Cómo automatizar el procesamiento de pedidos por correo

El procesamiento de pedidos por correo se puede automatizar en tres pasos. La IA lee el correo y el adjunto y rellena los datos en su sistema. Una persona los revisa y los confirma. Cuando la revisión deja de encontrar errores, algunos tipos de pedido pasan completamente solos.

La primera condición es sencilla: el pedido necesita un lugar donde aterrizar. A continuación: el proceso, una tabla de datos y lo que aprendimos en el transporte de mercancías.

¿Cómo es hoy un pedido por correo?

En la mayoría de las empresas, igual. Un cliente envía un correo, a veces con un PDF, a veces con un Excel, a veces solo con tres líneas de texto. Alguien lo abre, lo lee y lo teclea en un sistema o en una hoja de cálculo. Después responde que el pedido se ha recibido.

En el transporte de mercancías es aún más variado. Una solicitud de transporte incluye el lugar de carga y descarga, la fecha, la mercancía, el peso y a veces un precio. Cada cliente lo escribe de una manera. Uno envía una hoja de cálculo, otro un PDF de su propio sistema, un tercero un correo corto desde el móvil.

Teclear no es difícil. Simplemente no se acaba nunca. Y un error en un solo número significa un camión en la dirección equivocada o un precio erróneo en una oferta.

¿Cómo se automatiza el procesamiento de pedidos por correo?

El proceso que proponemos tiene tres pasos:

El mismo proceso funciona en nuestra propia contabilidad, con facturas que llegan por correo. Antes, una factura llevaba de 10 a 15 minutos. Hoy el sistema la procesa en menos de un minuto. El 70 % de las facturas pasan sin ninguna persona.

El 30 % restante pasa por una persona a propósito. Un escaneo, un proveedor nuevo, un documento poco habitual. Con los pedidos ocurre lo mismo: mejor confirmar una vez que mandar un camión a la dirección equivocada.

¿Qué datos hay que extraer de un pedido?

Antes de empezar, anote qué tiene que estar en el sistema para que el pedido se pueda gestionar. Para una solicitud de transporte queda así:

Una regla importante: lo que rellena la IA lleva una marca hasta que una persona la quita. El sistema no debe inventarse nada. Mejor un campo vacío que uno erróneo. Con un cliente nuevo también conviene verificar el número de IVA, por ejemplo con nuestra comprobación del NIF-IVA intracomunitario.

¿Qué tiene que estar listo antes de automatizar?

Un lugar donde aterrice el pedido. Si hoy los pedidos viven en la bandeja de entrada y en tres archivos de Excel, la IA solo traslada el tecleo a otro sitio.

En una empresa de transporte para la que trabajamos, los transportistas y los envíos estaban repartidos entre archivos de Excel, correos y la cabeza de los gestores de tráfico. Primero los pusimos en un único sistema. La automatización solo tiene sentido sobre datos que están en un mismo sitio.

A menudo el mayor ahorro no viene de la IA. Viene de una buena búsqueda y de tener los datos en un solo lugar. La IA añade después velocidad en la entrada.

Antes de empezar, marque lo que ya tiene:

Si aún no tiene un sistema y todo funciona con hojas de cálculo, empiece por ¿Cuándo deja de bastar Excel en una empresa?

Abrir el plan: un agente de IA en su empresa, los primeros 30 días (online o PDF)

Antes de automatizar nada, ponga por escrito un proceso. Rellene el mapa de procesos online o en Excel

¿Necesita un agente de IA para esto?

Un pedido tiene un contenido fijo, aunque cada uno lo escriba a su manera. Un agente que decide por su cuenta solo entra en juego con las respuestas a clientes o las ofertas. Este tipo de automatización de procesos empresariales lo construimos directamente sobre su sistema.

La diferencia la explicamos en ¿Qué es un agente de IA? Si junto a los pedidos llegan preguntas de clientes, eche un vistazo a Agente de IA para correos de clientes.

Cuándo no lo recomendamos

• Recibe solo unos pocos pedidos a la semana. Siga tecleándolos a mano. La automatización no compensa.
• Los pedidos no tienen dónde aterrizar, todo vive en la bandeja de entrada y en hojas de cálculo. Primero un sistema o una hoja de cálculo ordenada. La automatización, después.
• Los clientes podrían pedir a través de una tienda online o un formulario. Envíelos allí. El tecleo desaparece sin ninguna IA.
• Su sistema ya sabe importar pedidos desde el correo. Actívelo. No hay nada que construir.

¿Teclea pedidos a mano?

Envíenos dos o tres pedidos tal y como le llegan hoy; un PDF sirve. Le respondemos en dos días laborables con unas preguntas sobre su trabajo. Después acordamos qué hacemos primero.

Si prefiere hablar primero, reserve una llamada inicial de 15 minutos.

¿Cuántos pedidos al día teclea alguien a mano en su empresa?

Preguntas frecuentes

¿Se puede automatizar el procesamiento de pedidos por correo?

Sí. La IA lee el correo y el adjunto, extrae los datos y los rellena en un formulario de su sistema. Una persona revisa los datos y los confirma. Solo los tipos en los que la revisión dejó de encontrar errores pasan de forma totalmente automática.

¿Puede la IA procesar pedidos en PDF o Excel?

Sí, adjuntos en PDF y Excel y también texto directamente en el correo. Los escaneos de mala calidad y las notas a mano son más difíciles. El sistema debería marcarlos y enviarlos a una persona.

¿Qué pasa si falta un dato en el pedido?

El sistema no debe inventárselo. El campo se queda vacío y marcado, y una persona pide el dato al cliente. Todo lo que rellena la IA debería estar visiblemente marcado hasta que alguien lo confirme.

¿Necesito un sistema nuevo para esto?

Necesita un lugar donde aterrice el pedido; si no, solo traslada el tecleo a otro sitio. Si hoy los pedidos viven en Excel y en la bandeja de entrada, el primer paso es un sistema único para todos.