Anbieter gibt Daten nicht heraus. Was tun?

Wenn Ihr Softwareanbieter Ihre Daten nicht herausgibt, beginnen Sie nicht mit Streit. Bereiten Sie zuerst vor, wo die Daten landen. Fragen Sie dann schriftlich und eng an, nur nach Daten, die Sie selbst eingegeben haben. Erst wenn das nicht hilft, kommen die formelle Anfrage und der Anwalt.

Genau das haben wir bei einem Kunden erlebt. Auf die Anfrage nach den Daten kam die Antwort, man könne sie aus Sicherheitsgründen nicht herausgeben.

Unten steht das Vorgehen, das wir dabei aufgeschrieben haben.

Auf welche Daten haben Sie Anspruch?

Auf die Daten, die Sie eingegeben haben oder die aus Ihrer Arbeit entstanden sind. Das sind Ihre Aufzeichnungen über Ihr Geschäft. Keinen Anspruch haben Sie auf das Innere des Systems. Sie brauchen es auch nicht: Ein neues System kommt mit den Daten allein aus.

Der genaue Umfang hängt vom Vertrag ab. Schauen Sie sich die Abschnitte zu Kündigung, Export und Vertraulichkeit an. Fehlt der Export dort, ist Ihre Position schwächer, aber nicht aussichtslos.

Wie fragen Sie an, damit der Anbieter keinen Grund zur Ablehnung hat?

Fragen Sie eng an und machen Sie das „Ja“ leicht. So machen wir es:

Wenn der Anbieter trotzdem nicht zustimmt, halten Sie drei Versionen des Briefs bereit: freundlich, bestimmt und formell. Schicken Sie sie in dieser Reihenfolge und lassen Sie jeder Zeit.

Wie eine enge Anfrage aussehen kann

Ein paar Sätze genügen. Zum Beispiel:

Guten Tag, wir bereiten den Wechsel auf ein neues System vor. Bitte senden Sie uns einen einmaligen Export folgender Daten, die wir selbst eingegeben haben: Kunden und Kontakte, Aufträge, Angebote und Rechnungen für den gesamten Zeitraum, in dem wir das System nutzen. Format CSV oder Excel, eine Datei pro Tabelle. Aus dem Inneren Ihres Systems brauchen wir nichts. Gern unterschreiben wir eine Geheimhaltungsvereinbarung und bezahlen den Export. Frist: innerhalb von 30 Tagen. Vielen Dank.

Beachten Sie, was fehlt: keine Vorwürfe, keine Drohungen, keine Paragrafen. Die gehören erst in die formelle Version.

Alle drei Briefversionen und die Liste, was Sie anfordern sollten, stehen in einem PDF. Checkliste herunterladen: Wechsel des Softwareanbieters (PDF).

Was sagt der Data Act, und wann brauchen Sie einen Anwalt?

Die EU-Datenverordnung (Data Act) gilt seit dem 12. September 2025. Bei Cloud- und SaaS-Diensten regelt sie den Anbieterwechsel und den Export Ihrer Daten. Ihr Anbieter sollte Ihnen sagen können, was exportierbar ist. Ab dem 12. Januar 2027 darf er für den Wechsel keine Entgelte mehr verlangen.

Ein Entgelt von null erledigt den Export aber nicht für Sie. Und nicht jedes System ist nach der Verordnung ein „Datenverarbeitungsdienst“. Das ist eine Frage für einen Anwalt.

Holen Sie einen Anwalt, wenn:

• der Anbieter nicht einmal auf eine formelle Anfrage antwortet,
• der Vertrag Vertragsstrafen oder Exklusivität enthält,
• es um Daten geht, die Sie gesetzlich aufbewahren müssen,
• die Lizenz enden könnte, bevor Sie die Daten haben.

Warum nicht abwarten?

Rechnungen müssen Sie jahrelang aufbewahren. Wie lange genau, sagt Ihnen Ihr Steuerberater. Eine halbfertige Migration ist also keine Unbequemlichkeit. Bei einer Steuerprüfung ist sie ein Problem.

Der zweite Grund ist die Frist. Die Lizenz hat ein Enddatum, und Sie brauchen Zeit für einen Parallelbetrieb beider Systeme. Eine Regel aus der Praxis: Synchronisieren Sie nie mit einem System, das Sie abschalten wollen. Holen Sie die Daten einmal sauber heraus und lassen Sie das alte System nur noch lesend laufen.

Wie vermeiden Sie das beim nächsten Anbieter?

Fragen Sie vor der Unterschrift eine Sache noch vor dem Preis: Wie bekomme ich meine Daten heraus?

Haken Sie ab, was für den Anbieter gilt, den Sie in Betracht ziehen. Jeder offene Punkt ist eine Frage vor der Unterschrift.

Zum letzten Punkt hilft der Artikel Wem gehört der Code von Individualsoftware. Und wenn Sie heute in Excel arbeiten und über SaaS nachdenken, lesen Sie zuerst, wann Excel nicht mehr reicht. Und wenn Sie ein eigenes System bauen, sind Export und Eigentum bei unserer Individualsoftware ab dem ersten Tag Teil des Vertrags.

Wann wir davon abraten

• Das System funktioniert und Sie wollen nur eine Datensicherung. Wechseln Sie nicht. Lassen Sie sich regelmäßig exportieren und bleiben Sie.
• Der Anbieter gibt die Daten heraus, nur langsam. Kein Anwalt und kein Streit nötig. Schicken Sie eine enge Anfrage mit Frist.
• Sie haben noch kein neues System. Warten Sie mit der Anfrage. Die Daten hätten kein Ziel.

In der Box gefangen?

Sagen Sie uns, in welchem System Ihre Daten liegen und was Sie daraus brauchen. Wir melden uns innerhalb von zwei Arbeitstagen und wählen gemeinsam, was wir zuerst lösen.

Wenn Sie lieber zuerst sprechen möchten, buchen Sie ein 15-Minuten-Meeting mit Filip.

Häufige Fragen

Was tun, wenn der Softwareanbieter die Daten nicht herausgibt?

Bereiten Sie zuerst ein System vor, in dem die Daten landen. Dann höflich, schriftlich und eng anfragen: nur die Daten, die Sie eingegeben haben, in einem bestimmten Format und mit Frist. Hilft das nicht, folgt eine formelle Anfrage, am besten über einen Anwalt.

Auf welche Daten habe ich Anspruch?

Auf die Daten, die Sie eingegeben haben oder die aus Ihrer Arbeit entstanden sind: Kunden, Aufträge, Angebote, Rechnungen. Nicht auf das Innere des Systems, also den Code und das Know-how des Anbieters. Der genaue Umfang hängt vom Vertrag ab.

Hilft mir der Data Act?

Er kann. Die EU-Datenverordnung gilt seit dem 12. 9. 2025 und regelt bei Cloud- und SaaS-Diensten den Anbieterwechsel und den Datenexport. Ab dem 12. 1. 2027 darf der Anbieter keine Wechselentgelte mehr verlangen. Ob sie Ihr System erfasst, klären Sie mit einem Anwalt.

Soll ich anbieten, den Export zu bezahlen?

Oft lohnt es sich. Ein einmaliger Export nach CSV oder Excel ist für den Anbieter wenig Arbeit und für Sie der schnellste Weg hinaus.

Wie vermeide ich das beim nächsten Mal?

Fragen Sie vor der Unterschrift, wie Sie Ihre Daten herausbekommen, in welchem Format und zu welchen Kosten. Und lassen Sie es in den Vertrag schreiben.