¿Cómo hacer un presupuesto desde una solicitud en minutos?

Si busca una plantilla de presupuesto: basta un encabezado con sus datos y los del cliente, las partidas con precio e IVA, la validez del presupuesto y las condiciones. Pero lo que permite tener un presupuesto en minutos no es la plantilla, sino de dónde saca los precios. Un agente de IA lee la solicitud del correo o del formulario, encuentra las partidas en la tarifa, añade la disponibilidad y los presupuestos anteriores de ese cliente y prepara un borrador. Una persona aprueba el precio, el descuento y el plazo y envía el presupuesto.

A continuación verá qué debe incluir un presupuesto y de dónde sale cada dato, qué prepara el agente, qué tiene que decidir una persona y cuándo compensa.

¿Qué debe incluir un presupuesto?

Un presupuesto no tiene que parecer una factura. Pero el cliente debe ver qué recibe, por cuánto y hasta cuándo vale el precio. Estos son los campos que se repiten en todo buen presupuesto, y de dónde puede tomarlos el agente:

Lo que falta en la tabla es el descuento y el precio final de un encargo no estándar. Son decisiones, no datos.

¿Cómo prepara un agente de IA un presupuesto a partir de una solicitud?

Hoy un comercial suele escribir un presupuesto con cinco ventanas abiertas. La solicitud en el correo, la tarifa en Excel, el almacén en otro programa, los presupuestos antiguos en una carpeta y la plantilla en Word. El agente hace lo mismo, pero todo a la vez:

Los pasos 2 y 3 son los que más tiempo ahorran. Buscar cómo se llama un artículo en la tarifa y si hay stock es justo el trabajo por el que un presupuesto espera hasta la noche.

De forma parecida funciona automatizar pedidos por correo electrónico. La diferencia es que en un pedido el precio ya está fijado. En una solicitud todavía hay que montarlo, y por eso quedan más decisiones en manos de una persona.

¿Qué prepara el agente y qué aprueba una persona?

Un presupuesto le compromete con un precio y un plazo. Un error no se arregla con una factura rectificativa: el cliente ya lo ha visto. Por eso recomendamos repartir el trabajo así:

El agente debe avisar en voz alta cuando algo no cuadra: un artículo no está en la tarifa, el cliente pide menos que la cantidad mínima, el plazo es más corto de lo que permite la producción. Cómo decidir dónde debe esperar un agente a una persona lo explicamos en Human in the loop: ¿cuándo debe esperar un agente de IA?

Un ejemplo del transporte: el presupuesto depende del transportista

En el transporte de mercancías, un presupuesto no se puede escribir desde una tarifa. El precio depende de qué transportista está libre, dónde tiene el camión y por cuánto hará el viaje. Por eso el gestor de tráfico busca un transportista antes de cada presupuesto.

Para KIABA construimos un sistema en el que los gestores de tráfico encuentran transportistas en un mapa en lugar de en hojas de cálculo y llamadas. El presupuesto sigue en manos de una persona. Lo que va más rápido es aquello con lo que lo monta.

Por eso un agente de presupuestos no empieza por la plantilla, sino por los datos de partida. Primero la tarifa y la disponibilidad en un sistema, después un agente que monta con ellos el borrador del presupuesto.

¿Le compensa un agente para presupuestos?

Marque lo que se cumple en sus presupuestos:

Cuándo no lo recomendamos

• Hace pocos presupuestos al mes. Basta una plantilla y la tarifa en un solo sitio.
• Cada presupuesto es un proyecto. Si monta el precio a partir de conversaciones, planos y estimaciones de trabajo, el agente prepara los datos, pero no el presupuesto.
• Los precios no están escritos en ningún sitio. El agente no tiene de dónde sacarlos. Primero la tarifa.
• Quiere enviar presupuestos sin revisarlos. Un presupuesto compromete. Sin una persona que lo apruebe, no lo recomendamos.

¿Sus clientes esperan el presupuesto hasta la noche?

Cuéntenos cómo prepara hoy los presupuestos y de dónde saca los precios. Le responderemos en dos días laborables con algunas preguntas sobre su trabajo. Después acordaremos qué hacemos primero.

Si prefiere hablar antes, reserve una llamada introductoria de 15 minutos.

Cómo construimos agentes de IA que preparan el trabajo para su aprobación lo explicamos en Agentes de IA a medida para empresas. El agente y el código son suyos desde el primer día.

¿Cuántas solicitudes se fueron el mes pasado a la competencia porque el presupuesto llegó tarde?

Preguntas frecuentes

¿Qué debe incluir un presupuesto?

Sus datos y los del cliente, el número y la fecha del presupuesto, las partidas con cantidad, precio unitario e IVA, el importe total, la validez del presupuesto, el plazo de entrega y las condiciones de pago. En servicios, también lo que el precio no incluye.

¿Cómo hacer un presupuesto rápido?

Con pocos presupuestos al mes basta una buena plantilla y la tarifa en un solo sitio. Si son más y cada uno obliga a buscar precios, disponibilidad o presupuestos anteriores, ayuda un agente de IA: prepara un borrador a partir de la solicitud y una persona solo lo revisa y lo envía.

¿Puede un agente de IA enviar el presupuesto al cliente por su cuenta?

No lo recomendamos. Un presupuesto le compromete con un precio y un plazo. El agente lo prepara y marca lo que falta o no cuadra. El precio, el descuento, el plazo y el envío los aprueba una persona.

¿Qué diferencia hay entre un presupuesto y un pedido por correo?

En un pedido, el cliente ya sabe lo que quiere y el precio está fijado. En una solicitud, el precio todavía hay que montarlo: elegir las partidas, comprobar la disponibilidad, sumar el transporte o la mano de obra. Por eso en un presupuesto quedan más decisiones en manos de una persona.