¿Cuándo Excel ya no es suficiente para una empresa?

Excel deja de ser suficiente en el momento en que varias personas escriben en él a la vez. O cuando el proceso vive en colores y en la cabeza de una sola persona. Hasta entonces, Excel es una gran herramienta y no hay motivo para sustituirlo.

A continuación encontrará cinco señales que le dicen en qué punto está. Después, qué probar antes de encargar un sistema y cómo una empresa de transporte dejó Excel atrás.

¿Cómo saber si Excel ya no es suficiente?

Bastan dos de estas cinco señales. Marque las que se cumplen en su caso. «Yo tengo otro Excel» es la señal más clara de todas.

Excel no detiene el error. Simplemente lo guarda sin avisar.

Si no se cumple ninguna, deje Excel como está. Un sistema nuevo no le ahorraría nada.

Abra la checklist: cuándo Excel ya no es suficiente (online o en PDF)

Antes de automatizar nada, ponga un proceso por escrito. Rellene el mapa de procesos online o en Excel

¿Pueden varias personas trabajar en Excel a la vez?

Sí, si el archivo está en OneDrive o SharePoint y lo abre en Microsoft 365. Así ve los cambios de sus compañeros casi al instante. Para una lista compartida que usan unas pocas personas, es suficiente.

Pero no resuelve tres cosas:

• Permisos. Cualquiera puede sobrescribir cualquier cosa, también la fila de otro.
• Validación de datos. Una fecha es texto una vez y número la siguiente. El mismo cliente está escrito de tres maneras.
• Responsabilidad. El historial de versiones le ayuda a averiguar qué pasó. No evita el error.

En cuanto la gente empieza a «bloquear» el archivo por teléfono («no lo toques, estoy haciendo ofertas»), compartirlo ya no ayuda. Ese es el momento de tener un sistema que sabe quién hace qué.

¿Qué usar en lugar de Excel?

No siempre un sistema propio. Tiene tres opciones y cada una encaja en una situación distinta.

Excel como CRM funciona mientras a cada cliente lo atienda una sola persona. Cuando lo atienden dos y cada una guarda sus notas en otro sitio, ya no tiene un CRM.

El inventario en Excel funciona mientras una sola persona mueva el stock. Cuando la recepción, los envíos y las ventas los hacen personas distintas, la hoja deja de cuadrar con el almacén.

Con un SaaS ya hecho, pregunte antes de firmar cómo sacará sus datos. Si la respuesta es «en PDF», lea primero qué hacer cuando un proveedor no le entrega sus datos.

Una estructura sencilla que siempre ayuda

Aunque siga en Excel, estas reglas le ahorran tiempo. Y si algún día pasa a un sistema, el cambio será mucho más fácil.

• Una fila es una cosa: un pedido, un cliente, un artículo.
• Una hoja es un tipo de cosa. Los clientes aparte, los pedidos aparte.
• Cada fila tiene su propio número (ID). Un pedido apunta al cliente por su ID, no por su nombre.
• El estado es una columna, no un color: «propuesto», «confirmado», «hecho».
• Quién lo lleva también es una columna. No una nota dentro de una celda.
• Nada de celdas combinadas ni de filas vacías como separadores.

¿Cómo es dejar Excel en la práctica?

En la empresa de transporte KIABA, los contactos de los transportistas estaban en hojas de cálculo, correos, papeles y en la cabeza de los planificadores de tráfico. Cuando necesitaban un camión, nadie buscaba en un sistema. Hacían llamadas.

Construimos un único sistema para todos. Y, siendo sinceros, durante mucho tiempo estuvo medio vacío. Los planificadores tenían la agenda llena y no tenían tiempo para dar de alta transportistas. El acuerdo de llamar a los transportistas y completar sus datos nunca llegó a cuajar. Ningún software sirve si no tiene datos dentro.

El propietario tuvo una condición clara desde el principio: harían el cambio cuando el sistema funcionara como Excel, solo que mejor. Así que primero trasladamos los hábitos de Excel. Cada clic de más respecto a la hoja frenaba a la gente, porque sus manos se saben Excel de memoria. Eso sí, los colores salen del estado del registro, no de colorear a mano. Si no, los datos mentirían.

Hoy, una persona nueva tiene todos los contactos de transportistas desde el primer día.

De ahí sacamos dos reglas para cualquier salida de Excel.

¿Cómo empezar si no tiene una especificación?

No la necesita. Antes de la primera conversación le pedimos tres cosas.

Con eso le decimos si tiene sentido un sistema o si basta con un Excel más ordenado. Si es un sistema, empezamos por un proceso, no por toda la empresa a la vez. Y acordamos desde el principio de quién será. Más en De quién es el código fuente del software a medida.

Lo que le cuesta el trabajo manual en Excel lo calcula en un minuto la calculadora de ROI de la automatización. Cómo trabajamos la automatización de procesos empresariales lo explicamos en su propia página.

Cuándo no lo recomendamos

• No se cumple ninguna de las cinco señales. Deje Excel como está. Ordene la estructura con la lista de arriba.
• El proceso es estándar, por ejemplo la facturación o el control horario. Compre un SaaS ya hecho, siempre que pueda sacar sus datos.
• Busca una plantilla de Excel, por ejemplo para el control horario o un registro de kilometraje. La encontrará gratis. Para eso no nos necesita.
• Quiere pasar toda la empresa a un sistema nuevo de una vez. Se lo desaconsejamos. Empiece por el proceso que más le duele.

¿Su Excel ha llegado al límite?

Envíenos lo que tenga. Le respondemos en dos días laborables con unas preguntas sobre su trabajo. Después acordamos qué hacemos primero.

Si prefiere hablar antes, reserve una llamada de presentación de 15 minutos.

¿Cuál de las cinco señales se cumple primero en su caso?

Preguntas frecuentes

¿Cuándo Excel ya no es suficiente para una empresa?

Cuando varias personas escriben en él a la vez, cuando el proceso vive en colores y en la cabeza de una persona, cuando una sola respuesta exige varios archivos o cuando un error en la hoja ya ha costado dinero. Si se cumplen dos de estas situaciones, merece la pena buscar otra solución.

¿Pueden varias personas editar un archivo de Excel a la vez?

Sí, si el archivo está en OneDrive o SharePoint y lo abre en Microsoft 365. Aun así no tiene permisos por fila ni validación de datos, así que cualquiera puede sobrescribir cualquier cosa.

¿Sirve Excel como CRM?

Sí, mientras a cada cliente lo atienda una sola persona. En cuanto dos personas atienden al mismo cliente y guardan sus notas en sitios distintos, deja de funcionar.

¿Cuál es la alternativa a Excel?

Para un proceso estándar, un SaaS ya hecho, siempre que pueda sacar sus datos. Para un proceso que le diferencia, un sistema propio, un proceso cada vez. Si los errores salen baratos, basta con ordenar la estructura de la hoja.

¿Necesito una especificación antes de encargar un sistema?

No. Bastan los documentos que envía hoy, el Excel en el que vive el proceso y los nombres de las herramientas que le gustan.