Excel jako CRM: gdzie przestaje działać

Excel jako CRM działa, dopóki jednego klienta prowadzi jedna osoba. Przestaje działać, gdy tego samego klienta prowadzą dwie osoby i każda zapisuje notatki gdzie indziej. Albo gdy ktoś zapomni o telefonie, bo arkusz nikomu o niczym nie przypomina.

Poniżej prosta struktura, dzięki której Excel dłużej wytrzyma jako CRM. Potem pięć miejsc, w których przestaje działać, i co wtedy wybrać.

Jak zbudować prosty CRM w Excelu?

Najczęstszy błąd to jeden duży arkusz. Firma, kontakt, ostatni telefon i notatka, wszystko w jednej komórce. Po pół roku w komórce jest powieść i nikt nic w niej nie znajduje.

Lepiej działają trzy arkusze. Każdy zawiera jeden rodzaj rzeczy.

Otwórz checklistę: Kiedy Excel już nie wystarcza (online lub PDF)

Trzy drobne triki, które pomagają od razu:

1. Numer identyfikacyjny zamiast nazwy. „Novák s. r. o.” i „NOVAK sro” to dla Excela dwie firmy. Numer identyfikacyjny (na Słowacji i w Czechach IČO) jest tylko jeden.
2. Status jako lista. Przez Poprawność danych proszę ustawić stałe wartości: nowy, oferta, zamknięcie, utracony. Bez kolorów.
3. Filtr na dziś. W Aktywnościach proszę dodać kolumnę =[@[Termin]]<=DZIŚ(). Rano filtrują Państwo po PRAWDA i mają listę, do kogo zadzwonić.

Gdzie Excel jako CRM przestaje działać?

Przestaje działać w pięciu miejscach. Proszę zaznaczyć to, co u Państwa jest prawdą. Każdy niezaznaczony punkt to miejsce, w którym Excel zawodzi.

Najbardziej boli historia w cudzej skrzynce. Gdy handlowiec odchodzi, historia odchodzi razem z nim. Dlaczego plik, w którym pisze kilka osób naraz, się sypie, wyjaśniamy w artykule Współdzielony Excel dla wielu użytkowników: dlaczego się sypie.

Co zamiast Excela: gotowy CRM czy własny system?

Decyduje to, czy klient jest tylko wierszem w lejku sprzedażowym, czy jest powiązany z inną pracą w firmie.

Takie systemy budujemy w ramach automatyzacji procesów biznesowych.

Dokładnie tak wyglądało to w firmie spedycyjnej: kontakty do przewoźników leżały w arkuszach i e-mailach, a stary system znajdował tylko przewoźników, którzy już kiedyś wykonali przewóz. Dziś mają własną wyszukiwarkę przewoźników.

My też mieliśmy gotowy CRM. Lejek sprzedażowy był w nim pusty, używaliśmy go tylko jako książki adresowej. Zanim go wypowiedzieliśmy, wyeksportowaliśmy wszystko, bo większości firm nie było nigdzie indziej. Stąd pytanie o dane przed podpisaniem.

A co z e-mailami od klientów?

Tu Excel zawsze przegrywa. Komunikacja z klientami żyje w skrzynce, nie w arkuszu. A skrzynka nie wie, które zamówienie należy do którego e-maila.

Dla klienta ze sprzedażą online połączyliśmy e-maile od klientów z systemem, który zna ich zamówienia.

Nie musieliśmy do tego przebudowywać całej sprzedaży. Zastąpiliśmy jeden proces, ten, który zabierał najwięcej czasu. Tak samo radzimy zacząć Państwu.

Jak przejść z Excela do CRM bez utraty danych?

Jeśli arkusz jest uporządkowany w trzy arkusze opisane wyżej, przejście jest proste. Proszę postępować w tej kolejności:

Jeśli w arkuszach mają Państwo także magazyn, proszę przeczytać Magazyn w Excelu: kiedy przejść na system. Ogólny obraz wszystkich procesów znajdą Państwo w artykule Kiedy Excel przestaje wystarczać firmie?.

Kiedy tego nie polecamy

• Sprzedaje jedna osoba i nie pasuje żaden z powyższych sygnałów. Proszę zostać przy Excelu z trzema arkuszami. Nie potrzebują nas Państwo.
• Sprzedają Państwo w typowy sposób: zapytanie, oferta, zamknięcie, faktura. Proszę kupić gotowy CRM. Wystarczy sprawdzić, jak odzyskać swoje dane.
• Ludzie nie wpisują niczego do arkusza. Nowy system tego nie naprawi. Najpierw reguła: każdy telefon zapisuje się od razu.

Gubią Państwo klientów między arkuszami?

Proszę przesłać nam swój Excel z klientami, nawet nieuporządkowany. Odezwiemy się w ciągu dwóch dni roboczych z kilkoma pytaniami o Państwa pracę. Potem ustalimy, co zrobimy najpierw.

Jeśli wolą Państwo najpierw porozmawiać, proszę zarezerwować 15-minutową rozmowę wstępną.

Ile ofert wystygło w zeszłym miesiącu, bo nikt nie zadzwonił?

Najczęściej zadawane pytania

Czy można używać Excela jako CRM?

Tak, dopóki każdego klienta prowadzi jedna osoba, a klientów jest na tyle mało, że mają ich Państwo w głowie. Wystarczą trzy arkusze: Firmy, Kontakty i Aktywności.

Kiedy Excel jako CRM przestaje wystarczać?

Gdy dwie osoby prowadzą tego samego klienta, gdy follow-upy są zapominane, gdy historia komunikacji leży w cudzej skrzynce albo gdy raport miesięczny przygotowują Państwo ręcznie. Wystarczą dwa z tych sygnałów.

Jak uniknąć zduplikowanych klientów w Excelu?

Każda firma ma jeden wiersz i unikalny klucz. Proszę użyć numeru identyfikacyjnego firmy, nie jej nazwy. Kontakty i aktywności odwołują się do firmy przez ten klucz.

Gotowy CRM czy własny system?

Jeśli sprzedają Państwo w typowy sposób, zapytanie, oferta, zamknięcie, wystarczy gotowy CRM. Własny system ma sens, gdy klient jest powiązany z Państwa zamówieniami, transportami lub magazynem, a gotowy CRM ich nie widzi.