec, nás nepotrebujete.

Ako prejsť z Excelu na systém bez chaosu?

Z prechodu jednej firmy z Excelu na systém máme tri pravidlá.

Nezačínajte veľkým presunom. Systém naviažte na prácu, ktorú ľudia robia každý deň. V jednej špedičnej firme bol nový systém dlho poloprázdny. Ľudia ho vypĺňali popri práci, nie počas nej. Pri sklade z toho plynie jedno: každý príjem a výdaj sa zapíše tam, kde sa deje.

Nechajte cestu späť. Export do Excelu upokojí aj najväčšieho skeptika. Keď ľudia vedia, že sa môžu vrátiť k Excelu, systém skúsia ochotnejšie.

Export robte bezpečne. Keď niekto napíše názov firmy so znakom „=“ na začiatku, Excel ho pri otvorení exportu môže spustiť ako vzorec. V systéme pre túto špedičnú firmu preto takýto text pri exporte ošetrujeme. Spýtajte sa na to aj svojho dodávateľa.

Rovnaký prístup sme použili aj vo vlastnom účtovníctve. Nevymenili sme všetko. Vymenili sme jeden proces, ktorý sa opakoval stále dookola: spracovanie faktúr.

Koľko vás ručné zapisovanie stojí, spočíta kalkulačka návratnosti automatizácie. Ak sú u vás zásoby len časť problému a zákazníci žijú v ďalšej tabuľke, pozrite si aj Excel ako CRM: kde sa to láme.

Kedy to neodporúčame

• S tovarom pracuje jeden človek a stav sedí. Ostaňte v Exceli. Štruktúra s dvoma hárkami nič nestojí a nás nepotrebujete.
• Máte účtovný alebo fakturačný program so skladovým modulom. Skúste najprv ten. Bežný sklad funguje všade podobne.
• Váš sklad je obyčajný: príjem, výdaj, predaj. Kúpte hotový skladový program. Overte len export dát.
• Pohyby sa zapisujú večer z papierika. Nový systém to sám nevyrieši. Najprv pravidlo: pohyb sa zapíše hneď tam, kde sa deje.

Je váš sklad viac v hlave ako v tabuľke?

Pošlite nám váš skladový Excel, aj neupratený. Ozveme sa do dvoch pracovných dní a spolu vyberieme, čo vyriešime ako prvé.

Ak sa chcete najprv porozprávať, dohodnite si meeting na 15 minút s Filipom.

Koľko vás stojí jedna inventúra, ktorá nesedí?

Časté otázky

Dá sa viesť skladová evidencia v Exceli?

Áno, kým s tovarom pracuje jeden človek a každý pohyb zapisuje hneď. Stačia dva hárky: Položky a Pohyby. Stav sa počíta vzorcom, nikto ho neprepisuje ručne.

Ako v Exceli vypočítať aktuálny stav zásob?

Príjmy zapisujte kladne, výdaje záporne. Stav položky je súčet jej pohybov, napríklad vzorcom SUMIFS nad tabuľkou Pohyby podľa kódu položky.

Ako zapísať inventúru v Exceli?

Neprepisujte stav. Zapíšte rozdiel ako nový pohyb s typom „inventúra“. Ak ste napočítali 47 kusov a tabuľka ukazuje 50, zapíšete mínus 3.

Kedy treba na sklad systém namiesto Excelu?

Keď do súboru píšu viacerí ľudia z rôznych miest, keď predávate tovar, ktorý už nemáte, keď stav pri inventúre nesedí a nikto nevie prečo, alebo keď súbor drží jeden človek. Stačia dva z týchto znakov.

Čo bude s dátami z Excelu po prechode na systém?

Ak máte čistú tabuľku pohybov, prenesie sa takmer bez práce. A dobrý systém vám vie dáta kedykoľvek vrátiť späť do Excelu.