AI agent, nebo automatizace? Co potřebujete

Většina firem, které chtějí AI agenta, potřebuje ve skutečnosti automatizaci. Agent má smysl tam, kde je potřeba číst volný text a rozhodovat v jasných mantinelech, třeba u e-mailů zákazníků. A někdy je nejlepší nedělat nic.

Níže najdete rozdíl mezi asistentem, automatizací a agentem. Pak dva příklady z praxe s čísly a jedno pravidlo, kdy začít jinde.

Jaký je rozdíl mezi AI asistentem, automatizací a agentem?

Když majitel řekne „chceme AI agenta“, ptáme se, co přesně má dělat. Často se ukáže, že nechce, aby za něj něco rozhodovalo. Chce, aby se nudná práce udělala sama.

To jsou tři různé věci:

1. Asistent. Píšete si s AI a výsledek přenášíte sami. Rozhoduje člověk.
2. Automatizace. Postup běží sám, pořád stejně. Člověk schvaluje jen výjimky.
3. Agent. Systém sám rozhoduje, co udělá. Mantinely mu nastavíte vy.

Úrovně jdou po sobě. Agent funguje, jen když pod ním stojí automatizace. Bez ní nemá z čeho číst.

Kdy stačí automatizace?

Když se práce opakuje často a pořád stejně. Typicky faktury, objednávky nebo přepisování údajů z jednoho systému do druhého.

Naše vlastní účetnictví je přesně tahle úroveň. Faktury z e-mailu dřív zabraly 10 až 15 minut. Dnes trvá jedna méně než minutu. 70 % projde úplně bez člověka a běží to přes dva roky. Žádný agent.

Zbylých 30 % jde přes člověka záměrně. Naskenovaná faktura, nový dodavatel nebo víc sazeb DPH skončí u někoho, kdo je zkontroluje. V účetnictví je lepší se zeptat dvakrát než jednou špatně zaúčtovat.

Automatizace stačí, když platí všechno z tohoto seznamu. Zaškrtněte, co o vás platí:

Jak takhle zpracovat objednávky, popisujeme v článku Automatické zpracování objednávek z e-mailu.

Kdy má AI agent smysl a jak ho zavést?

Když vstup nemá pevnou podobu a odpovědí je víc. Nejčastěji jsou to e-maily zákazníků. Každý píše jinak, ptá se na něco jiného a správná odpověď záleží na objednávce.

U klienta s online prodejem jsme zavedli agenta na zákaznickou podporu. Zákazník dostane odpověď do 5 minut. Zákaznická podpora řeší už jen složitější případy.

Hned to nefungovalo. Agent se musel naučit psát slovy firmy a všechno, co neví, předat člověku.

Celou schránku proto agent nedostane hned první den. Zavádíme ho ve třech krocích:

1. Pochopit poštu. Co chodí, od koho a co s tím lidé dělají.
2. Agent píše návrhy, člověk schvaluje. Každou odpověď vidí člověk dřív, než odejde.
3. Vybrané typy jdou samy. Jen ty, u kterých už bylo schvalování jen formalitou.

Celý postup i s chybami, které jsme cestou udělali, je v článku AI agent na e-maily zákazníků: jak začít. Jak takového agenta postavíme u vás, popisujeme na stránce AI agent pro firmu na míru.

Kdy nedělat nic?

Když ušetřená hodina nemá kam jít. Zní to zvláštně, ale je to nejčastější chyba při automatizaci firmy.

Majitel jedné spediční firmy měl před sebou nejpalčivější problém ve firmě: ručně přepisované faktury. Na papíře jasná první výhra. Přesto je dal na druhé místo.

Měl pravdu. Ušetřená hodina u faktur se rozpustí v další administrativě. Ušetřená hodina v obchodě se může proměnit v zakázku. Začali jsme proto u hledání dopravce. Tam se ušetřený čas vrací do obchodu.

Před každým projektem si proto klademe tři otázky:

Pokud neumíte odpovědět ani na jednu, agenta ani automatizaci zatím nepotřebujete. Někdy stačí udělat pořádek v tabulce. Jak poznat, že už nestačí, píšeme v článku Kdy Excel firmě přestává stačit.

Stáhněte si plán AI agent ve firmě: prvních 30 dní (PDF)

Než něco zautomatizujete, zapište si jeden proces. Stáhněte si Procesní mapu na jednu stranu (Excel)

Kolik stojí AI agent pro firmu?

Cenu neurčuje slovo „agent“, ale rozsah, počet systémů, na které se napojuje, a to, kdo ho bude provozovat. Rozpis najdete v článku Kolik stojí AI agent pro firmu.

Měsíční předplatné začíná na 3 980 € bez DPH a AI agenti jsou jeho součástí. Pozastavíte nebo zrušíte ho kdykoli. Máte jasně ohraničený rozsah? Napište nám, co potřebujete, a pošleme vám fixní cenu. Kolik vás ta práce stojí dnes, spočítá kalkulačka návratnosti automatizace.

Kdy to nedoporučujeme

• Chcete jen rychleji psát texty, nabídky nebo překlady. Stačí asistent, tedy předplatné AI chatu. Nás na to nepotřebujete.
• Postup umíte popsat v jednom odstavci a vstup má pořád stejný tvar. Agenta nepotřebujete. Stačí automatizace, často i v nástroji, který už máte.
• Čekáte 100% přesnost bez člověka. Takový agent neexistuje. Pokud výjimky nemá kdo přebírat, nezačínejte.
• Proces žije jen v hlavě jednoho člověka. Nejdřív ho sepište i s příklady. Až pak má smysl automatizace nebo agent.

Nevíte, jestli potřebujete agenta?

Napište nám, kterou práci chcete přestat dělat ručně. Ozveme se do dvou pracovních dnů a společně vybereme, co vyřešíme jako první. Řekneme vám i to, jestli stačí automatizace, nebo nic.

Pokud si chcete nejdřív promluvit, domluvte si meeting na 15 minut s Filipem.

Který proces u vás dnes dělá člověk, i když by ho měl dělat software?

Časté otázky

Jaký je rozdíl mezi AI agentem a automatizací?

Automatizace jede pořád stejným postupem a člověk schvaluje jen výjimky. AI agent sám rozhoduje, co udělá, v mantinelech, které mu nastavíte. Agent proto potřebuje víc přípravy a víc kontroly.

Potřebuje moje firma AI agenta?

Většinou ne hned. Když se práce opakuje stejně, stačí automatizace. Agent má smysl, když je potřeba číst volný text, třeba e-maily zákazníků, a vybrat jednu z několika odpovědí.

Kde začít s automatizací firmy?

U práce, kterou někdo dělá ručně každý den a umí ji popsat v jednom odstavci. Před startem si napište, kam půjde ušetřený čas. Pokud to nevíte, začínáte na špatném místě.

Kolik stojí AI agent pro firmu?

Měsíční předplatné začíná na 3 980 € bez DPH a AI agenti jsou jeho součástí. Pozastavíte nebo zrušíte ho kdykoli. Máte jasně ohraničený rozsah? Napište nám, co potřebujete, a pošleme vám fixní cenu.

Může AI agent pracovat úplně bez člověka?

U vybraných typů úloh ano, ale až když jste mu delší dobu schvalovali návrhy. Případy, kterými si není jistý, má předat člověku. Kdo potřebuje 100% přesnost bez kontroly, neměl by začínat s agentem.