Excel como CRM: dónde se rompe

Excel como CRM funciona mientras una persona lleva cada cliente. Se rompe cuando dos personas llevan el mismo cliente y cada una apunta sus notas en otro sitio. O cuando se olvida una llamada, porque una hoja de cálculo no le recuerda nada a nadie.

A continuación tiene una estructura sencilla con la que Excel aguanta más tiempo como CRM. Después, cinco puntos en los que se rompe y qué elegir en ese momento.

¿Cómo se crea un CRM sencillo en Excel?

El error más habitual es una sola hoja grande. Empresa, contacto, última llamada y nota, todo en una celda. Al cabo de seis meses la celda contiene una novela y nadie encuentra nada en ella.

Funcionan mejor tres hojas. Cada una contiene un solo tipo de cosa.

Abrir la checklist: Cuándo Excel ya no basta (online o PDF)

Tres pequeños trucos que ayudan enseguida:

1. El número de identificación en lugar del nombre. «Novák s. r. o.» y «NOVAK sro» son dos empresas para Excel. El número de identificación (en Eslovaquia y Chequia, el IČO) solo hay uno.
2. El estado como lista. Con Validación de datos fije valores cerrados: nuevo, oferta, cierre, perdido. Nada de colores.
3. Un filtro para hoy. En Actividades, añada una columna =[@[Fecha límite]]<=HOY(). Por la mañana filtre por VERDADERO y tendrá la lista de a quién llamar.

¿Dónde se rompe Excel como CRM?

Se rompe en cinco puntos. Marque lo que se cumple en su caso. Cada punto sin marcar es un lugar donde Excel se rompe.

Lo que más duele es el historial en el buzón de otra persona. Cuando el comercial se va, el historial se va con él. Por qué falla un archivo en el que escriben varias personas a la vez lo explicamos en Excel compartido con varios usuarios: por qué falla.

¿Qué en lugar de Excel: CRM estándar o sistema propio?

Lo que decide es si el cliente es solo una fila en el embudo de ventas o si está vinculado a otro trabajo de la empresa.

Este tipo de sistema lo construimos dentro de la automatización de procesos empresariales.

Así era exactamente en una empresa de transporte: los contactos de los transportistas estaban en hojas de cálculo y correos, y el sistema antiguo solo encontraba transportistas que ya habían hecho algún viaje. Hoy tienen su propio buscador de transportistas.

Nosotros también teníamos un CRM estándar. El embudo de ventas estaba vacío y lo usábamos solo como agenda de contactos. Antes de darlo de baja lo exportamos todo, porque la mayoría de las empresas no estaba en ningún otro sitio. De ahí la pregunta por los datos antes de firmar.

¿Y los correos de los clientes?

Aquí Excel siempre pierde. La comunicación con los clientes vive en el buzón, no en la hoja. Y el buzón no sabe qué pedido corresponde a qué correo.

Para un cliente con venta online conectamos los correos de los clientes con un sistema que conoce sus pedidos.

Para ello no tuvimos que cambiar todo el proceso de ventas. Sustituimos un proceso, el que más tiempo consumía. Le recomendamos empezar de la misma manera.

¿Cómo pasar de Excel a un CRM sin perder datos?

Si su hoja está ordenada en las tres hojas de arriba, el cambio es sencillo. Siga este orden:

Si sus hojas también contienen el almacén, lea Control de inventario en Excel: cuándo pasar a un sistema. La visión general de todos los procesos está en ¿Cuándo deja de bastar Excel en una empresa?.

Cuándo no lo recomendamos

• Vende una sola persona y no se cumple ninguna de las señales de arriba. Quédese con Excel y las tres hojas. No nos necesita.
• Vende de la forma habitual: solicitud, oferta, cierre, factura. Compre un CRM estándar. Solo compruebe cómo recupera sus datos.
• La gente no apunta nada en la hoja. Un sistema nuevo no lo arregla. Primero una regla: cada llamada se registra en el momento.

¿Pierde clientes entre hojas de cálculo?

Envíenos su Excel de clientes, aunque esté desordenado. Le respondemos en un plazo de dos días hábiles con algunas preguntas sobre su trabajo. Después acordamos qué hacemos primero.

Si prefiere hablar primero, reserve una llamada introductoria de 15 minutos.

¿Cuántas ofertas se enfriaron el mes pasado porque nadie llamó?

Preguntas frecuentes

¿Se puede usar Excel como CRM?

Sí, mientras una persona lleve cada cliente y haya tan pocos clientes que los tenga en la cabeza. Bastan tres hojas: Empresas, Contactos y Actividades.

¿Cuándo deja de bastar Excel como CRM?

Cuando dos personas llevan el mismo cliente, cuando se olvidan los seguimientos, cuando el historial de comunicación está en el buzón de otra persona o cuando prepara el informe mensual a mano. Bastan dos de estas señales.

¿Cómo se evitan clientes duplicados en Excel?

Cada empresa tiene una fila y una clave única. Use el número de identificación de la empresa, no su nombre. Los contactos y las actividades se refieren a la empresa mediante esa clave.

¿CRM estándar o sistema propio?

Si vende de la forma habitual, solicitud, oferta, cierre, basta con un CRM estándar. Un sistema propio tiene sentido cuando el cliente está vinculado a sus pedidos, envíos o almacén y el CRM estándar no los ve.