Rechnungsdaten auslesen: OCR-Tool oder ganzes System?

Wir tippen Rechnungen von Hand in die Buchhaltung ab, und die erste Idee ist ein Tool zum Auslesen von Rechnungen. Ein OCR-Tool liest das PDF und füllt die Felder aus. Freigabe, Abgleich mit der Bestellung und Verbuchung bleiben aber oft manuell.

Wenn die meiste Zeit genau dort verloren geht, brauchen Sie eine Automatisierung des ganzen Ablaufs, kein besseres OCR. Unten steht, wie Sie das an einem Nachmittag messen, unsere eigenen Zahlen und wann ein fertiges Tool reicht.

Was leistet das Auslesen von Rechnungen, und was nicht?

Die Verarbeitung einer Rechnung hat fünf Schritte. Ein OCR-Tool löst einen davon zuverlässig. Der Rest hängt davon ab, welches Tool Sie wählen und wie Sie es anbinden.

Auslesen ist ein gutes Werkzeug für Schritt 2. Schwierig wird es, wenn Sie sich davon Zeitersparnis in den Schritten 3 bis 5 versprechen.

Wo geht bei Rechnungen wirklich Zeit verloren?

Messen Sie es, bevor Sie ein Tool wählen. Ein Nachmittag und eine Stoppuhr reichen.

Fällt die meiste Zeit auf Schritt 2, kaufen Sie ein OCR-Tool. Fällt sie auf die Schritte 3 bis 5, spart Ihnen OCR nur einen kleinen Teil.

Unser Beispiel: die eigene Buchhaltung

In unserer eigenen Buchhaltung haben wir Rechnungen aus E-Mails von Hand abgetippt. Eine Rechnung dauerte 10 bis 15 Minuten. Ein fertiges OCR-Tool haben wir nicht gekauft. Wir wollten in dem Buchhaltungsprogramm bleiben, das wir schon nutzen.

Wir haben eine Automatisierung gebaut, die Rechnungen direkt im Postfach liest und ins Buchhaltungsprogramm schreibt. Heute dauert eine Rechnung weniger als eine Minute. 70 % laufen ganz ohne Menschen durch, und das seit über zwei Jahren.

Die restlichen 30 % gehen bewusst über einen Menschen. Eine gescannte Rechnung, ein neuer Lieferant oder mehrere Steuersätze landen bei jemandem, der sie prüft. In der Buchhaltung fragt man besser zweimal, als einmal falsch zu buchen.

Eine Lektion: Derselbe Lieferant schrieb seinen Namen auf Rechnungen unterschiedlich. So entstanden Dubletten, bis wir Lieferanten über die Firmennummer abgeglichen haben.

Ähnlich funktionieren Aufträge aus E-Mails. Den Ablauf beschreiben wir im Artikel Aufträge aus E-Mails automatisch verarbeiten.

So entscheiden Sie: OCR oder System?

Ein OCR-Tool reicht, wenn:

• Die meiste Zeit ins Abtippen von Feldern geht, nicht in die Prüfung.
• Sie Rechnungen nicht mit Bestellungen oder Lieferscheinen abgleichen müssen.
• Eine Person freigibt und dafür keine Regeln braucht.
• Ihr Buchhaltungsprogramm das Ergebnis ohne weiteres Abtippen importieren kann.

Sie brauchen eine Automatisierung des ganzen Ablaufs, wenn mindestens eins zutrifft. Haken Sie ab, was für Sie gilt:

Ein solches System ist bei uns Teil des Abos, ohne Gebühr pro Benutzer. Testen Sie den ersten Monat. Liefern wir nicht, was wir aufgeschrieben haben, erstatten wir 50 %. Monatsabo ab 3.980 € zzgl. MwSt., jederzeit pausierbar oder kündbar. Oder ein Festpreis pro Projekt: Schreiben Sie uns, was Sie brauchen, und wir schicken Ihnen ein Angebot. Code, Daten und Infrastruktur gehören dem Kunden ab dem ersten Tag.

Ob für Ihren Fall eine Automatisierung reicht oder schon ein KI-Agent nötig ist, steht im Artikel Was ist ein KI-Agent?. Wie wir so eine Automatisierung bei Ihnen bauen, steht auf der Seite Prozessautomatisierung. Was Sie die Handarbeit heute kostet, rechnet der ROI-Rechner für Automatisierung aus.

Wann wir davon abraten

• Sie haben wenige Rechnungen. Bei einer Handvoll im Monat zahlt sich Automatisierung nicht aus. Tippen Sie weiter ab oder nutzen Sie das Auslesen in Ihrem Programm.
• Ihr Buchhaltungsprogramm kann schon auslesen, und das reicht. Schalten Sie es ein. Ein neues System brauchen Sie nicht.
• Sie erwarten 100 % der Rechnungen ohne Menschen. Eine Automatisierung, die das verspricht, ist nicht ehrlich. Jemand muss die Ausnahmen übernehmen.
• Niemand kann sagen, wie Rechnungen heute freigegeben werden. Schreiben Sie den Ablauf zuerst auf. Wer Chaos automatisiert, bekommt schnelleres Chaos.

Unsicher, ob Auslesen reicht?

Schicken Sie uns, was Sie heute mit Rechnungen von Hand machen, Schritt für Schritt. Wir melden uns innerhalb von zwei Arbeitstagen und wählen gemeinsam, was wir zuerst lösen. Wir sagen Ihnen auch, wenn ein OCR-Tool reicht.

Wenn Sie lieber zuerst sprechen möchten, buchen Sie ein 15-Minuten-Meeting mit Filip.

Welcher Schritt bei Rechnungen kostet Sie heute am meisten Zeit?

Häufige Fragen

Was bedeutet Rechnungsdaten auslesen?

Software liest ein PDF oder einen Scan und zieht die Daten heraus: Lieferant, Firmennummer, Beträge, Umsatzsteuer und Fälligkeit. Niemand muss sie abtippen. Was danach mit den Daten passiert, hängt vom Tool ab.

Reicht OCR für Rechnungen?

Ja, wenn die Zeit vor allem ins Abtippen von Feldern geht. Geht sie in Prüfung, Freigabe, Abgleich mit Bestellungen oder Verbuchung, spart OCR sie nicht. Dann muss der ganze Ablauf automatisiert werden.

Wie viele Rechnungen lassen sich ohne Menschen verarbeiten?

In unserer eigenen Buchhaltung laufen 70 % der Rechnungen ganz ohne Menschen durch. Der Rest geht bewusst an einen Menschen: gescannte Rechnungen, neue Lieferanten oder mehrere Steuersätze. Ganz ohne Kontrolle würden wir es nicht empfehlen.

Muss man für die Rechnungsautomatisierung die Buchhaltungssoftware wechseln?

Nein. Wir binden die Automatisierung an das Programm an, das Sie schon nutzen, sofern es eine API oder einen Import hat. Ihre Buchhaltung arbeitet weiter, wo sie es gewohnt ist.