KI-Agent oder Automatisierung: was passt?

Die meisten Firmen, die einen KI-Agenten wollen, brauchen eine Automatisierung. Ein Agent lohnt sich dort, wo Freitext gelesen und innerhalb klarer Grenzen entschieden wird, etwa bei Kunden-E-Mails. Und manchmal ist es am besten, nichts zu tun.

Unten finden Sie den Unterschied zwischen Assistent, Automatisierung und Agent. Dann zwei Beispiele aus der Praxis mit Zahlen und eine Regel, wann Sie woanders anfangen sollten.

Was ist der Unterschied zwischen KI-Assistent, Automatisierung und Agent?

Wenn ein Inhaber sagt „wir wollen einen KI-Agenten“, fragen wir, was genau er tun soll. Oft zeigt sich: Er will nicht, dass etwas für ihn entscheidet. Er will, dass die langweilige Arbeit von selbst erledigt wird.

Das sind drei verschiedene Dinge:

1. Assistent. Sie schreiben mit der KI und übertragen das Ergebnis selbst. Der Mensch entscheidet.
2. Automatisierung. Ein Ablauf läuft von selbst, immer gleich. Der Mensch gibt nur Ausnahmen frei.
3. Agent. Das System entscheidet selbst, was es tut. Die Grenzen setzen Sie.

Die Stufen bauen aufeinander auf. Ein Agent funktioniert nur, wenn darunter eine Automatisierung steht. Ohne sie hat er nichts, woraus er lesen kann.

Wann reicht eine Automatisierung?

Wenn die Arbeit oft und immer gleich anfällt. Typische Beispiele sind Rechnungen, Bestellungen oder das Abtippen von Daten aus einem System ins andere.

Unsere eigene Buchhaltung ist genau auf dieser Stufe. Rechnungen aus E-Mails dauerten früher 10 bis 15 Minuten pro Stück. Heute dauert eine weniger als eine Minute. 70 % laufen ganz ohne Menschen durch, und das seit über zwei Jahren. Kein Agent.

Die übrigen 30 % gehen absichtlich über einen Menschen. Eine gescannte Rechnung, ein neuer Lieferant oder mehrere Steuersätze landen bei jemandem, der sie prüft. In der Buchhaltung ist zweimal nachfragen besser als einmal falsch buchen.

Automatisierung reicht, wenn alles auf dieser Liste zutrifft. Haken Sie an, was auf Sie zutrifft:

Wie das bei Bestellungen aussieht, steht im Artikel Aufträge aus E-Mails automatisch verarbeiten.

Wann lohnt sich ein KI-Agent, und wie führt man ihn ein?

Wenn die Eingabe keine feste Form hat und es mehrere mögliche Antworten gibt. Am häufigsten sind das Kunden-E-Mails. Jeder schreibt anders, fragt etwas anderes, und die richtige Antwort hängt von der Bestellung ab.

Bei einem Kunden mit Onlinehandel haben wir einen Agenten für den Kundensupport eingeführt. Kunden bekommen innerhalb von 5 Minuten eine Antwort. Der Kundensupport kümmert sich nur noch um die komplexen Fälle.

Das klappte nicht sofort. Der Agent musste lernen, in den Worten der Firma zu schreiben und alles, was er nicht weiß, an einen Menschen abzugeben.

Deshalb bekommt der Agent nicht am ersten Tag das ganze Postfach. Wir führen ihn in drei Schritten ein:

1. Die Post verstehen. Was kommt rein, von wem, und was machen die Leute damit.
2. Der Agent entwirft, der Mensch gibt frei. Jede Antwort sieht ein Mensch, bevor sie rausgeht.
3. Ausgewählte Typen laufen allein. Nur die, bei denen die Freigabe nichts mehr korrigiert.

Den ganzen Ablauf samt der Fehler, die wir unterwegs gemacht haben, finden Sie im Artikel KI-Agent für Kunden-E-Mails. Wie wir so einen Agenten für Sie bauen, steht auf der Seite KI-Agent für Ihr Unternehmen.

Wann sollten Sie nichts tun?

Wenn die gesparte Stunde nirgends sinnvoll eingesetzt wird. Das klingt seltsam, ist aber der häufigste Fehler bei der Automatisierung.

Der Inhaber einer Spedition hatte das drängendste Problem im Unternehmen vor sich: von Hand abgetippte Rechnungen. Auf dem Papier ein klarer erster Gewinn. Trotzdem setzte er ihn auf Platz zwei.

Er hatte recht. Eine bei Rechnungen gesparte Stunde löst sich in weiterer Verwaltung auf. Eine im Vertrieb gesparte Stunde kann zu einem Auftrag werden. Deshalb haben wir bei der Suche nach Frachtführern angefangen, denn diese Zeit fließt zurück in den Vertrieb.

Vor jedem Projekt stellen wir deshalb drei Fragen:

Können Sie keine davon beantworten, brauchen Sie noch keinen Agenten und keine Automatisierung. Manchmal reicht es, die Tabelle aufzuräumen. Woran Sie erkennen, dass sie nicht mehr reicht, steht im Artikel Wann reicht Excel im Unternehmen nicht mehr?

Plan herunterladen: Ein KI-Agent im Unternehmen, die ersten 30 Tage (PDF)

Bevor Sie etwas automatisieren, schreiben Sie einen Prozess auf. Laden Sie die Prozesslandkarte auf einer Seite herunter (Excel)

Was kostet ein KI-Agent für ein Unternehmen?

Den Preis bestimmt nicht das Wort „Agent“, sondern der Umfang, die Zahl der angebundenen Systeme und wer ihn betreibt. Die Aufschlüsselung steht im Artikel Was kostet ein KI-Agent für Unternehmen?

Das Monatsabo beginnt bei 3.980 € zzgl. MwSt., KI-Agenten sind Teil davon. Jederzeit pausierbar oder kündbar. Haben Sie einen klar abgegrenzten Umfang? Schreiben Sie uns, was Sie brauchen, und wir schicken Ihnen einen Festpreis. Was Sie die Arbeit heute kostet, rechnet der ROI-Rechner für Automatisierung in einer Minute aus.

Wann wir davon abraten

• Sie wollen nur Texte, Angebote oder Übersetzungen schneller schreiben. Ein Assistent reicht, also ein KI-Chat-Abo. Dafür brauchen Sie uns nicht.
• Sie können den Ablauf in einem Absatz beschreiben und die Eingabe sieht immer gleich aus. Sie brauchen keinen Agenten. Automatisierung reicht, oft in einem Tool, das Sie schon haben.
• Sie erwarten 100 % Genauigkeit ohne Menschen. So einen Agenten gibt es nicht. Wenn niemand die Ausnahmen übernimmt, fangen Sie nicht an.
• Der Prozess existiert nur im Kopf einer Person. Schreiben Sie ihn zuerst mit Beispielen auf. Erst dann ergeben Automatisierung oder ein Agent Sinn.

Unsicher, ob Sie einen Agenten brauchen?

Schreiben Sie uns, welche Arbeit Sie loswerden wollen. Wir melden uns innerhalb von zwei Arbeitstagen und wählen gemeinsam, was wir zuerst lösen. Wir sagen Ihnen auch, wenn eine Automatisierung oder gar nichts reicht.

Wenn Sie lieber zuerst sprechen möchten, buchen Sie ein 15-Minuten-Meeting mit Filip.

Welchen Prozess erledigt bei Ihnen heute ein Mensch, obwohl ihn Software erledigen sollte?

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einem KI-Agenten und Automatisierung?

Eine Automatisierung läuft immer nach demselben Ablauf, ein Mensch gibt nur die Ausnahmen frei. Ein KI-Agent entscheidet selbst, was er tut, innerhalb der Grenzen, die Sie setzen. Deshalb braucht ein Agent mehr Vorbereitung und mehr Kontrolle.

Braucht mein Unternehmen einen KI-Agenten?

Meist nicht sofort. Wiederholt sich die Arbeit immer gleich, reicht eine Automatisierung. Ein Agent lohnt sich, wenn Freitext gelesen werden muss, etwa Kunden-E-Mails, und eine von mehreren Antworten gewählt wird.

Wo fängt man mit der Automatisierung im Unternehmen an?

Bei einer Arbeit, die jemand jeden Tag von Hand erledigt und in einem Absatz beschreiben kann. Schreiben Sie vor dem Start auf, wofür die gesparte Zeit genutzt wird. Wenn Sie das nicht sagen können, fangen Sie an der falschen Stelle an.

Was kostet ein KI-Agent für ein Unternehmen?

Das Monatsabo beginnt bei 3.980 € zzgl. MwSt., KI-Agenten sind Teil davon. Jederzeit pausierbar oder kündbar. Haben Sie einen klar abgegrenzten Umfang? Schreiben Sie uns, was Sie brauchen, und wir schicken Ihnen einen Festpreis.

Kann ein KI-Agent ganz ohne Menschen arbeiten?

Bei ausgewählten Aufgaben ja, aber erst, nachdem Sie seine Entwürfe eine Weile freigegeben haben. Fälle, bei denen er unsicher ist, gibt er an einen Menschen ab. Wer 100 % Genauigkeit ohne Kontrolle braucht, sollte nicht mit einem Agenten anfangen.