Ewidencja magazynowa w Excelu: kiedy przejść na system

Ewidencja magazynowa w Excelu działa, dopóki towar przesuwa jedna osoba i od razu zapisuje każdy ruch. System jest potrzebny wtedy, gdy przyjęciem, wydaniem i sprzedażą zajmują się różne osoby. Właśnie wtedy arkusz przestaje zgadzać się z półką.

Poniżej prosta struktura arkusza, która wytrzyma lata. Potem pięć sygnałów, że już nie wystarcza, i jak przejść na system bez chaosu.

Jak powinna wyglądać prosta ewidencja magazynowa w Excelu?

Najczęstszy błąd to jeden arkusz, w którym stan nadpisuje się ręcznie. Po miesiącu nikt nie wie, dlaczego jest 50, a nie 47. Lepiej działają dwa arkusze i jedna zasada: stanu nikt nie wpisuje, stan się wylicza.

Jak to ustawić w jedno popołudnie?

Cztery kroki w zwykłym Excelu, bez makr.

Ta struktura ma jeszcze jedną zaletę. Jeśli kiedyś przejdą Państwo na system, arkusz Ruchy przeniesie się prawie bez pracy.

Jak zapisać inwentaryzację w Excelu?

Inwentaryzacji nie zapisuje się, nadpisując stan. Różnicę zapisuje się jako ruch typu inwentaryzacja. Policzyli Państwo 47, a arkusz pokazuje 50? Proszę dodać wiersz z minus 3.

Kolumny Dokument i Kto wyglądają na zbędne. Dopóki stan się zgadza. Potem to jedyne kolumny, które powiedzą, gdzie zginął towar.

Jak poznać, że Excel już nie wystarcza do magazynu?

Proszę zaznaczyć, co jest u Państwa prawdą. Każdy niezaznaczony punkt to jeden sygnał, że arkusz nie wystarcza. Od dwóch sygnałów warto rozważyć system.

Jeśli najbardziej boli pisanie z kilku miejsc, proszę przeczytać, dlaczego udostępniony Excel dla wielu użytkowników się psuje. Szersze spojrzenie na wszystkie procesy, nie tylko magazyn, daje artykuł Kiedy Excel przestaje wystarczać firmie?.

Otwórz checklistę: Kiedy Excel już nie wystarcza (online lub PDF)

Co zamiast Excela do magazynu?

Nie zawsze system na zamówienie. Proszę wybierać według tego, jak zwyczajny jest Państwa magazyn.

Szczerze: samodzielnego systemu magazynowego nie zbudowaliśmy jeszcze dla nikogo. Budujemy systemy związane z procesem firmy, w ramach automatyzacji procesów biznesowych. Jeśli pasuje Państwu pierwsza albo druga kolumna, nie potrzebują Państwo nas.

Jak przejść z Excela na system bez chaosu?

Z przeniesienia jednej firmy z Excela na system mamy trzy zasady.

Proszę nie zaczynać od wielkiej migracji. System trzeba podpiąć pod pracę, którą ludzie i tak wykonują codziennie. W firmie spedycyjnej, dla której pracujemy, nowy system długo był w połowie pusty. Ludzie wypełniali go obok pracy, a nie w jej trakcie. W magazynie oznacza to jedno: każde przyjęcie i wydanie zapisuje się tam, gdzie się dzieje.

Proszę zostawić drogę powrotu. Eksport do Excela uspokaja nawet największego sceptyka. Gdy ludzie wiedzą, że mogą wrócić do Excela, chętniej próbują systemu.

Proszę eksportować bezpiecznie. Gdy ktoś wpisze nazwę firmy zaczynającą się od „=”, Excel może przy otwieraniu eksportu wykonać ją jako formułę. Dlatego system, który zbudowaliśmy dla tej firmy spedycyjnej, przy eksporcie neutralizuje taki tekst. Proszę zapytać o to także swojego dostawcę.

Tak samo podeszliśmy do naszej własnej księgowości. Nie wymieniliśmy wszystkiego. Wymieniliśmy jeden proces, który ciągle się powtarzał: obsługę faktur.

Ile kosztuje Państwa ręczne wpisywanie, wyliczy kalkulator ROI automatyzacji. Jeśli stan magazynu to tylko część problemu, a klienci żyją w kolejnym arkuszu, proszę przeczytać też Excel jako CRM: gdzie się psuje.

Kiedy tego nie polecamy

• Magazynem zajmuje się jedna osoba i liczby się zgadzają. Proszę zostać w Excelu. Struktura z dwoma arkuszami nic nie kosztuje i nie potrzebują Państwo nas.
• Państwa program księgowy albo do fakturowania ma moduł magazynowy. Proszę najpierw spróbować go. Standardowy magazyn wszędzie działa podobnie.
• Magazyn jest zwyczajny: towar wchodzi, towar wychodzi, sprzedaż. Proszę kupić gotowe narzędzie magazynowe. Wystarczy sprawdzić eksport danych.
• Ruchy zapisuje się wieczorem z karteczki. Nowy system sam tego nie naprawi. Najpierw zasada: każdy ruch zapisujemy tam, gdzie się dzieje.

Czy Państwa magazyn jest bardziej w czyjejś głowie niż w arkuszu?

Proszę przesłać nam swój magazynowy Excel, nawet nieuporządkowany. Odezwiemy się w ciągu dwóch dni roboczych z kilkoma pytaniami o Państwa pracę. Potem ustalimy, co zrobimy najpierw.

Jeśli wolą Państwo najpierw porozmawiać, proszę zarezerwować 15-minutową rozmowę wstępną.

Ile kosztuje Państwa jedna inwentaryzacja, która się nie zgadza?

Najczęstsze pytania

Czy można prowadzić magazyn w Excelu?

Tak, dopóki towar przesuwa jedna osoba i od razu zapisuje każdy ruch. Wystarczą dwa arkusze: Towary i Ruchy. Stan wylicza formuła, nikt nie wpisuje go ręcznie.

Jak wyliczyć aktualny stan magazynu w Excelu?

Przyjęcia proszę wpisywać na plus, a wydania na minus. Stan towaru to suma jego ruchów, na przykład przez SUMA.WARUNKÓW na tabeli Ruchy według kodu towaru.

Jak zapisać inwentaryzację w Excelu?

Proszę nie nadpisywać stanu. Różnicę proszę zapisać jako nowy ruch typu „inwentaryzacja”. Jeśli policzyli Państwo 47 sztuk, a arkusz pokazuje 50, wpisują Państwo minus 3.

Kiedy magazyn potrzebuje systemu zamiast Excela?

Gdy do pliku pisze kilka osób z różnych miejsc, gdy sprzedają Państwo towar, którego już nie ma, gdy inwentaryzacja nigdy się nie zgadza i nikt nie wie dlaczego albo gdy plik trzyma jedna osoba. Wystarczą dwa z tych sygnałów.

Co dzieje się z danymi z Excela po przejściu na system?

Jeśli mają Państwo czystą tabelę ruchów, przechodzą prawie bez pracy. A dobry system w każdej chwili odda Państwu dane z powrotem do Excela.