AI agent alebo automatizácia: čo potrebujete?

Väčšina firiem, ktoré chcú AI agenta, potrebuje automatizáciu. Agent má zmysel tam, kde treba čítať voľný text a rozhodovať v mantineloch, napríklad pri e-mailoch zákazníkov. A niekedy je najlepšie nerobiť nič.

Nižšie je rozdiel medzi asistentom, automatizáciou a agentom. Potom dva príklady z praxe s číslami a jedno pravidlo, kedy začať inde.

Aký je rozdiel medzi AI asistentom, automatizáciou a agentom?

Keď majiteľ povie „chceme AI agenta“, pýtame sa, čo presne má robiť. Často sa ukáže, že nechce, aby niečo rozhodovalo za neho. Chce, aby sa nudná práca urobila sama.

To sú tri rôzne veci:

1. Asistent. Píšete si s AI a výsledok prenášate sami. Rozhoduje človek.
2. Automatizácia. Postup beží sám, stále rovnako. Človek schvaľuje len výnimky.
3. Agent. Systém sám rozhoduje, čo urobí. Mantinely mu dáte vy.

Úrovne idú po sebe. Agent funguje, len keď pod ním stojí automatizácia. Bez nej nemá z čoho čítať.

Kedy stačí automatizácia?

Keď sa práca deje často a stále rovnako. Typický príklad sú faktúry, objednávky alebo prepis údajov z jedného systému do druhého.

Naše vlastné účtovníctvo je presne táto úroveň. Faktúry z e-mailu sa predtým spracúvali 10 až 15 minút. Dnes trvá jedna menej ako minútu. 70 % prejde úplne bez človeka a beží to vyše dvoch rokov. Žiadny agent.

Zvyšných 30 % ide cez človeka schválne. Skenovaná faktúra, nový dodávateľ alebo viac sadzieb DPH skončia u niekoho, kto ich skontroluje. V účtovníctve je lepšie opýtať sa dvakrát ako raz zle zaúčtovať.

Automatizácia stačí, ak platí všetko z tohto zoznamu. Zaškrtnite, čo o vás platí:

Viac o tom, ako takto spracovať objednávky, je v článku Automatické spracovanie objednávok z e-mailu.

Kedy má AI agent zmysel a ako ho zaviesť?

Keď vstup nemá pevný tvar a odpovedí je viac. Najčastejšie sú to e-maily zákazníkov. Každý píše inak, pýta sa na niečo iné a správna odpoveď závisí od objednávky.

U klienta s online predajom sme zaviedli agenta na zákaznícku podporu. Zákazník dostane odpoveď do 5 minút. Zákaznícka podpora rieši už len zložitejšie prípady.

Hneď to nefungovalo. Agent sa musel naučiť písať slovami firmy a všetko, čo nevie, posunúť človeku.

Celú schránku preto agent nedostane hneď prvý deň. Zavádzame ho v troch krokoch:

1. Pochopiť poštu. Čo chodí, od koho a čo s tým ľudia robia.
2. Agent píše návrhy, človek schvaľuje. Každú odpoveď vidí človek pred odoslaním.
3. Vybrané typy idú samé. Len tie, pri ktorých schvaľovanie už nič neopravuje.

Celý postup s chybami, ktoré sme cestou spravili, je v článku AI agent na e-maily zákazníkov: ako začať. Ako takého agenta postavíme u vás, opisujeme na stránke AI agent pre firmu na mieru.

Kedy nerobiť nič?

Keď ušetrená hodina nemá kam ísť. Znie to zvláštne, ale je to najčastejšia chyba pri automatizácii.

Majiteľ jednej špedičnej firmy mal pred sebou najnaliehavejší problém vo firme: ručne prepisované faktúry. Na papieri jasná prvá výhra. Napriek tomu ich dal na druhé miesto.

Mal pravdu. Ušetrená hodina pri faktúrach sa rozpustí v ďalšej administratíve. Ušetrená hodina v obchode sa môže zmeniť na zákazku. Preto sme začali pri hľadaní dopravcu, lebo ten čas ide späť do obchodu.

Pred každým projektom si preto kladieme tri otázky:

Ak neviete odpovedať ani na jednu, agenta ani automatizáciu zatiaľ nepotrebujete. Niekedy stačí upratať tabuľku. Ako spoznať, že už nestačí, píšeme v článku Kedy Excel prestáva stačiť firme.

Stiahnite si plán AI agent vo firme: prvých 30 dní (PDF)

Skôr než niečo automatizujete, zapíšte si jeden proces. Stiahnite si Procesnú mapu na jednu stranu (Excel)

Koľko stojí AI agent pre firmu?

Cenu neurčuje slovo „agent“, ale rozsah, počet systémov, na ktoré sa napája, a to, kto ho bude prevádzkovať. Rozpis je v článku Koľko stojí AI agent pre firmu.

Mesačné predplatné začína na 3 980 € bez DPH a AI agenti sú jeho súčasťou. Pozastavíte alebo zrušíte ho kedykoľvek. Máte jasne ohraničený rozsah? Napíšte nám, čo potrebujete, a pošleme vám fixnú cenu. Koľko vás tá práca stojí dnes, spočíta kalkulačka návratnosti automatizácie.

Kedy to neodporúčame

• Chcete len rýchlejšie písať texty, ponuky alebo preklady. Stačí asistent, teda predplatné AI chatu. Nás na to nepotrebujete.
• Postup viete opísať v jednom odseku a vstup má stále rovnaký tvar. Agenta netreba. Stačí automatizácia, často aj v nástroji, ktorý už máte.
• Čakáte 100 % presnosť bez človeka. Taký agent neexistuje. Ak výnimky nemá kto preberať, nezačínajte.
• Proces žije len v hlave jedného človeka. Najprv ho spíšte aj s príkladmi. Až potom má zmysel automatizácia alebo agent.

Neviete, či potrebujete agenta?

Napíšte nám, ktorú prácu chcete dať preč. Ozveme sa do dvoch pracovných dní a spolu vyberieme, čo vyriešime ako prvé. Povieme vám aj to, ak stačí automatizácia alebo nič.

Ak sa chcete najprv porozprávať, dohodnite si meeting na 15 minút s Filipom.

Ktorý proces u vás dnes robí človek, hoci by ho mal robiť softvér?

Časté otázky

Aký je rozdiel medzi AI agentom a automatizáciou?

Automatizácia ide stále rovnakým postupom a človek schvaľuje len výnimky. AI agent sám rozhoduje, čo urobí, v mantineloch, ktoré mu dáte. Agent preto potrebuje viac prípravy a viac kontroly.

Potrebuje moja firma AI agenta?

Väčšinou nie hneď. Ak sa práca opakuje rovnako, stačí automatizácia. Agent dáva zmysel, keď treba čítať voľný text, napríklad e-maily zákazníkov, a vybrať jednu z viacerých odpovedí.

Kde začať s automatizáciou firmy?

Pri práci, ktorú niekto robí ručne každý deň a vie ju opísať v jednom odseku. Pred štartom si napíšte, kam pôjde ušetrený čas. Ak to neviete povedať, začínate na zlom mieste.

Koľko stojí AI agent pre firmu?

Mesačné predplatné začína na 3 980 € bez DPH a AI agenti sú jeho súčasťou. Pozastavíte alebo zrušíte ho kedykoľvek. Máte jasne ohraničený rozsah? Napíšte nám, čo potrebujete, a pošleme vám fixnú cenu.

Môže AI agent pracovať úplne bez človeka?

Pri vybraných typoch úloh áno, ale až keď ste mu dlhšie schvaľovali návrhy. Prípady, pri ktorých si nie je istý, má posunúť človeku. Kto potrebuje 100 % presnosť bez kontroly, nemal by začínať agentom.