Ako pripraviť cenovú ponuku z dopytu za pár minút?

Ak hľadáte vzor cenovej ponuky: stačí hlavička s vašimi a zákazníkovými údajmi, položky s cenou a DPH, platnosť ponuky a podmienky. Za pár minút však ponuku nepripraví vzor, ale to, odkiaľ vezmete ceny. AI agent prečíta dopyt z e-mailu alebo formulára, nájde položky v cenníku, doplní dostupnosť a predchádzajúce ponuky pre zákazníka a pripraví koncept. Človek schváli cenu, zľavu a termín a ponuku odošle.

Nižšie nájdete, čo má ponuka obsahovať a odkiaľ jednotlivé údaje vziať, čo agent pripraví, čo musí rozhodnúť človek, a kedy sa to oplatí.

Čo musí obsahovať cenová ponuka?

Ponuka nemusí vyzerať ako faktúra. Zákazník však z nej musí vedieť, čo dostane, za koľko a dokedy cena platí. Toto sú polia, ktoré sa opakujú v každej dobrej ponuke, a miesto, odkiaľ ich vie vziať agent:

Čo v tabuľke chýba, je zľava a konečná cena pri neštandardnej zákazke. Tie sú rozhodnutie, nie údaj.

Ako AI agent pripraví ponuku z dopytu?

Dnes ponuku často píše obchodník z piatich okien. Dopyt v e-maile, cenník v Exceli, sklad v inom programe, staré ponuky v priečinku a vzor vo Worde. Agent robí to isté, len všetko naraz:

Najviac času ušetrí krok 2 a 3. Hľadanie, ako sa položka volá v cenníku a či je na sklade, je presne tá práca, pri ktorej ponuka čaká do večera.

Podobne funguje automatické spracovanie objednávok z e-mailu. Rozdiel je v tom, že pri objednávke je cena daná. Pri dopyte ju ešte treba zostaviť, a preto zostáva viac rozhodnutí na človeku.

Čo agent pripraví a čo schváli človek?

Ponuka zaväzuje cenou a termínom. Chyba v nej sa nedá opraviť dobropisom, zákazník ju už videl. Preto odporúčame deliť prácu takto:

Agent má nahlas povedať, keď niečo nesedí: položka nie je v cenníku, zákazník chce menej, než je minimálne množstvo, termín je kratší, než sa dá vyrobiť. Ako určiť, kde má agent čakať na človeka, rozoberáme v článku Human in the loop: kedy má AI agent čakať na človeka.

Príklad zo špedície: ponuka stojí na dopravcovi

V špedícii sa ponuka na prepravu nedá napísať z cenníka. Cena závisí od toho, ktorý dopravca je voľný, kde má auto a za koľko pôjde. Špeditér preto pred každou ponukou hľadá dopravcu.

Pre KIABA sme postavili systém, v ktorom špeditéri hľadajú dopravcov na mape namiesto tabuliek a telefonátov. Ponuka je stále na človeku. Rýchlejšie je to, z čoho ju skladá.

Preto agent na ponuky nezačína pri vzore, ale pri podkladoch. Najprv cenník a dostupnosť v systéme, potom agent, ktorý z nich skladá koncept ponuky.

Oplatí sa vám agent na cenové ponuky?

Zaškrtnite, čo o vašich ponukách platí:

Kedy to neodporúčame

• Ponúk je pár mesačne. Stačí vzor a cenník na jednom mieste.
• Každá ponuka je projekt. Ak cenu skladáte z rozhovorov, výkresov a odhadov práce, agent pripraví podklady, ale nie ponuku.
• Ceny nikde nie sú zapísané. Agent ich nemá odkiaľ vziať. Najprv cenník.
• Ponuku chcete posielať bez kontroly. Ponuka zaväzuje. Bez človeka, ktorý ju schváli, to neodporúčame.

Čakajú vaši zákazníci na ponuku do večera?

Napíšte nám, ako dnes ponuky pripravujete a odkiaľ beriete ceny. Ozveme sa do dvoch pracovných dní s pár otázkami k vašej práci. Potom sa dohodneme, čo urobíme ako prvé.

Ak sa chcete najprv porozprávať, dohodnite si úvodný hovor na 15 minút.

Ako staviame AI agentov, ktorí pripravujú prácu na schválenie, opisujeme na stránke AI agent pre firmu na mieru. Agent aj kód patria vám od prvého dňa.

Koľko dopytov vám minulý mesiac odišlo ku konkurencii, lebo ponuka prišla neskoro?

Časté otázky

Čo musí obsahovať cenová ponuka?

Vaše údaje a údaje zákazníka, číslo a dátum ponuky, položky s množstvom, jednotkovou cenou a DPH, celkovú sumu, platnosť ponuky, termín dodania a platobné podmienky. Pri službách aj to, čo cena nezahŕňa.

Ako pripraviť cenovú ponuku rýchlo?

Pri pár ponukách mesačne stačí dobrý vzor a cenník na jednom mieste. Ak ich je viac a každá vyžaduje dohľadávanie cien, dostupnosti alebo predchádzajúcich ponúk, pomôže AI agent, ktorý z dopytu pripraví koncept a človek ho len skontroluje a odošle.

Môže AI agent poslať ponuku zákazníkovi sám?

Neodporúčame to. Ponuka zaväzuje cenou a termínom. Agent ju pripraví a označí, čo chýba alebo nesedí. Cenu, zľavu, termín a odoslanie schvaľuje človek.

Aký je rozdiel medzi ponukou a objednávkou z e-mailu?

Pri objednávke zákazník už vie, čo chce, a cena je daná. Pri dopyte cenu ešte treba zostaviť: vybrať položky, overiť dostupnosť, započítať dopravu alebo prácu. Preto pri ponuke zostáva viac rozhodnutí na človeku.