Control de inventario en Excel: cuándo pasar a un sistema

El control de inventario en Excel funciona mientras una sola persona mueve el stock y registra cada movimiento al momento. Necesita un sistema en cuanto la recepción, la salida y la venta las hacen personas distintas. Ahí es cuando la hoja deja de coincidir con la estantería.

A continuación, una estructura de hoja sencilla que aguanta años. Después, cinco señales de que ya no da más de sí y cómo pasar a un sistema sin caos.

¿Cómo debe ser un control de inventario sencillo en Excel?

El error más común es una sola hoja en la que las existencias se sobrescriben a mano. Al cabo de un mes nadie sabe por qué pone 50 y no 47. Funcionan mejor dos hojas y una regla: nadie teclea las existencias, las existencias se calculan.

¿Cómo se monta en una tarde?

Cuatro pasos en Excel normal, sin macros.

Esta estructura tiene otra ventaja. Si algún día pasa a un sistema, la hoja Movimientos se traslada casi sin trabajo.

¿Cómo se registra un recuento de inventario en Excel?

No registre un recuento sobrescribiendo las existencias. Registre la diferencia como un movimiento de tipo inventario. ¿Ha contado 47 y la hoja muestra 50? Añada una fila con menos 3.

Las columnas Documento y Quién parecen inútiles. Mientras las existencias cuadran. Después son las únicas columnas que le dicen dónde se perdió la mercancía.

¿Cómo saber que Excel ya no basta para el inventario?

Marque lo que se cumple en su caso. Cada punto sin marcar es una señal de que la hoja no basta. A partir de dos señales, merece la pena plantearse un sistema.

Si lo que duele es que se escribe desde varios sitios, lea por qué falla un Excel compartido entre varios usuarios. Una visión más amplia de todos los procesos, no solo del inventario, está en ¿Cuándo deja Excel de bastar en una empresa?.

Abrir la checklist: Cuándo Excel ya no basta (online o en PDF)

¿Qué usar en lugar de Excel para el inventario?

No siempre un sistema a medida. Elija según lo corriente que sea su almacén.

Con franqueza: todavía no hemos construido para nadie un sistema de inventario independiente. Construimos sistemas ligados al proceso de una empresa, como parte de la automatización de procesos empresariales. Si le encaja la primera o la segunda columna, no nos necesita.

¿Cómo se pasa de Excel a un sistema sin caos?

De haber sacado a una empresa de Excel y llevarla a un sistema, tenemos tres reglas.

No empiece con una gran migración. Enganche el sistema al trabajo que la gente ya hace cada día. En una empresa de transporte para la que trabajamos, el sistema nuevo estuvo mucho tiempo medio vacío. La gente lo rellenaba aparte de su trabajo, no mientras lo hacía. En el inventario eso significa una cosa: cada entrada y cada salida se registra donde ocurre.

Deje un camino de vuelta. La exportación a Excel tranquiliza hasta al más escéptico. Cuando la gente sabe que puede volver a Excel, prueba el sistema con más ganas.

Exporte de forma segura. Cuando alguien escribe un nombre de empresa que empieza por «=», Excel puede ejecutarlo como fórmula al abrir la exportación. Por eso el sistema que construimos para esa empresa de transporte neutraliza ese texto al exportar. Pregúntelo también a su proveedor.

Seguimos el mismo enfoque en nuestra propia contabilidad. No lo sustituimos todo. Sustituimos un proceso que se repetía una y otra vez: el procesamiento de facturas.

Lo que le cuesta la introducción manual se lo calcula la calculadora de ROI de automatización. Si las existencias son solo una parte del problema y los clientes viven en otra hoja, lea también Excel como CRM: dónde falla.

Cuándo no lo recomendamos

• Una sola persona lleva el stock y los números cuadran. Quédese en Excel. La estructura de dos hojas es gratis y no nos necesita.
• Su programa de contabilidad o facturación tiene un módulo de almacén. Pruébelo primero. Un almacén estándar funciona más o menos igual en todas partes.
• Su almacén es corriente: entra mercancía, sale mercancía, se vende. Compre una herramienta de inventario estándar. Solo compruebe la exportación de datos.
• Los movimientos se apuntan por la noche a partir de un papel. Un sistema nuevo no lo arreglará por sí solo. Primero una regla: registre cada movimiento donde ocurre.

¿Su inventario está más en la cabeza de alguien que en la hoja?

Envíenos su Excel de inventario, aunque esté desordenado. Le respondemos en un plazo de dos días hábiles con algunas preguntas sobre su trabajo. Después acordamos qué hacemos primero.

Si prefiere hablar antes, reserve una llamada introductoria de 15 minutos.

¿Cuánto le cuesta un recuento de inventario que no cuadra?

Preguntas frecuentes

¿Se puede llevar el inventario en Excel?

Sí, mientras una sola persona mueva el stock y registre cada movimiento al momento. Bastan dos hojas: Artículos y Movimientos. Las existencias las calcula una fórmula; nadie las teclea a mano.

¿Cómo se calculan las existencias actuales en Excel?

Introduzca las entradas en positivo y las salidas en negativo. Las existencias de un artículo son la suma de sus movimientos, por ejemplo con SUMAR.SI.CONJUNTO sobre la tabla Movimientos por código de artículo.

¿Cómo se registra un recuento de inventario en Excel?

No sobrescriba las existencias. Registre la diferencia como un movimiento nuevo de tipo «inventario». Si ha contado 47 piezas y la hoja muestra 50, introduce menos 3.

¿Cuándo necesita el inventario un sistema en lugar de Excel?

Cuando varias personas escriben en el archivo desde distintos sitios, cuando vende mercancía que ya no tiene, cuando el recuento nunca cuadra y nadie sabe por qué, o cuando el archivo depende de una sola persona. Bastan dos de estas señales.

¿Qué pasa con los datos de Excel al cambiar a un sistema?

Si tiene una tabla de movimientos limpia, se trasladan casi sin trabajo. Y un buen sistema puede devolverle sus datos a Excel en cualquier momento.