Jak przygotować ofertę cenową z zapytania w kilka minut?

Jeśli szukają Państwo wzoru oferty cenowej: wystarczy nagłówek z danymi Państwa firmy i klienta, pozycje z ceną i VAT, termin ważności oferty i warunki. Ale w kilka minut ofertę przygotowuje nie wzór, tylko to, skąd biorą Państwo ceny. Agent AI czyta zapytanie z e-maila lub formularza, znajduje pozycje w cenniku, uzupełnia dostępność i wcześniejsze oferty dla klienta i przygotowuje szkic. Człowiek zatwierdza cenę, rabat i termin i wysyła ofertę.

Poniżej znajdą Państwo, co powinna zawierać oferta i skąd brać poszczególne dane, co przygotuje agent, o czym musi zdecydować człowiek i kiedy to się opłaca.

Co musi zawierać oferta cenowa?

Oferta nie musi wyglądać jak faktura. Klient musi jednak z niej wiedzieć, co dostanie, za ile i do kiedy cena obowiązuje. Oto pola, które powtarzają się w każdej dobrej ofercie, i miejsce, z którego agent może je wziąć:

W tabeli brakuje rabatu i ceny końcowej przy niestandardowym zleceniu. To są decyzje, nie dane.

Jak agent AI przygotowuje ofertę z zapytania?

Dziś handlowiec często pisze ofertę z pięciu okien. Zapytanie w e-mailu, cennik w Excelu, magazyn w innym programie, stare oferty w folderze i wzór w Wordzie. Agent robi to samo, tylko wszystko naraz:

Najwięcej czasu oszczędzają kroki 2 i 3. Szukanie, jak pozycja nazywa się w cenniku i czy jest na magazynie, to właśnie ta praca, przez którą oferta czeka do wieczora.

Podobnie działa automatyzacja zamówień z e-maila. Różnica polega na tym, że przy zamówieniu cena jest ustalona. Przy zapytaniu trzeba ją dopiero złożyć, dlatego więcej decyzji zostaje po stronie człowieka.

Co przygotuje agent, a co zatwierdza człowiek?

Oferta zobowiązuje ceną i terminem. Błędu w niej nie da się poprawić fakturą korygującą, bo klient już ją widział. Dlatego polecamy dzielić pracę tak:

Agent powinien głośno powiedzieć, gdy coś się nie zgadza: pozycji nie ma w cenniku, klient chce mniej niż minimalna ilość, termin jest krótszy, niż pozwala produkcja. Jak ustalić, gdzie agent ma czekać na człowieka, opisujemy w artykule Human in the loop: kiedy agent AI powinien czekać?

Przykład ze spedycji: oferta zależy od przewoźnika

W spedycji oferty na transport nie da się napisać z cennika. Cena zależy od tego, który przewoźnik jest wolny, gdzie ma auto i za ile pojedzie. Dlatego spedytor przed każdą ofertą szuka przewoźnika.

Dla KIABA zbudowaliśmy system, w którym spedytorzy szukają przewoźników na mapie zamiast w tabelach i przez telefon. Oferta nadal jest po stronie człowieka. Szybsze jest to, z czego ją składa.

Dlatego agent do ofert nie zaczyna od wzoru, tylko od danych wejściowych. Najpierw cennik i dostępność w systemie, potem agent, który składa z nich szkic oferty.

Czy agent do ofert cenowych się Państwu opłaci?

Proszę zaznaczyć, co dotyczy Państwa ofert:

Kiedy tego nie polecamy

• Ofert jest kilka miesięcznie. Wystarczy wzór i cennik w jednym miejscu.
• Każda oferta to projekt. Jeśli cenę składają Państwo z rozmów, rysunków i szacunków pracy, agent przygotuje materiały, ale nie ofertę.
• Ceny nie są nigdzie zapisane. Agent nie ma ich skąd wziąć. Najpierw cennik.
• Oferty mają wychodzić bez kontroli. Oferta zobowiązuje. Bez człowieka, który ją zatwierdzi, tego nie polecamy.

Czy Państwa klienci czekają na ofertę do wieczora?

Proszę napisać, jak dziś przygotowują Państwo oferty i skąd biorą ceny. Odezwiemy się w ciągu dwóch dni roboczych z kilkoma pytaniami o Państwa pracę. Potem ustalimy, co zrobimy najpierw.

Jeśli wolą Państwo najpierw porozmawiać, proszę umówić 15-minutową rozmowę wstępną.

Jak budujemy agentów AI, którzy przygotowują pracę do zatwierdzenia, opisujemy na stronie Agent AI na zamówienie dla firm. Agent i kod należą do Państwa od pierwszego dnia.

Ile zapytań w zeszłym miesiącu trafiło do konkurencji, bo oferta przyszła za późno?

Najczęstsze pytania

Co musi zawierać oferta cenowa?

Dane Państwa firmy i klienta, numer i datę oferty, pozycje z ilością, ceną jednostkową i VAT, łączną kwotę, termin ważności oferty, termin dostawy i warunki płatności. Przy usługach także to, czego cena nie obejmuje.

Jak szybko przygotować ofertę cenową?

Przy kilku ofertach miesięcznie wystarczy dobry wzór i cennik w jednym miejscu. Jeśli jest ich więcej, a każda wymaga szukania cen, dostępności lub wcześniejszych ofert, pomoże agent AI: z zapytania przygotuje szkic, a człowiek go tylko sprawdzi i wyśle.

Czy agent AI może sam wysłać ofertę klientowi?

Nie polecamy tego. Oferta zobowiązuje ceną i terminem. Agent ją przygotowuje i oznacza, czego brakuje lub co się nie zgadza. Cenę, rabat, termin i wysyłkę zatwierdza człowiek.

Czym różni się oferta od zamówienia z e-maila?

Przy zamówieniu klient już wie, czego chce, a cena jest ustalona. Przy zapytaniu cenę trzeba dopiero złożyć: wybrać pozycje, sprawdzić dostępność, doliczyć transport lub robociznę. Dlatego przy ofercie więcej decyzji zostaje po stronie człowieka.