Vyťažovanie faktúr: stačí OCR, alebo treba systém?

Faktúry ručne prepisujeme do účtovníctva a prvý nápad je nástroj na vyťažovanie faktúr. Vyťažovací nástroj prečíta PDF a vyplní polia. Schválenie, párovanie s objednávkou a zaúčtovanie však často ostanú ručne.

Ak väčšina času ide práve tam, potrebujete automatizáciu celého toku, nie lepšie OCR. Nižšie je, ako to zmerať za jedno popoludnie, naše vlastné čísla a kedy vám stačí krabica.

Čo vyťažovanie faktúr urobí a čo nie?

Spracovanie faktúry má päť krokov. Vyťažovací nástroj spoľahlivo rieši jeden z nich. Ostatné závisia od toho, ktorý nástroj si vyberiete a ako ho napojíte.

Vyťažovanie je dobrý nástroj na krok 2. Problém nastane, keď si od neho sľubujete ušetrenie času v krokoch 3 až 5.

Kde sa pri faktúrach v skutočnosti stráca čas?

Skôr než si vyberiete nástroj, odmerajte to. Stačí jedno popoludnie a stopky.

Ak väčšina času padne na krok 2, kúpte vyťažovací nástroj. Ak padne na kroky 3 až 5, OCR vám ušetrí len malú časť.

Náš príklad: vlastné účtovníctvo

V našom vlastnom účtovníctve sme faktúry z e-mailov prepisovali ručne. Jedna faktúra zabrala 10 až 15 minút. Hotový vyťažovací nástroj sme nekupovali. Chceli sme zostať v účtovnom programe, ktorý už používame.

Postavili sme automatizáciu, ktorá faktúry číta priamo v e-maile a zapisuje ich do účtovného programu. Dnes trvá jedna faktúra menej ako minútu. 70 % prejde úplne bez človeka a beží to vyše dvoch rokov.

Zvyšných 30 % ide cez človeka schválne. Skenovaná faktúra, nový dodávateľ alebo viac sadzieb DPH skončia pred niekým, kto ich skontroluje. V účtovníctve je lepšie opýtať sa dvakrát ako raz zle zaúčtovať.

Jedna z lekcií: ten istý dodávateľ mal na faktúrach názov zapísaný rôzne. Vznikali duplicity, kým sme dodávateľov nezačali párovať cez IČO.

Podobne fungujú aj objednávky z e-mailu. Postup opisujeme v článku Automatické spracovanie objednávok z e-mailu.

Ako sa rozhodnúť: OCR, alebo systém?

Vyťažovací nástroj vám stačí, ak:

• Väčšina času ide na prepisovanie polí, nie na kontrolu.
• Faktúry nemusíte párovať s objednávkami ani dodacími listami.
• Schvaľuje jeden človek a nepotrebuje na to pravidlá.
• Váš účtovný program vie výsledok importovať bez ďalšieho prepisovania.

Automatizáciu celého toku potrebujete, ak platí aspoň jedno. Zaškrtnite, čo o vás platí:

Takýto systém je u nás v predplatnom, bez poplatku za používateľa. Vyskúšajte prvý mesiac. Ak nedodáme, čo sme si spísali, vrátime 50 %. Mesačné predplatné od 3 980 € bez DPH, pozastavíte alebo zrušíte kedykoľvek. Alebo fixná cena za projekt: napíšte nám, čo potrebujete, a pošleme vám cenovú ponuku. Kód, dáta a infraštruktúra patria klientovi od prvého dňa.

Či na váš prípad stačí automatizácia, alebo už treba AI agenta, rozoberáme v článku Čo je AI agent?. Ako takúto automatizáciu postavíme u vás, je na stránke automatizácia procesov vo firme. Koľko vás ručná práca stojí dnes, spočíta kalkulačka návratnosti automatizácie.

Kedy to neodporúčame

• Faktúr je málo. Pri pár faktúrach mesačne sa automatizácia nevráti. Prepisujte ďalej alebo použite vyťažovanie vo vašom programe.
• Váš účtovný program už vyťažovanie má a stačí vám. Zapnite ho. Nový systém netreba.
• Čakáte 100 % faktúr bez človeka. Taká automatizácia nie je poctivá. Niekto musí preberať výnimky.
• Nikto nevie povedať, ako sa faktúry dnes schvaľujú. Najprv postup spíšte. Automatizovať chaos znamená mať rýchlejší chaos.

Neviete, či vám stačí vyťažovanie?

Pošlite nám, čo dnes s faktúrami robíte ručne, krok po kroku. Ozveme sa do dvoch pracovných dní a spolu vyberieme, čo vyriešime ako prvé. Povieme vám aj to, ak vám stačí vyťažovací nástroj.

Ak sa chcete najprv porozprávať, dohodnite si meeting na 15 minút s Filipom.

Ktorý krok pri faktúrach vás dnes stojí najviac času?

Časté otázky

Čo je vyťažovanie faktúr?

Vyťažovanie faktúr znamená, že softvér prečíta PDF alebo sken a vytiahne z neho údaje: dodávateľa, IČO, sumy, DPH a splatnosť. Údaje potom netreba prepisovať ručne. Čo sa s nimi stane ďalej, závisí od nástroja.

Stačí na faktúry OCR?

Stačí, keď čas ide hlavne na prepisovanie polí. Ak ide na kontrolu, schvaľovanie, párovanie s objednávkou alebo zápis do účtovníctva, OCR ho neušetrí. Vtedy treba automatizovať celý tok.

Koľko faktúr sa dá spracovať bez človeka?

V našom vlastnom účtovníctve prejde 70 % faktúr úplne bez človeka. Zvyšok ide k človeku schválne: skenované faktúry, noví dodávatelia alebo viac sadzieb DPH. Úplne bez kontroly by sme to neodporúčali.

Treba kvôli automatizácii faktúr meniť účtovný program?

Nie. Automatizáciu napojíme na program, ktorý už máte, ak má API alebo import. Účtovník pracuje ďalej tam, kde je zvyknutý.