Jak připravit cenovou nabídku z poptávky za pár minut?

Pokud hledáte vzor cenové nabídky: stačí hlavička s vašimi a zákazníkovými údaji, položky s cenou a DPH, platnost nabídky a podmínky. Za pár minut ale nabídku nepřipraví vzor, nýbrž to, odkud vezmete ceny. AI agent přečte poptávku z e-mailu nebo formuláře, najde položky v ceníku, doplní dostupnost a předchozí nabídky pro zákazníka a připraví koncept. Člověk schválí cenu, slevu a termín a nabídku odešle.

Níže najdete, co má nabídka obsahovat a odkud jednotlivé údaje vzít, co agent připraví, co musí rozhodnout člověk a kdy se to vyplatí.

Co musí obsahovat cenová nabídka?

Nabídka nemusí vypadat jako faktura. Zákazník z ní ale musí vědět, co dostane, za kolik a do kdy cena platí. Toto jsou pole, která se opakují v každé dobré nabídce, a místo, odkud je umí vzít agent:

V tabulce chybí sleva a konečná cena u nestandardní zakázky. To jsou rozhodnutí, ne údaje.

Jak AI agent připraví nabídku z poptávky?

Dnes nabídku často píše obchodník z pěti oken. Poptávka v e-mailu, ceník v Excelu, sklad v jiném programu, staré nabídky ve složce a vzor ve Wordu. Agent dělá totéž, jen všechno najednou:

Nejvíc času ušetří krok 2 a 3. Hledání, jak se položka jmenuje v ceníku a jestli je skladem, je přesně ta práce, kvůli které nabídka čeká do večera.

Podobně funguje automatické zpracování objednávek z e-mailu. Rozdíl je v tom, že u objednávky je cena daná. U poptávky ji je teprve potřeba sestavit, a proto zůstává víc rozhodnutí na člověku.

Co agent připraví a co schválí člověk?

Nabídka zavazuje cenou a termínem. Chyba v ní se nedá opravit dobropisem, zákazník ji už viděl. Proto doporučujeme dělit práci takto:

Agent má nahlas říct, když něco nesedí: položka není v ceníku, zákazník chce méně, než je minimální množství, termín je kratší, než se dá vyrobit. Jak určit, kde má agent čekat na člověka, rozebíráme v článku Human in the loop: kdy má AI agent čekat na člověka.

Příklad ze spedice: nabídka stojí na dopravci

Ve spedici se nabídka na přepravu nedá napsat z ceníku. Cena závisí na tom, který dopravce je volný, kde má auto a za kolik pojede. Speditér proto před každou nabídkou hledá dopravce.

Pro KIABA jsme postavili systém, ve kterém speditéři hledají dopravce na mapě místo tabulek a telefonátů. Nabídka je stále na člověku. Rychlejší je to, z čeho ji skládá.

Proto agent na nabídky nezačíná u vzoru, ale u podkladů. Nejdřív ceník a dostupnost v systému, potom agent, který z nich skládá koncept nabídky.

Vyplatí se vám agent na cenové nabídky?

Zaškrtněte, co o vašich nabídkách platí:

Kdy to nedoporučujeme

• Nabídek je pár měsíčně. Stačí vzor a ceník na jednom místě.
• Každá nabídka je projekt. Pokud cenu skládáte z rozhovorů, výkresů a odhadů práce, agent připraví podklady, ale ne nabídku.
• Ceny nikde nejsou zapsané. Agent je nemá odkud vzít. Nejdřív ceník.
• Nabídku chcete posílat bez kontroly. Nabídka zavazuje. Bez člověka, který ji schválí, to nedoporučujeme.

Čekají vaši zákazníci na nabídku do večera?

Napište nám, jak dnes nabídky připravujete a odkud berete ceny. Ozveme se do dvou pracovních dnů s pár otázkami k vaší práci. Pak se domluvíme, co uděláme jako první.

Pokud si chcete nejdřív promluvit, domluvte si úvodní hovor na 15 minut.

Jak stavíme AI agenty, kteří připravují práci ke schválení, popisujeme na stránce AI agent pro firmu na míru. Agent i kód patří vám od prvního dne.

Kolik poptávek vám minulý měsíc odešlo ke konkurenci, protože nabídka přišla pozdě?

Časté otázky

Co musí obsahovat cenová nabídka?

Vaše údaje a údaje zákazníka, číslo a datum nabídky, položky s množstvím, jednotkovou cenou a DPH, celkovou částku, platnost nabídky, termín dodání a platební podmínky. U služeb také to, co cena nezahrnuje.

Jak připravit cenovou nabídku rychle?

Při pár nabídkách měsíčně stačí dobrý vzor a ceník na jednom místě. Pokud jich je víc a každá vyžaduje dohledávání cen, dostupnosti nebo předchozích nabídek, pomůže AI agent, který z poptávky připraví koncept a člověk ho jen zkontroluje a odešle.

Může AI agent poslat nabídku zákazníkovi sám?

Nedoporučujeme to. Nabídka zavazuje cenou a termínem. Agent ji připraví a označí, co chybí nebo nesedí. Cenu, slevu, termín a odeslání schvaluje člověk.

Jaký je rozdíl mezi nabídkou a objednávkou z e-mailu?

U objednávky zákazník už ví, co chce, a cena je daná. U poptávky je cenu teprve potřeba sestavit: vybrat položky, ověřit dostupnost, započítat dopravu nebo práci. Proto u nabídky zůstává víc rozhodnutí na člověku.