Wie erstellt man ein Angebot aus einer Anfrage in Minuten?

Wenn Sie eine Angebotsvorlage suchen: Es reichen ein Kopf mit Ihren und den Kundendaten, Positionen mit Preis und Mehrwertsteuer, die Gültigkeit des Angebots und die Bedingungen. In wenigen Minuten erstellt das Angebot aber nicht die Vorlage, sondern die Frage, woher Sie die Preise nehmen. Ein KI-Agent liest die Anfrage aus der E-Mail oder dem Formular, findet die Positionen in der Preisliste, ergänzt Verfügbarkeit und frühere Angebote für den Kunden und bereitet einen Entwurf vor. Ein Mensch gibt Preis, Rabatt und Termin frei und versendet das Angebot.

Unten finden Sie, was ein Angebot enthalten soll und woher die einzelnen Daten kommen, was der Agent vorbereitet, was ein Mensch entscheiden muss und wann es sich lohnt.

Was muss ein Angebot enthalten?

Ein Angebot muss nicht wie eine Rechnung aussehen. Der Kunde muss daraus aber erkennen, was er bekommt, zu welchem Preis und bis wann der Preis gilt. Das sind die Felder, die in jedem guten Angebot vorkommen, und die Stelle, aus der der Agent sie nehmen kann:

Was in der Tabelle fehlt, sind der Rabatt und der Endpreis bei einem Sonderauftrag. Das sind Entscheidungen, keine Daten.

Wie bereitet ein KI-Agent ein Angebot aus einer Anfrage vor?

Heute schreibt ein Vertriebler ein Angebot oft aus fünf Fenstern. Die Anfrage in der E-Mail, die Preisliste in Excel, das Lager in einem anderen Programm, alte Angebote in einem Ordner und die Vorlage in Word. Der Agent macht dasselbe, nur alles auf einmal:

Am meisten Zeit sparen die Schritte 2 und 3. Herauszufinden, wie ein Artikel in der Preisliste heißt und ob er auf Lager ist, ist genau die Arbeit, wegen der ein Angebot bis zum Abend liegen bleibt.

Ähnlich funktioniert es, wenn Sie Aufträge aus E-Mails automatisch verarbeiten. Der Unterschied: Bei einer Bestellung steht der Preis fest. Bei einer Anfrage muss er erst zusammengestellt werden, deshalb bleiben mehr Entscheidungen beim Menschen.

Was bereitet der Agent vor und was gibt ein Mensch frei?

Ein Angebot bindet Sie an Preis und Termin. Ein Fehler darin lässt sich nicht mit einer Gutschrift korrigieren, der Kunde hat es schon gesehen. Deshalb empfehlen wir, die Arbeit so aufzuteilen:

Der Agent soll laut sagen, wenn etwas nicht passt: Ein Artikel steht nicht in der Preisliste, der Kunde will weniger als die Mindestmenge, der Termin ist kürzer, als die Produktion schafft. Wie man festlegt, wo ein Agent auf einen Menschen warten soll, beschreiben wir im Artikel Human in the Loop: wann ein KI-Agent warten soll.

Ein Beispiel aus der Spedition: Das Angebot hängt am Frachtführer

In der Spedition lässt sich ein Transportangebot nicht aus der Preisliste schreiben. Der Preis hängt davon ab, welcher Frachtführer frei ist, wo sein Lkw steht und zu welchem Preis er fährt. Deshalb sucht der Disponent vor jedem Angebot einen Frachtführer.

Für KIABA haben wir ein System gebaut, in dem Disponenten Frachtführer auf einer Karte finden statt in Tabellen und Telefonaten. Das Angebot macht weiterhin ein Mensch. Schneller ist das, woraus er es zusammenstellt.

Deshalb beginnt ein Angebotsagent nicht bei der Vorlage, sondern bei den Grundlagen. Zuerst Preisliste und Verfügbarkeit im System, dann ein Agent, der daraus einen Angebotsentwurf zusammenstellt.

Lohnt sich für Sie ein Agent für Angebote?

Haken Sie ab, was auf Ihre Angebote zutrifft:

Wann wir es nicht empfehlen

• Sie schreiben nur ein paar Angebote im Monat. Eine Vorlage und eine Preisliste an einem Ort reichen.
• Jedes Angebot ist ein Projekt. Wenn Sie den Preis aus Gesprächen, Zeichnungen und Aufwandsschätzungen zusammensetzen, bereitet der Agent die Grundlagen vor, aber nicht das Angebot.
• Die Preise stehen nirgends. Der Agent hat keine Quelle. Zuerst die Preisliste.
• Angebote sollen ungeprüft hinausgehen. Ein Angebot bindet. Ohne einen Menschen, der es freigibt, empfehlen wir es nicht.

Warten Ihre Kunden bis zum Abend auf ein Angebot?

Schreiben Sie uns, wie Sie heute Angebote erstellen und woher Sie die Preise nehmen. Wir melden uns innerhalb von zwei Arbeitstagen mit ein paar Fragen zu Ihrer Arbeit. Dann vereinbaren wir, was wir zuerst angehen.

Wenn Sie lieber zuerst sprechen möchten, vereinbaren Sie ein 15-minütiges Erstgespräch.

Wie wir KI-Agenten bauen, die Arbeit zur Freigabe vorbereiten, beschreiben wir auf der Seite KI-Agent für Unternehmen nach Maß. Agent und Code gehören Ihnen vom ersten Tag an.

Wie viele Anfragen sind Ihnen letzten Monat an die Konkurrenz gegangen, weil das Angebot zu spät kam?

Häufige Fragen

Was muss ein Angebot enthalten?

Ihre Daten und die des Kunden, Angebotsnummer und Datum, Positionen mit Menge, Einzelpreis und Mehrwertsteuer, den Gesamtbetrag, die Gültigkeit des Angebots, den Liefertermin und die Zahlungsbedingungen. Bei Dienstleistungen auch, was der Preis nicht enthält.

Wie erstellt man ein Angebot schnell?

Bei wenigen Angeboten im Monat reichen eine gute Vorlage und eine Preisliste an einem Ort. Sind es mehr und muss man für jedes Preise, Verfügbarkeit oder frühere Angebote nachschlagen, hilft ein KI-Agent: Er bereitet aus der Anfrage einen Entwurf vor, und ein Mensch prüft und versendet ihn nur noch.

Kann ein KI-Agent ein Angebot selbst an den Kunden schicken?

Wir empfehlen das nicht. Ein Angebot bindet Sie an Preis und Termin. Der Agent bereitet es vor und markiert, was fehlt oder nicht passt. Preis, Rabatt, Termin und Versand gibt ein Mensch frei.

Was ist der Unterschied zwischen einem Angebot und einer Bestellung per E-Mail?

Bei einer Bestellung weiß der Kunde schon, was er will, und der Preis steht fest. Bei einer Anfrage muss der Preis erst zusammengestellt werden: Positionen wählen, Verfügbarkeit prüfen, Transport oder Arbeit einrechnen. Deshalb bleiben beim Angebot mehr Entscheidungen beim Menschen.